Consent besluitvorming met je team

Heb je een prachtig gesprek, probeert er ineens iemand een touw aan vast te knopen! – Loesje

“Vind ik dit een goed idee? Tja, ik ben er niet op tegen, maar zijn ideeën pakten in het verleden niet altijd goed uit…” of “Leuk idee, maar ik heb een ander idee!”. Vaak zijn dit redenen om je mening te uiten, dit stevig te onderbouwen en daardoor misschien wel het originele idee af te ketsen. Terwijl dit helemaal niet je bedoeling is! Hoe zorg je voor krachtige besluitvorming met je team? Waarbij ieders mening even zwaar telt, goede ideeën de ruimte krijgen en er commitment is van alle teamleden? Met consent besluitvorming!

Een beslissing hoeft niet perse gemaakt te worden door degene die het beste kan onderbouwen, de hoogste functie heeft of het hardst kan schreeuwen. Een methode die elke persoon in het team een stem geeft en gelijkwaardigheid en progressie voorop stelt, is consent besluitvorming. Besluitvorming op basis van consent is één van de basisprincipes en een uitgewerkt patroon van Sociocracy 3.0; een toolbox bestaande uit patronen voor snelle en gelijkwaardige samenwerking.

Consent en consensus. Wat is het verschil?

Consensus is een beslissing op basis van unanimiteit. Het besluit wordt pas genomen als alle deelnemers “voor” zijn. Door unanimiteit wordt macht van de meerderheid voorkomen, en heeft de minderheid evenveel belang. Iedereen is het met elkaar eens. Dit klinkt natuurlijk heel mooi. Maar de kans dat een voorstel doorgaat is daardoor erg klein. Of het gaat wel door, maar in een andere vorm dan eigenlijk de intentie was omdat we ieders mening mee willen nemen. Is het wel nodig dat iedereen “volledig voor” is? Kiezen we niet vaak een oplossing die dusdanig is afgezwakt zodat  iedereen akkoord gaat, maar niemand er echt blij mee is? En is het überhaupt wel de gezamenlijke tijd en inspanning waard om tot deze unanimiteit te komen? Bij consent gaat het er niet om dat iedereen het eens is met de oplossing, maar gaan we juist op zoek naar redenen om iets niet te doen. Bij de consent besluitvorming betrek je de mensen die geraakt worden door het onderwerp en een eventuele uitkomst. Zij moeten invloed kunnen hebben op het besluit. Je doorloopt met hen een gestructureerd besluitvormingsproces.

Besluitvormingsproces

Op basis van rondes bekijk eerst of er een gezamenlijke beeld van het vraagstuk en de voorgestelde oplossing bestaat. Vervolgens vraagt de facilitator een korte reactie op het voorstel op basis van gevoel. Ook hier werk je in een ronde waarbij iedereen een-voor-een de gelegenheid krijg om iets te delen. Zo blijf je uit de discussie en zorg je ervoor dat alle nodig wijsheid in de groep komt. Pas dan nodig je uit tot het uiten van bezwaren ten opzichte van het voorstel. Deze bezwaren gebruik je als verrijking voor het voorstel. Zodra er alle bezwaren zijn weggenomen, is er consent van de groep.

Zorgen mogen er zijn

We maken in consent besluitvorming onderscheid tussen bezwaren en zorgen. Bezwaren moet je oplossen omdat zo schade (ook van een suboptimale oplossing) voorkomen wordt. Zorgen mogen er zijn, maar remmen de besluitvorming niet. De zorgen zijn vaak vermoedens, of gevoelens waarop nu handelen niet logisch is. Je weet simpelweg niet weet of dit namelijk ook daadwerkelijk gaat gebeuren. Ze worden daarom meegenomen in als aandachtspunten bij de uitvoering. Het zijn voor nu geen redenen om het proces op te houden, maar dienen later voor evaluatie.

Hulpmiddel: Drie handgebaren

Wij maken vaak gebruik van handgebaren wanneer een nieuwe groep start met consent besluitvorming. Iedereen steekt een gebalde vuist in de lucht. Er wordt tot 3 geteld en bij 3 geef je aan wat je denkt van het voorstel: 

• Thumbs up! oftewel duim naar boven betekent in dit geval niet dat je het uitstekend vindt, maar ‘Ik kan uitvoering geven aan dit voorstel’. Ik zie geen risico’s en heb niets toe te voegen om het voorstel te verrijken.
• Ken je het handgebaar van een twijfel? Hand open, palm naar beneden is en een beetje wiebelen betekent ‘ik heb zorgen over het voorstel, maar geen bezwaar’ 
• Het bezwaar is hetgeen we echt naar op zoek zijn. Het is niet de duim omlaag, zoals de vroegere keizers bepaalden over het levenslot – in dit geval van een voorstel -, maar een open hand met de palm omhoog is, betekent ‘ik heb bezwaar om verder te gaan met dit voorstel’. De open hand is het gebaar voor een gift (of een aanbod): je hebt kennis die het voorstel kan verrijken. Door je bezwaar te uiten kun je de groep behoeden voor onvoorziene risico’s, of het voorstel verrijken met jouw kennis of inzichten.

Kinderachtig? Krachtig!

Het gebruiken van handgebaren klinkt misschien gek en voelt ook zeker in het begin onwennig. Toch is het, zeker bij het starten met consent besluitvorming, heel effectief. Zo zie je in één oogopslag of er mogelijke bezwaren of zorgen zijn. Het dwingt je bovendien om je stem te laten gelden. Je stemt niet wat de rest ook al stemde, maar op basis van je eigen inzicht en de waarde die jij kunt toevoegen. Nog een belangrijk voordeel: door fysiek uiting te geven aan het instemmen, creëer je psychisch extra motivatie voor het besluit!

Bezwaren zijn een verrijking van het voorstel

Iemand heeft een mogelijk bezwaar, wat nu? Vraag als facilitator of de anderen het argument snappen en vervolgens of iemand denkt dat het argument niet geldig is. Herkent de groep het bezwaar en is niemand het ermee oneens? Dan is hij nu van de groep! Geef diegene het bezwaar identificeerde de kans om een voorstel voor verbetering aan te dragen. Wanneer deze dit niet kan geven ga je samen met de groep op zoek naar een oplossing voor het wegnemen van het bezwaar. Dit is dus de verantwoordelijkheid van de hele groep, niet van één iemand: de kracht van consent besluitvorming.

Wanneer je met de handgebaren te werken is snel te zien of er nog bezwaren open staan. Door in te zoomen op een bezwaar en gezamenlijk te zoeken naar een passende toevoeging op het voorstel, kun je het bezwaar wegnemen. Zo verrijk je met elkaar het voorstel, net zolang tot alle bezwaren weggenomen zijn.

Zoeken naar de beide en meer oplossing

Het voorkomt het bekende gedrag van verzanden in voorbeelden of discussies. Toch kan het zijn dat er een patstelling ontstaat: twee of meer personen hebben precies tegenovergestelde standpunten. Probeer dan op zoek te gaan naar de én-én oplossing die recht doet aan beide beweegredenen. Bedenk namelijk dat je voor dezelfde organisatie werkt, en daarmee veelal werkt aan dezelfde bovenliggende doelen.

Niemand is slim genoeg om 100% ongelijk te hebben

Dat kan eenvoudig door deze personen te vragen om in een minuut samen een oplossing te bedenken. Vaak is dit al voldoende om tot een aanpassing te komen die recht doet aan het gevoel of de inhoud die beide vertegenwoordigen. Vervolgens zoekt de groep opnieuw naar bezwaren totdat deze er niet meer zijn.

Een gedragen besluit

Als alle bezwaren zijn weggenomen? Dan hebben we consent van de groep! De zorgen die nog aanwezig zijn, neem je mee in het uitwerken van een voorstel. Je kunt deze goed gebruiken als criteria om de effectiviteit van het besluit te evalueren. De groep heeft nu een gedragen besluit kunnen nemen, waarin bezwaren en zorgen meegenomen zijn. Ieders stem is gehoord en we kunnen het uitvoeren!

Voorkom gedoe

Dit lezende denk je misschien ‘wat omslachtig’ of ‘dat zal wel veel tijd kosten’. De truc: door alle bezwaren vooraf (tijdens het moment van het nemen van het besluit) te kennen, voorkom je de gesprekken bij het koffiezetapparaat die de uitkomst in twijfel trekken. Tel die tijdsbesteding maar eens bij elkaar op en bedenk wat dat doet met de flow in jouw organisatie. Je benut dus niet alleen alle wijsheid vooraf om tot een zo goed mogelijk besluit te komen. Je zorgt er vooral ook voor dat iedereen zich committeert aan de uitkomst. Ze hebben er immers zelf – met elkaar – over beslist.