Sociocratie 3.0 bij De GGD Hollands Noorden

Een spannende start

De GGD Hollands Noorden is ambitieus. Zij gelooft in de professionaliteit van haar medewerkers en wil deze kracht inzetten door zelforganiserend te werken. En, eerlijk is eerlijk, ze moeten ook wel: de zorg en ook de GGD heeft te kampen met bezuinigingen waardoor het werk anders georganiseerd moet worden. Dat betekent dat de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de teams belegd is. Dáár moeten de beslissingen genomen worden, dáár zit immers de expertise en vindt de uitvoering plaats.

De eerste fase van de verandering is afgerond. De nadruk lag hier met name op de processen en de structuur van zelforganiserende teams. De ambitie zelf is daarmee echter nog niet gerealiseerd. Het grote vraagstuk: hoe gaan wij dit nu met elkaar doen? Want als er geen lijnmanagement meer is, hoe gaan we dan beslissingen nemen? Wie is precies waarvoor verantwoordelijk, als we als team of zelfs afdeling gezamenlijk verantwoordelijk zijn? Het vraagt het opnieuw maken van afspraken over de samenwerking binnen nieuwe kaders en structuren. Maar ook een nieuwe mindset en het eigen maken van nieuw gedrag. Kortom, er is werk aan de winkel!

Op zoek naar een passende aanpak

Waar start je als je nieuwe werkwijzen wilt vinden en gelooft in een tijdelijk transformatiepad? Dat was precies de vraag van Marret Wijnker, organisatie adviseur bij GGD Hollands Noorden. Deze zoektocht bracht haar bij Sociocratie 3.0.

‘Het fijne vind ik dat het geen dwingende methode is, maar een gids voor het vormgeven van zelforganisatie middels gedrag en patronen die effectief zijn om groepsprocessen mee te begeleiden.

Dat past onze organisatie beter dan bijvoorbeeld een model als Holacracy, dat een (nog) strakker kader hanteert. We moeten niet veranderen om het veranderen, maar spanningen oplossen op een zo effectief mogelijke manier. Dat verschilt per team en vraagt dus maatwerk.’

Navigeren via spanning

Tijdens een introductie in S3, besloten we dat de beste manier om kennis te maken en inspiratie op te doen ontstaat door daar te handelen waar de vraag het meest urgent is.

Het idee was om eens kennis te maken met Sociocratie 3.0 in de praktijk door inspiratie te bieden. Met Josje en Erik hebben we dit plan doorgesproken. Al gauw kwamen tot de conclusie dat de beste inspiratie komt uit het daadwerkelijk oplossen van een spanning. Dat vind ik krachtig: daar handelen waar de vraag het meest urgent is.

Procesteam JGZ

We kwamen uit bij het Procesteam JGZ. Een team van 15 medewerkers die als procesdeskundige of in een staffunctie inhoudelijk betrokken zijn bij het verbeteren en bewaken van processen. Ook zorgen zij voor de benodigde (kennis)overdracht naar de collega’s in de uitvoering. Binnen het team heeft ieder een afgebakend inhoudelijk werkgebied en rol. Vergaderingen zijn daardoor niet altijd van toegevoegde waarde en worden veelal gezien als een ‘sociale verplichting’. Lang niet alle onderwerpen zijn voor iedereen relevant, waardoor het ook vaak gaat over de toegevoegde waarde en de structuur. Ruim een jaar na de teamvorming zorgt dit nog steeds voor onduidelijkheid en frustratie.

Beginnen bij het begin: wat hebben we gemeen?

De overlap in expertises betekent echter niet automatisch dat je een team bent. Marret: ‘ We zaten vast in het systeem van ‘het team’, terwijl we alle vrijheid hebben om onszelf op een effectievere manier te organiseren. We zijn daarom samen met Josje en Erik op zoek gegaan naar welke waarde wij gezamenlijk toevoegen. Hieruit bleek dat deze met name zit in het gezamenlijk beantwoorden van de ‘hoe’ vraag. Hoe zorgen wij er als procesdeskundigen en/of staf voor dat de informatie, kennis en kunde zo goed mogelijk bij de JGZ medewerker terecht komt?’ De coördinatie en het effect van het werk dus.’

Het systeem is vaak leidend in wat we doen. S3 brengt je weer terug naar waarom zijn we bij elkaar en wat willen we met elkaar bereiken.

Een driver?

In de eerste bijeenkomst met de teamleden werd deze gezamenlijkheid duidelijk en formuleerden we de primaire driver (huh? Een driver? Ja zeker! Lees er hier meer over): “De medewerkers JGZ willen optimale (preventieve) zorg leveren, binnen de wettelijke kaders, aan de groep -9 maanden – 18 jaar. De kennis, informatie en processen omtrent optimale zorg, veranderen continu. Daarvoor moeten de werkwijzen en randvoorwaarden op orde zijn en waar nodig mee veranderen. Het is nodig dat de medewerkers JGZ de juiste, actuele informatie en kennis hebben en kunnen toepassen, zodat zij effectief zijn in het verlenen van (preventieve) zorg en voldoen aan wat wordt verwacht”

Afvaardiging

Naast het zoeken van de gemeenschappelijkheid bleef de spanning dat het niet handig is om afstemming steeds met 15 mensen tegelijkertijd te doen. “Kunnen we niet werken met een afvaardiging van de verschillende aandachtsgebieden? Als zij zorgen voor een goede coördinatie en afstemming over de wijze waarop het team de kennis en kunde verspreidt, dan scheelt dat een hoop afstemming, miscommunicatie en zo mogelijk ook frustratie!” Goed idee!

afstemmingscirkel Ggd Hollands noorden-47

De genomen stappen

Nu we weten waarom we met elkaar verbonden zijn, moeten we nog besluiten hoe we zo goed mogelijk samenwerken. Hiervoor hebben we een eerste afstemmingsoverleg gepland. Er stonden 2 drivers op de agenda. Ter voorbereiding hebben we per driver een voorstel gemaakt, zodat er tijdens het overleg enkel besluiten nodig zouden zijn.

Driver 1

Procesteam JGZ is gericht op het leveren van optimale preventieve zorg voor kinderen van -9 maanden t/m 18 jaar. Medewerkers hebben verschillende specialismen binnen deze groep. Deze zijn verdeeld over aandachtsgebieden, zodat iedereen zich kan richten op zijn/haar expertise binnen de totale doelgroep. Er zijn bepaalde spanningen waarover gezamenlijke afstemming nodig is en ook is het nodig om een gezamenlijk jaarplan op te leveren. Het is nodig om deze besluiten te kunnen nemen zonder daarvoor altijd allemaal bij elkaar te moeten zijn.

Voorstel

We organiseren het werk in diverse diverse deelgebieden. Per deelgebied wordt bekeken of er invulling aan wordt gegeven middels een cirkel, rol en/of afspraak. Ieder deelgebied heeft een rol “Vertegenwoordiger”. Zo zorgen we ervoor dat er niks onbedoeld vergeten wordt en waarborgen we de overdracht van informatie en kunde tussen de gebieden.

We organiseren een cirkel voor gezamenlijke besluitvorming (dus niet het inhoudelijk bespreken van werk) met de vertegenwoordigers van alle deelgebieden. Zij beslissen samen hoe zij het best invulling kunnen geven aan de doelstelling van leveren van waarde voor de organisatie.

Driver 2

Wij weten niet wie welke verantwoordelijkheden heeft, waardoor afstemming in het centrale overleg gedaan wordt, veel tijd kost en lage relevantie heeft. Het is nodig om inzichtelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is, zodat de taken makkelijk belegd kunnen worden.

Voorstel

We werken met dynamische rollen en rolbeschrijvingen (geen functieprofielen!) met de taken en verantwoordelijkheden. Deze rollen verdelen we onder de teamleden.

Taken die niet belegd kunnen worden in huidige rollen bespreken we in het afstemmingsoverleg om gezamenlijk te beslissen wat we ermee moeten doen: (1) niet uitvoeren (2) wel uitvoeren en onderbrengen in een huidige rol of team (3) een nieuwe rol of team voor in het leven roepen.

De uitkomst

In totaal zijn de 15 teamleden 4 uur bij elkaar geweest. Twee uur voor een uitleg over S3 en het opstellen van de gezamenlijke driver en 2 uur om over de uitgewerkte voorstellen te besluiten. In kleinere groepjes zit er nog ongeveer 4 uur aan voorbereidingstijd in. Er is overeenstemming over waarom we bij elkaar betrokken zijn, hoe we effectief besluiten kunnen nemen met een vertegenwoordiging uit de deelgebieden en hoe we voortgang waarborgen.

Er is daarnaast ervaring opgedaan met een aantal principes die ondersteunend zijn aan een nieuwe werkwijze, zoals zoeken naar “Goed genoeg voor nu, veilig genoeg om te proberen”, patstellingen voorkomen door te bedenken “ het is niet en/of, maar en/en” en reflectie op jezelf en elkaar door je af te vragen “is mijn bijdrage op het moment de meeste effectieve bijdrage die ik kan leveren aan onze samenwerking?”. Daar zijn we dus best trots op!

Structuur aanbrengen!

Voelt de structuur in jullie organisatie ook niet helemaal logisch? Neem contact op als je wilt dat we eens met je meedenken.

Meer sterke verhalen

Het verhaal van de geweldige Agile Coach, met de uitgebreide Toolbox.

Sociocratie 3.0 voor de agile coach. Welke tools uit Sociocratie 3.0 zijn waardevol voor de agile coach? Een beschrijving aan de hand van een verhaal dat we deelden in de Meetup van 3 februari.

Hoe is het nu met… Jan Hendriks?

Hoe gaat het nu met Jan Hendriks, na zijn deelname aan onze driedaagse training? Jan Hendriks, aimabele man van achter in de vijftig. Heeft veel ervaring in HR, het bouwen van organisaties en mega veel titels die hij achter zijn naam kan zetten (en dat ook doet). Kortom, iemand die kennis absorbeert en dit momenteel inzet voor ouderenzorg organisatie Marga Klompé in het oosten van ons land.
Anne Nynke Jansma

Hoe is het nu met…. Anne Nynke?

Anne Nynke heeft meegedaan aan de driedaagse en werkt als zelfstandig adviseur op het gebied van allerlei innovatieve werkwijzen. Wij hebben haar gevraagd hoe het haar vergaat een tijdje na de deelname.
Uwoon in consent

Consent Besluitvorming bij Uwoon

Woningcorporatie Uwoon is toe aan een nieuw kantoor. Hoe besluit je welk ontwerp het gaat worden? En hoe zorg je ervoor dat alle collega's zich betrokken voelen bij dit besluit? Je wilt namelijk niet al dat geklaag in de wandelgangen later, ook al zijn je nieuwe wandelgangen nog zo mooi! En dus faciliteerden we het besluit middels consent.
Meetup GBA f2

GBA – Brandweer zonder hiërarchie

Dat je ook een brandweerorganisatie kunt bouwen zonder een strenge hierarchie en machtsstructuur laat de Gezamenlijke Brandweer Amsterdam zien.
gedragen spanning

Navigeren IN spanning

Ook wanneer het niet loopt zoals verwacht helpt het om te navigeren via spanning. Dit blog gaat over de toepasbaarheid van S3 in gespannen situaties.

Hoe je tot een gedragen voorstel komt

Het patroon Voorstel cocreëren uit Sociocratie 3.0 uitgelegd aan de hand van een praktisch voorbeeld bij Rebelwise. In 6 stappen naar een gedragen voorstel!
fuck up zelforganisatie

Mijn vijf f*ck ups bij zelforganisatie

Zelforganisatie klinkt heel eenvoudig. En zo wordt het vaak ook ingevoerd. De manager gaat weg, de medewerker moet het nu zelf oplossen. Want dat is zelforganisatie toch? Nou niet precies. En ik kan het weten, want al doende wordt men wijs... Bij Part-up werkte ik met zelforganisatie. Dit zijn mijn f*ck ups.
effectief vergaderen sociocratie 3.0

Twaalf tips voor effectief vergaderen

Vergaderingen zijn er vaak en duren lang. En te vaak te lang. Patronen uit Sociocratie 3.0 bieden veel ingrediënten voor effectief vergaderen. Hier 12 tips!
Zonsondergang

Pappa de bestuurder

Drivers zijn handig om het probleem te formuleren, zonder de oplossing te pushen. Net als medewerkers willen (mijn) kinderen autonomie en respect.