Mijn vijf f*ck ups bij zelforganiseren

Leren van fouten is de beste leerschool

Share

Zelforganisatie klinkt heel eenvoudig. En zo wordt het vaak ook ingevoerd. De manager gaat weg, de medewerker moet het nu zelf oplossen. Want dat kan met zelforganisatie toch? Nou niet precies. En ik kan het weten, want al doende wordt men wijs zeg maar... Als een van de oprichters wilden wij bij Part-up zelforganisatie invoeren. Niet zonder slag of stoot uiteraard. Ik deel hier graag mijn vijf grootste f*ck ups bij implementaties. Ze hebben best pijn gedaan, maar mij ook rijk gemaakt.

F*ck up 1: Zelforganisatie gaat niet vanzelf

Bij het aangaan van contracten met onze eerste freelance collega’s, wilden we zo minimaal mogelijk sturen. Immers: ieder heeft zijn talent en door dit talent ruimte te bieden ontstaan vanzelf goede initiatieven met dito resultaten, toch? Nou, niet precies. Ik ben trots dat onze eerste twee collega’s nu echte professionals zijn in communicatie en consultancy en dat zij een grote ontwikkeling doorgemaakt hebben (ruimte voor talent heeft ook voordelen), maar de effectiviteit van de samenwerking hadden we van meet af aan kunnen vergroten als we duidelijke werkafspraken maakten en deze vastlegden. Niet alleen effectief voor hen, maar ook voor de andere 9 collega’s die er daarna bij kwamen en daarmee nog het meest voor onszelf. Efficiëntie (snel) ging echter vaak voor effectiviteit (goed); zonde.

Bij Part-up zijn we daarom veel gaan investeren in persoonlijke aandacht, gezamenlijke kaders en afspraken maken. We legden deze vast in ons handboek (zie handboek.part-up.com - onder continue constructie). Niet om procedures te introduceren, maar om lekker samen te werken. En zo is het bij nieuwe collega’s net iets minder hard werken om ze goed over te brengen.

F*ck up 2: Leiderschap is niet vies

Als kind wil iedereen de leider zijn. Sommige worden het, anderen niet. Zo ook in organisaties, waar we het zijn van leider verheven hebben en gegoten in een functie: manager of zelfs (eind)baas. In zelforganisatie heerst er ineens een taboe op de het leiderschap van de voormalige manager. Vaak wordt deze taboe het meest gevoeld door de leidinggevende zelf. ‘Ik heb wel een mening, maar ik houd hem even voor mij, want het team is nu zelforganiserend en als ik iets zeg, dan denken ze dat ‘de manager’ dat vindt en dat zal wel een beperking zijn’. Ik herken hem zelf heel goed.

 

Als je je niet uitspreekt, weten mensen niet wat ze aan je hebben.

Het lijkt een open deur, maar ik trap hem toch even in omdat ik hem dagelijks gesloten zie blijven: als je je als persoon niet uitspreekt weten mensen niet wat ze aan je hebben. Ook zonder de functie van manager hebben mensen nog steeds de rol van leider nodig. En een leider zijn is niet erg, maar juist mooi! Dus wees je bewust van het terugtrekken van je leiderschap. Leiders die op hun handen zitten maken mensen eerder onzeker dan dat ze hen (zelf)vertrouwen geven.

F*ck up 3: Voel je verantwoordelijk (voor alles)

Bij zelforganisatie leg je de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie. Vroeger deden we dat in functies, bij zelforganisatie doen we dat in rollen. Natuurlijk is het nuttig om elkaar verantwoordelijk te kunnen houden voor resultaten en is het daarom goed om de rollen te beschrijven en te beleggen. Maar wat doe je als het niet jouw verantwoordelijkheid is?

Hoewel ik voor alles verantwoordelijk was als mede-oprichter, voelde ik mij dat niet altijd. Ook om mijzelf te beschermen. Immers, er zijn nog twee oprichters en collega’s en die hebben hun eigen rollen en taken. ‘Als binnen hun taken of processen verbetering te behalen valt, is dat hun verantwoordelijkheid. Ik kan niet alles’ is een gedachte die meer dan eens door mijn hoofd is geschoten en mij zelfs eens concreet geadviseerd is door een start-up coach. Al was het maar om te voorkomen dat ik te veel werk op mij nam.

 

Eigenaarschap nemen over een probleem is niet het probleem oplossen, maar hem op de juiste plek beleggen zodat hij opgelost kan worden.

Inmiddels weet ik dat je jezelf verantwoordelijk moet voelen, zonder deze verantwoordelijkheid te moeten blijven dragen. Want hoeveel tijd kost het daadwerkelijk om een ‘spanning’ die je ziet of ervaart te benoemen en daar een afspraak, of een rol aan te koppelen om te voorkomen dat dit zich nogmaals voordoet? Meestal niet veel tijd, terwijl de opbrengst enorm is. Voel je dus verantwoordelijk en maak jezelf eigenaar van een verbetering, totdat je hem in de groep belegd hebt. Geloof me, jij groeit en de groep nog veel sneller.

F*ck up 4: Transparantie werkt niet als je het half doet

Zelforganiseren is alleen mogelijk als je informatie transparant maakt. Vanaf het begin hebben wij daarom alle informatie tussen collega’s gedeeld. De begrotingen zijn voor iedereen inzichtelijke evenals de salarissen en contracten. Wel hadden we nog een besloten omgeving (part-up) voor onszelf als oprichters/eigenaren om ‘gevoelige’ onderwerpen te bespreken. In de praktijk bleek dit onderscheid juist het meest gevoelige onderwerp. Want door deze halve transparantie was wel de data inzichtelijk, maar niet de keuzes en de afwegingen achter deze data.

Ook dit proces hebben we openbaar gemaakt voor de collega’s, waardoor open feedback en het meedenken en meebeslissen sterk verbeterde. We pakten daarna zelfs gezamenlijk heikele onderwerpen aan als gelijkwaardige beloning.

F*ck up 5: Pak eigenaarschap

Lange tijd heb ik mezelf voorgehouden dat de weg naar zelforganisatie niet eenvoudig is en gewoonweg ‘tijd kost’. Ik hoor het mij nog zeggen tegen een destijds gefrustreerde collega die mij vroeg wat ik ervan vond dat er regelmatig onduidelijkheid was: ‘Het is een proces dat tijd kost. We komen er wel’. Ik weet nu dat het te makkelijk is om het buiten jezelf te plaatsen. Als je er zelf geen tijd voor vrijmaakt en ervoor gaat staan, dan valt je dit aan te rekenen. Succes komt niet vanzelf.

Zelforganisatie kost inderdaad tijd, maar niet noodzakelijk doorlooptijd. Als je wilt kun je binnen een week zelforganisatie invoeren die soepel loopt. Dan moet je wel in die week fulltime met elkaar aan de slag om gedragen afspraken te maken over de samenwerking. Niet door alles in detail te beschrijven en procedures in de wereld te roepen. Wel door af te spreken wat te doen bij onduidelijkheid of gevoelde spanningen. Door samen afspraken te maken en je daaraan te houden, tot het moment dat ze geëvalueerd worden of er tussentijds een reden is om hem gezamenlijk te wijzigen.

So, be the change!

Mijn hardste les, zeker gezien mijn conflictmijdende karakter, was deze: ik heb ook schuld. In plaats van de signalen te negeren en mij te richten op het ‘echte werk’, ben ik juist aan de slag met deze signalen. Want een zelforganiserend team vraagt het pakken van verantwoordelijkheid en eigenaarschap, juist van de leider(s). Doe je dit niet, dan kom je niet verder. Je haalt eruit wat je erin stopt, dus je kunt er maar beter voor zorgen dat je er veel goeds in stopt.

 

Een zelforganiserend team vraagt het pakken van verantwoordelijkheid en eigenaarschap. Juist van de leider(s).

Dit besef zorgde ervoor dat ik - uiteraard ook hier met collega’s - ben blijven zoeken naar bewezen methoden voor zelforganisatie. Wij kwamen nu bijna twee jaar geleden uit bij de methode Sociocracy3.0 (kortweg S3), een nieuwe beweging die volgt op ontwikkelingen als Holacracy en aansluit bij managementboeken als Re-inventing Organizations van Laloux. In plaats van een strak raamwerk voor zelforganisatie (zoals Holacracy) biedt S3 meer dan 60 patronen die zelforganisatie ondersteunen, in te zetten naar de behoefte en ontwikkeling van de organisatie.

REBELWISE.

Bij Part-up zijn we S3 als leidraad voor zelforganisatie gaan gebruiken. Het bracht ons unieke resultaten. Door gedragen besluiten, echte transparante communicatie en agile manier van werken komen alle teamleden tot hun recht en weten we met elkaar wat de afspraken zijn. Dit interne succes leidde tot vragen van klanten om hen ook te komen helpen deze patronen eigen te maken. Eerst door te faciliteren, later door ook te trainen. Inmiddels groeide dit uit tot Rebelwise: Josje en ik richten ons volledig op het doorgeven van onze kennis van S3. Niet om f*ck ups te voorkomen, want die zijn 'o-zo-leerzaam'. Maar om ervoor te zorgen dat er meer nieuwe f*ck ups zijn, in plaats van steeds dezelfde!

Durf je ook jouw f*ck up met zelforganisatie te delen? Laat hem achter in de reacties!



Driedaagse training Sociocratie 3.0

Wil jij je kennis verbreden met bruikbare patronen voor zelforganisatie en je eigen f*ck ups maken in een veilige omgeving? We organiseren meerdere keren per jaar een driedaagse introductietraining Sociocratie 3.0. Kom ook!



Leave a Reply

Your email address will not be published.


Comment


Name

Email

Url