Zelfsturing is niet hetzelfde als je shit over de schutting gooien

Verantwoord verantwoordelijkheid delegeren met duidelijke werkafspraken

Vaak wordt er onder verstaan dat je alles zelf mag bepalen. En tot op zekere hoogte klopt dit ook in onze definitie. Maar het betekent zeker niet: “Kijk maar…”, of “Zo, nu mag jij het doen…”! Het betekent dat je vooraf duidelijk met elkaar afspreekt wat je verwachtingen zijn. Wat jullie samen hopen te bereiken en welke verantwoordelijkheden daarbij horen. Of je er nou veel, of weinig woorden aan besteed, je moet duidelijke werkafspraken maken. En afspraken maak je meestal met de ander en niet voor de ander. Alleen met duidelijke werkafspraken kan degene die het stuur in handen heeft met een gerust hart haar of zijn verantwoordelijkheid delegeren en samen gaan sturen. 

Want laten we wel zijn: er staat veel op het spel. Als eigenaar van een bedrijf heb je niet voor niets risico’s genomen, hard gewerkt en je ziel en zaligheid in je bedrijf gelegd, om vervolgens tegen een groepje collega’s te zeggen “en nu mogen jullie zelf maar kijken wat je denkt dat het beste is”. Ook als het niet je eigendom is, maar je als bestuurder of manager verantwoordelijkheid draagt voor het functioneren van de organisatie, staat er voor jou persoonlijk behoorlijk wat op het spel. Al was het maar juridisch. Onbehoorlijk bestuur bijvoorbeeld. Iets dat je niet graag aan je broek wilt hebben hangen.

Spreek een duidelijk speelveld af

 

Op een schoolplein zonder hek, zullen kinderen altijd op een kluitje spelen. Op een schoolplein dat is omheind, benutten ze alle hoekjes van de speelruimte.

En dus is het belangrijk om duidelijke werkafspraken te maken over wat je ‘weggeeft’. Niet alleen voor de bestuurder, ook voor degenen die de verantwoordelijkheid ervoor willen gaan dragen. Want ook daar gaat het regelmatig mis. De ontvanger moet ook instemmen met hetgeen aan haar/hem gedelegeerd wordt. Door samen af te spreken wat de beoogde situatie is die jullie willen bereiken, verantwoordelijkheden te benoemen, maar ook aandacht te besteden aan beperkingen, afhankelijkheden, beschikbare middelen en te monitoren statistieken zorg je ervoor dat het speelveld helder is.

Het team kan nog steeds binnen deze kaders haar eigen doelen bepalen, zelf afspraken maken over de te lopen koers en zelforganiserend het werk uitvoeren. Maar als de kaders aangepast dienen te worden, dan komen ze weer terug bij degene met wie ze deze hebben afgesproken. En voorzien van argumenten waarom die kaders in de huidige vorm schadelijk zijn voor de organisatie. Ze kunnen natuurlijk ook bij zichzelf terugkomen, wanneer zij die kaders hebben gesteld. Maar dan nog is het nodig om ze wel te stellen. Zonder richting doet iedereen maar wat.

Canvas domeinomschrijving voor duidelijke werkafspraken

Een domeinomschrijving

Om dergelijke afspraken te maken, gebruiken wij het canvas voor een domeinomschrijving. Dit vormt de basis voor een prettige samenwerking. Alle partijen weten wat de afspraken zijn en er ligt een duidelijk kader om op te evalueren.

Sturen = evalueren

En dat laatste, daar zit nu juist de sturing in. Want in een complexe – steeds veranderende – omgeving, maken we die domeinomschrijvingen op basis van de kennis van nu. Maar laten we eerlijk zijn: het is goed mogelijk dat 6 maanden later blijkt dat onze aannames niet kloppen, of doelen niet haalbaar blijken. Soms ligt dit aan de strategie, soms aan degenen die hier invulling aan gaven. Maar ook vaak genoeg aan het feit dat de onderliggende afspraak in de domeinomschrijving niet effectief bleek te zijn.

Sowieso is het een goed idee om de domeinomschrijving te reviewen. Je maakt hem immers niet omdat je zo’n fan bent van bureaucratie. Waarschijnlijk is je aversie van bureaucratie zelfs een van de redenen waarom je gelooft in zelfsturing. En dus is het goed om van tijd tot tijd stil te staan bij wat jullie hebben afgesproken. En te kijken of die afspraken het gewenste effect van duidelijkheid opleveren en/of bijstelling nodig hebben.

Praktische werkvorm voor evalueren

Hoe je dat doet? Je kunt hiervoor het patroon Peer review gebruiken, waarbij je zowel de domeinomschrijving als de uitvoering (strategie en uitvoerders) reviewt. Maar misschien wel nog handiger is het om ze af en toe uit te printen, op te hangen en te voorzien van vragen en/of argumenten die laten zien waarom de huidige afspraak niet goed genoeg is. Voordeel: je kunt zo alle collega’s bewust maken van de afspraken in de organisatie en de kans geven om samen te zorgen voor nog meer duidelijkheid in de sturing van de organisatie. Want alleen samen kun je zelfsturing mogelijk maken!

domeinen en werkafspraken reviewen

Zelf duidelijke werkafspraken maken?

Heb je hulp nodig bij het verduidelijken van jullie werkafspraken, of wil je gewoon een hoge resolutie van de werkvorm? Neem even contact met ons op!

Meer sterke verhalen

Opvoeding en Veiligheid in organisaties

Er zijn veel overeenkomsten zijn tussen goed ouderschap en goed leiderschap. Wellicht valt er dus wat te leren door een parallel te trekken tussen advies over opvoeden en goed leiderschap.
Werkwijzer Over Morgen Sociocratie 3.0

Werkwijzer Over Morgen: Sociocratie 3.0 in de praktijk

Over Morgen is een groeiende organisatie. Zij wil deze groei niet vormgeven met een traditionele hiërarchie, maar de verantwoordelijkheid zoveel mogelijk in de teams leggen. Daar zitten de experts die weten wat de markt nodig heeft. De afgelopen jaren hebben we de evolutie naar Samen sturing bij Over Morgen helpen vormgeven. De patronen uit Sociocratie 3.0 helpen hierbij. Niet dwingend, maar ondersteunend wanneer nodig of op basis van onderlinge werkafspraken. Lees er alles over in de Werkwijzer van Over Morgen!

13 valkuilen bij het maken van een keuze

Zelfs in de meest barre omstandigheden weten we ons staande te houden, door de slimme hulpmiddelen die we als rationeel wezen hebben bedacht. En daar zijn we trots op. Zo trots dat we die rationaliteit en onze hersenen eigenlijk zelden in twijfel trekken. Maar is dat wel zo slim? Zijn wij eigenlijk wel zulke rationele wezens? Tja, je voelt het vast al aankomen, dat zijn we dus niet. Wel zijn we voorspelbaar in onze irrationaliteit en daar kunnen we ons voordeel mee doen! Tijd om ook de mankementen in ons denken te compenseren door slimme hulpmiddelen in te zetten. Laten we beginnen met inzicht in waar het misgaat. Wij hebben alvast een overzicht voor je gemaakt in een blog!
Marlou, Josje, Erik

Van voordoen, naar zelf doen

In onze aanpak gaan we vaak van voordoen, naar samen doen, naar zelf doen. Onze oudste klant is Marga Klompe, waar we inmiddels al deze stappen hebben doorlopen. Tijd om eens terug te blikken met procesbegeleider Marlou Klein Gunnewiek.
Organisatie ontwerp Sociocratie 3.0

De doorontwikkeling van een organisatieontwerp

In 2 (online) dagen namen we de huidige structuur onder de loep, met in ons achterhoofd de vraag "Hoe richt je een organisatie zo in dat de mensen die waarde creëren voor de organisatie over de juiste informatie en mate van invloed beschikken om dit zo goed en snel mogelijk te kunnen doen?".
Kaders en voorbeelden goede werkafspraken

Werkafspraken maken met je team

Groepen zijn effectiever wanneer iedereen werkt binnen dezelfde kaders, met dezelfde richtlijnen en verwachtingen. Dit zorgt voor een veilige omgeving, waarbinnen iedereen optimaal kan functioneren. Als leider kan je jouw team enorm helpen door dergelijke werkafspraken te maken. Om dit te vergemakkelijken hebben wij drie manier opgeschreven die jou kunnen helpen om werkafspraken te maken met je team.
werkproces Ontwikkelatelier Hogeschool Rotterdam

Online samenwerken met consent besluitvorming

Een nieuw team met een grote opgave. De Hogeschool Rotterdam vroeg ons om een groep van 8 docenten te begeleiden bij het online samenwerken met consent besluitvorming. Zij vormen samen de Voorbereidingsgroep die het proces voor kwaliteitsverbetering van het onderwijs mocht opzetten. Veel besluiten om te nemen door mensen die elkaar niet goed kennen.
Kaarten potje vergaderen

Potje Vergaderen voor effectief vergaderen

Omdat het soms handig is om een aantal hulpmiddelen te hebben tijdens online vergaderen maakten wij een setje vergaderkaarten. Leuk om te krijgen, nog leuker om te geven! Hier de uitleg van deze kaarten.
Five disfunctions Sociocratie 3.0

13 tips voor effectieve teamsamenwerking

Het boek 'Five dysfunctions of a Team' legt op eenvoudige wijze iets heel complex uit: welke elementen zorgen voor effectieve teamsamenwerking? Vanuit Sociocratie 3.0 zijn er praktische tools om hieraan te werken.

Het verhaal van de geweldige Agile Coach, met de uitgebreide Toolbox.

Sociocratie 3.0 voor de agile coach. Welke tools uit Sociocratie 3.0 zijn waardevol voor de agile coach? Een beschrijving aan de hand van een verhaal dat we deelden in de Meetup van 3 februari.