Van voordoen, naar zelf doen

Terugblik op de ontwikkeling en transformatie van ouderenzorgorganisatie Marga Klompé (en procesbegeleider Marlou!)

Stichting Marga Klompé, een grote ouderenzorgorganisatie in de Achterhoek. Misschien niet het soort organisatie waarvan je verwacht dat zij een van onze eerste klant zouden zijn. Maar niets is minder waar. Ze waren al klant voordat Rebelwise bestond. En inmiddels tweeënhalf jaar geleden stond Marlou te trappelen om mee te doen met onze allereerste training Sociocratie 3.0: De Basis. Marlou ontpopte zich daarna als procesbegeleider van een nieuwe werkwijze met S3 als hún basis. We springen af en toe bij, of geven een training. Maar eigenlijk doen we vooral coaching op afstand. De transformatie geven ze zelf vorm. Een mooi ontwikkelpad, die nog steeds voortduurt. Des te interessanter om met Marlou even terug te kijken!

Malou als facilitator

Leuk Marlou! We kennen elkaar inmiddels al een hele tijd. Maar waar is het eigenlijk begonnen?

We komen van een sterk hiërarchische organisatie. Terwijl ik met zwangerschapsverlof was, vond er een reorganisatie plaats. Toen ik terugkwam, waren er ineens allemaal lagen uit. Daaruit ontstond de behoefte om de samenwerking anders te gaan organiseren. We zochten naar manieren om de juiste mensen te betrekken bij een vraagstuk, in plaats van altijd het middenkader. 

We probeerden het door op een online platform transparant te gaan werken in combinatie met een aantal patronen uit Sociocratie 3.0. Het platform is een stille dood gestorven, dat was een te grote stap. Maar de principes van Sociocratie 3.0 bleven echter hangen. Die raken de kern waar Marga Klompé voor staat. Vooral gelijkwaardigheid en consent. We willen de zorg gelijkwaardig organiseren met onze ouderen, maar deden dat niet in de organisatie. Dus daar zijn we aan gaan werken, samen met ‘navigeren via spanning’ om onze spanningen weg te werken.

Je bent de training gaan doen en vertelde dat dit voor jou best wel wat impact had. Wat vond je zo interessant aan de training?

Wij wilden de patronen beter leren begrijpen, zodat we ze zelf konden inzetten. We merkten dat het werkt om samen een patroon te doorlopen in plaats van in een kamertje alleen een oplossing te bedenken. Dat wilde ik leren in de training. Maar wat mij misschien wel het meest fascineerde is dat je na drie dagen nog niet weet wie welke functie heeft. Iedereen was daar echt gelijkwaardig. 

We zaten in een ruimte met een soort catwalk in het midden. Die hadden jullie meegerekend als zitplek, waardoor er tijdens de training te weinig stoelen waren. Het werd voor mij daardoor heel zichtbaar dat het niet gaat om ‘wat’ je bent, maar om ‘wie’ je bent. Want als er een stoel te weinig is, dan zit je even op de grond, of sta je tijdens een oefening. Ook als je bestuurder of eigenaar van een bedrijf bent. Het ging terug naar mens zijn in plaats van de rol die je vervult.

En verder vond ik het heerlijk om alles in mij op te nemen en nieuwe mensen te ontmoeten. Ik leerde en leer allemaal dingen die nieuw zijn, maar wel heel goed bij mij passen. Ik leerde patronen die ik nooit in mijn team had toegepast, maar eigenlijk altijd in de geest ervan handelde.’

Marlou training

Dat het je interesseerde is wel gebleken. Je kwam graag weer terug bij de trainingen. Waarom eigenlijk?

Ja, haha! Den Haag, Amsterdam, Almere… In totaal drie keer! En dan nog de incompany training die jullie bij ons deden. Het blijft gewoon interessant en je leert elke keer nieuwe details. En zo kon ik ook het proces nog een keer meemaken met mijn collega’s. Bovendien is het fijn als het voorgedaan wordt, zodat ik daar goed op kan letten en het dan zelf ook voor kan doen. Ow ja, en het is het goedkoop! Na de eerste training betaal je als ‘terugkerende deelnemer’ de kostprijs. Dat maakt je nog een keer drie dagen onderdompelen aantrekkelijk.

Inmiddels ben je manager af en ben je procesbegeleider geworden. Wat doe je dan?

Als procesbegeleider ben ik eigenlijk vrijgespeeld om de organisatie te ondersteunen in haar ontwikkeling. Ik begeleid bijeenkomsten voor teams, faciliteer besluitvorming en organiseer open spaces om management en medewerkers samen in gesprek te brengen. Daarbij gebruik ik patronen uit S3, maar ik kijk ook om mij heen. Zo pas ik bijvoorbeeld ook Liberating Structures toe en andere creatieve werkvormen.

Waar staan jullie nu als organisatie?

We zijn nog lang niet klaar, maar we zijn ook al een heel eind. Het betrekken van medewerkers en toepassen van consent is normaal geworden. Corona helpt erbij, het gebruik van patronen is ook online zichtbaar effectief. Voor Marga geldt vooral vanuit gelijkwaardigheid samenwerken en resultaten behalen. We komen van alles doorpraten. Het niet eens zijn met beslissingen en op zijn Achterhoeks ‘Joa, joa’ zeggen en ‘nee’ denken. Nu gaan we steeds meer naar de modus: ‘Heb ik een bezwaar, is het schadelijk?’ En we betrekken juist de mensen die geraakt worden door een besluit. Zij moeten invloed kunnen uitoefenen op een besluit.

Wat is de grootste mijlpaal van de afgelopen jaren?

We hebben heel veel tijd zitten in het anders vormgeven van de overlegstructuur. Daarmee hebben we echt een grote stap gezet. We gaan daarmee van een breed managementoverleg, naar themagerichte bijeenkomsten met een afvaardiging van de organisatie. Door de vergaderstructuur gaan dingen ook anders georganiseerd worden. Het gaat vanaf de cliënt beginnen, zoals we zo graag willen. Mensen die geraakt worden door een beslissing kunnen makkelijker meebeslissen en anderen hoeven er juist niets van te vinden. Die structuur zijn we nu aan het formaliseren. Dat doen we uiteraard met consent, zodat de betrokkenen ook echt actief instemmen met het voorstel, nadat ze eerder al de mogelijkheid hebben gehad om hun waarde toe te voegen.

Marga klompe overlegstructuur

Heb je ons nog wel nodig?

Het is door jullie heel lang voorgedaan. Zelf doe ik het nu ook voor, maar dan aan mijn collega’s. Het is nu de bedoeling dat ik het met hen ga samen doen. Ik moet ervoor zorgen dat mensen het vervolgens weer zelf gaan toepassen. Ik heb nu wel het gevoel dat ik het zelf kan.

Nou, je kan het! Veel succes!

Maar het zijn nog steeds ook allemaal nieuwe dingen. Soms moet ik een halve dag nadenken over hoe, of wat ik moet doen. Dan is het fijn om terug te vallen op een hulplijn. Jullie zijn steeds in staat om het vraagstuk te vereenvoudigen naar een patroon. En jullie kijken nog veel meer naar gedrag. Dat is wel erg prettig. Ik heb hierdoor wel eens de neiging om jullie hulp in te schakelen om een moeilijk besluit te faciliteren. Maar als we het dan samen doorspreken eindigen jullie altijd met ‘Nou, je kan het! Veel succes!’

En dat klopt ook wel. Ik heb genoeg gestunteld. Ik heb het gevoel dat ik het nu wel beheers. Wat ook leuk is: nu vragen mensen ‘hoe zou jij dat doen?’.

Marlou, Josje, Erik

Reflecteren?

Ben je zelf aan de slag met een verandering in je organisatie en wil je ook eens reflecteren? Dat kan natuurlijk. Geef maar eens een belletje!

Meer sterke verhalen

Organisatie ontwerp Sociocratie 3.0

De doorontwikkeling van een organisatieontwerp

In 2 (online) dagen namen we de huidige structuur onder de loep, met in ons achterhoofd de vraag "Hoe richt je een organisatie zo in dat de mensen die waarde creëren voor de organisatie over de juiste informatie en mate van invloed beschikken om dit zo goed en snel mogelijk te kunnen doen?".
Kaders en voorbeelden goede werkafspraken

Werkafspraken maken met je team

Groepen zijn effectiever wanneer iedereen werkt binnen dezelfde kaders, met dezelfde richtlijnen en verwachtingen. Dit zorgt voor een veilige omgeving, waarbinnen iedereen optimaal kan functioneren. Als leider kan je jouw team enorm helpen door dergelijke werkafspraken te maken. Om dit te vergemakkelijken hebben wij drie manier opgeschreven die jou kunnen helpen om werkafspraken te maken met je team.
werkproces Ontwikkelatelier Hogeschool Rotterdam

Online samenwerken met consent besluitvorming

Een nieuw team met een grote opgave. De Hogeschool Rotterdam vroeg ons om een groep van 8 docenten te begeleiden bij het online samenwerken met consent besluitvorming. Zij vormen samen de Voorbereidingsgroep die het proces voor kwaliteitsverbetering van het onderwijs mocht opzetten. Veel besluiten om te nemen door mensen die elkaar niet goed kennen.
Kaarten potje vergaderen

Potje Vergaderen voor effectief vergaderen

Omdat het soms handig is om een aantal hulpmiddelen te hebben tijdens online vergaderen maakten wij een setje vergaderkaarten. Leuk om te krijgen, nog leuker om te geven! Hier de uitleg van deze kaarten.
Five disfunctions Sociocratie 3.0

13 tips voor effectieve teamsamenwerking

Het boek 'Five dysfunctions of a Team' legt op eenvoudige wijze iets heel complex uit: welke elementen zorgen voor effectieve teamsamenwerking? Vanuit Sociocratie 3.0 zijn er praktische tools om hieraan te werken.

Het verhaal van de geweldige Agile Coach, met de uitgebreide Toolbox.

Sociocratie 3.0 voor de agile coach. Welke tools uit Sociocratie 3.0 zijn waardevol voor de agile coach? Een beschrijving aan de hand van een verhaal dat we deelden in de Meetup van 3 februari.
Uwoon in consent

Consent besluitvorming met een grote groep!

Woningcorporatie Uwoon is toe aan een nieuw kantoor. Hoe besluit je welk ontwerp het gaat worden? En hoe zorg je ervoor dat alle collega's zich betrokken voelen bij dit besluit? Je wilt namelijk niet al dat geklaag in de wandelgangen later, ook al zijn je nieuwe wandelgangen nog zo mooi! En dus faciliteerden we het besluit middels consent.
Meetup GBA f2

GBA – Brandweer zonder hiërarchie

Dat je ook een brandweerorganisatie kunt bouwen zonder een strenge hierarchie en machtsstructuur laat de Gezamenlijke Brandweer Amsterdam zien.
rolselectie Sociocratie 3.0 voor teams

Rolselectie met 35 mensen: Vet (spannend)!

Rolselectie uit Sociocratie 3.0 toegepast voor het selecteren van de juiste mensen in de juiste rol. Een praktijkverhaal over het patroon rolselectie bij Over Morgen.
Anne Nynke Jansma

Hoe is het nu met…. Anne Nynke?

Anne Nynke heeft meegedaan aan de driedaagse en werkt als zelfstandig adviseur op het gebied van allerlei innovatieve werkwijzen. Wij hebben haar gevraagd hoe het haar vergaat een tijdje na de deelname.