Woningcorporatie UWOON heeft momenteel 3 kantoren in de regio Harderwijk. Ze wil besparen op huisvestingskosten, zodat er meer waarde naar de huurders kan stromen. Die besparing kan ze realiseren door twee kantoorlocaties af te stoten en kleiner terug te huren en de derde te verbouwen. UWOON wil daar een plek creëren waar medewerkers zich thuis, en bewoners zich welkom voelen. De organisatie wil graag alle wijsheid benutten, van haar 100 medewerkers om precies te zijn. Consent besluitvorming met een grote groep dus!

Consent besluitvorming met een grote groep

Er is bestuurder Moniek van Balen alles aan gelegen dat er een huisvestingsplan komt waar ieder zich in kan vinden. Best ambitieus, want zoveel mensen, zoveel wensen. Al helemaal als het om je werkplek gaat. Twee jaar geleden begon er een werkgroep aan de opdracht om tot een nieuw huisvestingsplan inclusief inrichting te komen. Een open proces waarin de medewerker een aantal keer is bevraagd. Vanuit twee scenario’s is duidelijk door de medewerkers gekozen om geen kantoortuin te krijgen, maar open en transparante kantoorunits waarin ontmoeten wel centraal staat. Helder op het abstracte niveau, en toen..?

Toen moesten er keuzes gemaakt worden. Keuzes die UWOON niet op basis van meningen maar op basis van argumenten wilde maken. Daarmee viel de oude besluitvormingsmodel van consensus af. Ook wilde Moniek niet zelfstandig de beslissing nemen. ‘Dit is iets wat iedereen aangaat, en ik kan niet overzien wat er nodig is voor iedere werkplek. Dat kunnen ze alleen zelf’. ‘We hadden al eerder kennis gemaakt met consent besluitvorming en dat sprak ons aan. We hebben daarom Rebelwise gevraagd om ons praktisch te begeleiden bij consent besluitvorming met een grote groep. Het liefst met alle collega’s, of in ieder geval degenen die erbij betrokken willen zijn’.

In principe besluiten

Van de bijna 100 collega’s bleken er in totaal 42 te zijn die tot het einde betrokken wilden zijn bij het besluit. Bijna de helft van de organisatie dus. Omdat consent besluitvorming met een grote groep van 42 best moeilijk is, maar we wel ieders stem wilde horen organiseerden we vier deelsessies met 10 – 12 deelnemers. Iedere groep nam een ‘in principe’ besluit, wetende dat andere groepen ook zo’n besluit te nemen hadden en we de uitkomsten nog bij elkaar moesten voegen. Ieder van deze vier groepen had de mogelijkheid om een gedelegeerde te kiezen als vertegenwoordiger, om samen met het management en bestuurder in een eindsessie het definitieve besluit te nemen waarin alle bezwaren zijn verwerkt.

De opbouw van iedere sessie was gelijk, waardoor het vertrouwen en veiligheid schept bij de deelnemers. We doorlopen steeds de volgende ronden.

Ronde 1: Het toetsingskader

Omdat we in deelsessies werkten is het belangrijk om een gelijk speelveld voor iedere groep te creëren. Het toetsingskader moet daarom duidelijk zijn. Voor het huisvestingsplan zijn steeds vier doelen als uitgangspunt genomen. Deze vier doelen, samen met een A3 (Lean canvas) waarop de huidige en gewenste situatie is beschreven, vormen het toetsingskader voor het plan. Iedere deelsessie starten we met het lezen en bevragen van het toetsingskader. Als dit niet duidelijk is, hoe kunnen we dan ooit een goed besluit nemen?

Ronde 2: Vragen, vragen, vragen

Het architectenbureau heeft op basis van dit kader samen met de werkgroep een ontwerp gemaakt voor vier etages voor het gebouw in Harderwijk. Na het verduidelijken van het toetsingskader is een presentatie van de tekeningen gegeven. Per etage kregen de medewerkers de mogelijkheid om al hun vragen te stellen die nodig zijn om de tekeningen goed te begrijpen. Dus geen suggestieve vragen als ‘waarom ligt er geen vloerbedekking?’ maar vragen als ‘op basis waarvan is een keuze gemaakt voor de bekleding van de vloer?’. Door al deze vragen te beantwoorden ontstaat er gedeeld begrip over het voorstel. Gedeeld begrip van waaruit ieder individueel kan bekijken of er schade is in het voorstel, of misschien een directe verbetering mogelijk is!

Ronde 3: Ruimte voor gevoel

Na het beantwoorden van de vragen krijgt ieder de mogelijkheid om even een reactie te geven op het voorstel. Dit is belangrijk omdat we daarna willen focussen op argumenten. We koppelen deze dus los van de emotie. In deze ronde kunnen mensen dus laten weten of ze in het algemeen blij worden van (delen van) het plan of niet. Bij de drie groepen waar we de ronde deden, kwamen er vooral positieve reacties. In een van de deelbijeenkomsten hebben we deze ronde per ongeluk overgeslagen. Het effect? Het voelde veel meer als een klaagsessie, terwijl de mensen eigenlijk heel blij werden van het ontwerp! 

Ronde 4: Uiten van bezwaren

In de slotronde gaan we pas op zoek naar mogelijke bezwaren. Door gebruik te maken van handgebaren maakt ieder zijn/haar stem visueel. We doen dit gelijktijdig, zodat beïnvloeding niet mogelijk is. Ieder mogelijk bezwaar checken we bij de groep door de simpele vraag ‘herkennen jullie dit argument?’ om pas daarna te vragen wat een mogelijke oplossing voor het bezwaar is.

“Mag ik jullie uitnodigen tot het uiten van bezwaar?”

In de deelsessies zijn verschillende bezwaren opgehaald op het voorstel. Deze bezwaren heeft de werkgroep vervolgens opgenomen door het aanpassen van het ontwerp.

Slotsessie

Hoewel in de deelsessies iedere stem gehoord is en er een vertegenwoordiger plaatsneemt in de groep die de eindbeslissing neemt, boden we de mogelijkheid voor een ‘publieke tribune’. Voor UWOON heeft dit besluit namelijk twee doelen: een optimaal huisvestingsplan en een optimale kennismaking met consent besluitvorming. We werkten daarom met een binnenste ring (actief betrokken bij het besluit) en een buitenste ring (actieve toeschouwers). De buitenste ring participeert alleen wanneer er bezwaren zijn die door de binnenste niet gezien worden. Het zou immers zonde zijn als we hun inzichten niet direct mee zouden nemen aangezien het mogelijk tientallen duizenden euro’s kan schelen als we achteraf herstelwerk moeten doen.

Vertegenwoordiging

In de binnenste ring namen naast de vertegenwoordigers uit de deelsessies, de werkgroep, managers en de bestuurder plaats. Iedere deelnemer heeft een gelijke stem in het uiten en oplossen van de bezwaren. Doordat de bezwaren uit de deelsessies al verwerkt waren ontstond vrij snel consent op de tekeningen van de kelder, eerste en tweede verdieping. Alleen de begane grond bleek een heet hangijzer omdat daar veel verschillende belangen samenkomen: toegankelijk voor de bewoner, veilig voor de medewerker, ontmoeten, werken en verblijven. Logisch dus dat er twee scenario’s ontstonden die met name op (het gevoel van) veiligheid voor de receptionisten verschilden. Een scenario met een open balie waardoor de receptioniste kwetsbaar is voor boze bewoners, maar ook snel weg kan en er veel sociale controle is, versus een meer afgeschermde optie met een vluchtroute maar minder sociale controle.

Benut de wijsheid

Om tot een keuze te komen hebben we de deelnemers uit de binnenste ring ieder een scenario laten nomineren en deze toe te lichten. De nominaties liepen uiteen. Na de nominatie is het mogelijk om extra informatie te vragen of te geven. De beste vraag die hier gesteld werd was aan de receptioniste in de buitenste ring ‘welke optie is voor jou als receptioniste het meest veilig’. Haar antwoord bleek bepalend, want in de volgende stemmingsronde was men bijna unaniem. De open balie met sociale controle werd eerst als minder veilig en dus niet wenselijk gezien, totdat de receptioniste dit ontkrachtte. En met zo’n open balie straalt UWOON echt uit dat ze dicht bij de klant werkt!

Facilitatie van het proces: Streng doch rechtvaardig!

Om de gelijkheid te borgen werken we bij besluitvorming altijd in rondes en zijn de spelregels voor iedereen hetzelfde. Een mogelijk bezwaar van de bestuurder zal dus net zo goed door de groep bevestigd moeten worden. En voor je beurt spreken is er ook niet bij. Deze spelregels zorgen voor een veilige omgeving mits de facilitator daar ook streng en rechtvaardig op toeziet. 

De facilitator maakt het proces voorspelbaar en de check bij de groep zorgt ervoor dat macht geen invloed heeft. Moniek: ‘Dat is soms best een beetje spannend. Maar de bezwaren die geuit werden en de oplossingen die we met elkaar vonden, laten zien dat we met elkaar echt in staat zijn om een goed besluit te nemen. En dat werkt veel beter dan wanneer ik dat als bestuurder zou doen. Nu is het besluit van ons allemaal.’