Potje Vergaderen
Sing when you’re winning!
Online meetings. Iets dat zich nog sneller heeft verspreid dan COVID 19 zelf. We werken gedwongen thuis en reizen gaat niet meer zo makkelijk. En dus kruipen we met z’n allen achter het beeldscherm, de tablet of de telefoon. Want een online meeting was nog nooit zo makkelijk! En… het werkt! We zijn nu met z’n allen toch goed in een potje vergaderen!
Tenminste, voor gedisciplineerde teams die een duidelijke vergaderstructuur hebben, een goede facilitator en een aantal duidelijke spelregels. Maar zelfs dan merkten wij dat het soms handig is om een aantal hulpmiddelen te hebben die ervoor zorgen dat je niet de hele tijd hoeft te onderbreken om iemand te wijzen op het muten van haar/zijn microfoon, je ongedwongen een pauze aan kunt vragen, of even kunt laten weten dat je je herkent in een gemaakt punt zonder op de ‘un-mute’ knop te hoeven drukken. Het gebeurt dus nog steeds regelmatig dat mensen er een potje van maken.
Daarom maakten wij een setje vergaderkaarten voor je. Leuk om te krijgen, nog leuker om te geven! Want als alleen jij ze hebt, dan hangt alles van jou af… Hoe mooi is het als je samen signalen kunt geven om effectief en prettig online samenwerken een nog makkelijker te maken. Een leuk relatiegeschenk, waar je zelf ook baat bij hebt dus!
Benieuwd wat ze betekenen?
Check deze korte uitleg, of duik voor meer inhoud in de toegevoegde linkjes!
Geen Bezwaar – Werk je nog met open vragen als ‘wat vinden jullie ervan als we …. zouden doen?’ Aai… niet handig. Je krijgt namelijk alleen maar meningen en kunt daar vervolgens een aantal uurtjes aan besteden om er chocolade van te maken. Effectiever is het om een voorstel te doen voor een oplossing. Je hebt er immers over nagedacht toch? En hopelijk laten je teamgenootjes dan de kaart ‘Geen bezwaar’ zien!
Ik heb een Zorg – Twijfel je over een voorstel dat gedaan wordt, maar wil je niet direct het proces stoppen? Geef dan met deze kaart aan dat je een zorg hebt. Een goede facilitator zal dit noteren en je (aan het eind) vragen om je zorg te delen. Zo kunnen we samen leren en evalueren!
Ik heb een bezwaar – Zie je schade of een directe verbetering? Geef dit cadeautje dan aan de groep door het met ze te delen. Zo help je om onbedoelde schade te voorkomen of dat jullie kansen laten liggen. Bezwaren, zorgen en consent zijn misschien nog geen standaard onderdeel van jouw vergadervocabulaire. Ach vooruit, we hebben allemaal onze zorgen, maar de rest horen wij niet vaak voorbij komen. Eeuwig zonde! Neem namelijk eens je beslissingen gebaseerd op consent en merk het verschil. Sowieso al een hele upgrade voor de effectiviteit van ieder overleg. Weten hoe? Lees het hier.
ELMO – Ken je die situaties, waarin het punt duidelijk is, maar het gesprek wel eindeloos door lijkt te gaan. Dan is de ELMO kaart ideaal. Hij staat voor de afkorting van ‘enough, let’s move on’. Sowieso vinden wij dat Elmo altijd al een irritante stem heeft, dus voooooooralll dooooorgaaaan!
Ben zo terug – Je kunt natuurlijk even je microfoon openen om te zeggen dat je even naar de WC moet, of de deur open moet doen voor de postbode. Maar is dat echt nodig? Vraag je toestemming, of wil je gewoon dat men weet dat je even niet beschikbaar bent. Precies, je laat de Ben zo terug’ kaart even zien, terwijl de rest verder kan!
Break? – We lijken in online meetings wel eens te vergeten dat onze aandachtsspanne maar 45-50 minuten is. En dus gaan we door. Zonde, want thuis heb je nog betere koffie dan op je werk. Steek de Break? kaart dus gerust in de lucht om te laten weten dat jouw aandachtsspanne voorbij is. Dan kun je daarna weer effectief met elkaar verder!
Pomodoro – Gaat een Break je te ver, maar heb je wel even een onderbreking nodig? Vraag een Pomodoro aan! De Pomodoro wordt bijgehouden door een timer (origineel een kookwekker in de vorm van een tomaat, vandaar de naam) en is bedoeld als energie break, die niet langer dan 2 a 3 minuten duurt. Moeilijk online? Helemaal niet! Probeer maar eens een gezamenlijke ademhalingsoefening, rekken en strekken, ‘ik ga op reis en ik neem mee’ of ‘commando pinkelen’! Zin in? Pak je Pomodoro kaart erbij!
Time-box – Een goed gebruik dat we in live meetings al veel meer zouden moeten doen. Met elkaar vooraf bepalen hoe lang we voor dit onderdeel willen nemen en deze visueel zichtbaar te maken. Het zorgt ervoor dat we bewust zijn van de tijd die we hebben en nemen. Vaak is de vooraf gezette tijd namelijk voldoende. Vergeet de facilitator een time-box mee te geven? Kaart omhoog!
Plus 1 – Hoe lekker is het om te voelen dat je niet de enige bent die iets ervaart? En hoe lekker is het dat je niet steeds onderbroken wordt met ‘ja, dat vind ik nou ook’, ‘en ik’, ‘en ik’, ow ja ‘en ik ook’. Door simpelweg even de Plus 1 kaart omhoog te houden kun je aangeven dat je je herkent in het standpunt van de spreker en het groepsproces te versterken in plaats van te onderbreken.
Check in – Oeps! Starten we nou echt direct met de inhoud? Aaai… Zeker in de situatie waarin je elkaar niet direct aan kunt kijken is het slim om te starten met een check in. Dat kan zijn even peilen hoe de hoofden staan, of wat je nodig hebt. Maar start ook eens met een mooie openingsvraag waardoor je iemand persoonlijk wat beter leert kennen. Check in vergeten? Kaartje omhoog! (kan ook als de meeting als een kwartier bezig is en je het gevoel hebt dat je wel luistert, maar elkaar niet hoort).
Buiten Scope – Deze discussie gaat helemaal niet meer over het punt dat op de agenda staat. Natuurlijk is dat reden genoeg om te un-muten en de betreffende mensen weer terug bij het punt te trekken. Maar soms is even de ‘Buiten Scope’ kaart laten zien al genoeg om ze zelf bewust te laten worden. Wel zo prettig!
LOL – Voor wie niet opgegroeid is met ICQ, MSN of later What’s app, LOL staat internationaal voor ‘Laughing out loud’ en betekent in het Nederlands zoveel als LOL! Maar dan dus via een kaartje zodat je jouw plezier explicieter kunt delen dan die vage grijns op je gezicht.
Oke, dan nog een aantal praktische die handig zijn bij online video meetings
Check Chat – Vraagt iemand steeds om hulp, een linkje, of houdt zij/hij anderszins de boel voor de groep op? Deel even iets in de chat en laat de kaart Check Chat zien. Geen woorden meer voor nodig.
Video uit – Heeft je meeting maatje een slechte verbinding en vaak last van een ‘Freeze’? Laat de kaart video uit zien, om de kwaliteit van het gesprek te verbeteren.
Ik hoor je niet – Volgens mij zit zij/hij te praten, maar de mic staat op mute. Oftewel, ‘Ik hoor je niet!’
Rec – Hoewel het meestal in beeld is als de meeting wordt opgenomen, kan het nooit kwaad om het ook duidelijk in beeld te laten zien met de ‘Ik neem dit op’-kaart!
Bijna tijd – Weet je nog van die time-box? Als die dus bijna om is, is het tijd om deze kaart erbij te pakken. Duidelijke hint voor alle deelnemers!
Wifi issues – Soms wil je wel praten, maar lukt het niet. Grote kans dat je af-en-aan uitvalt door een slechte verbinding. En soms heb je het zelf niet door, maar de vergaderbroeders wel. Laat het weten door de ‘Wifi issues’ kaart.
Geen audio – Ken je dat, je komt een meeting in en je ziet mensen praten, maar je hoort ze niet? Dan gaat het vaak naar de chat, of stuur je een What’s app met ‘ik heb geen audio…’. Dat kan dus ook met dit kaartje.
Mute – Vergaderen in een luidruchtige omgeving (het koffietentje is omgeruild voor het thuis-’front’) hoeft geen probleem te zijn. Als je maar netjes je microfoon op ‘mute’ zet, oftwel uit doet. Weet je niet wie het achtergrondgeluid heeft? Speel je ‘Mute’ kaart en ze lossen het zelf op!
Dat waren ze dan! Niks wat jou er nu nog van weerhoudt om een effectieve vergadering te houden, toch? Lukt het niet, dan wordt het in ieder geval kleurrijker.
