Consent besluitvorming met je team

Heb je een prachtig gesprek, probeert er ineens iemand een touw aan vast te knopen! – Loesje

“Vind ik dit een goed idee? Tja, ik ben er niet op tegen, maar zijn ideeën pakten in het verleden niet altijd goed uit…” of “Leuk idee, maar ik heb een ander idee!”. Vaak zijn dit redenen om je mening te uiten. Dit stevig te onderbouwen en daardoor misschien wel het originele idee af te ketsen. Terwijl dit helemaal niet je bedoeling is! Hoe zorg je voor krachtige besluitvorming met je team? Waarbij ieders mening even zwaar telt, goede ideeën de ruimte krijgen en er commitment is van alle teamleden?

Een beslissing hoeft niet perse gemaakt te worden door degene die het beste kan onderbouwen, de hoogste functie heeft of het hardst kan schreeuwen. Een methode die elke persoon in het team een stem geeft en gelijkwaardigheid en progressie voorop stelt, is consent besluitvorming. Besluitvorming op basis van consent is één van de basisprincipes en een uitgewerkt patroon van Sociocracy 3.0, een toolbox bestaande uit patronen voor snelle en gelijkwaardige samenwerking.

Consent en consensus. Wat is het verschil?

Consensus is een beslissing op basis van unanimiteit. Het besluit wordt pas genomen als alle deelnemers “voor” zijn. Door unanimiteit wordt macht van de meerderheid voorkomen, en heeft de minderheid evenveel belang. Iedereen is het met elkaar eens; dit klinkt natuurlijk heel mooi. Maar de kans dat een voorstel doorgaat is daardoor erg klein. Of het gaat wel door, maar in een andere vorm dan eigenlijk de intentie was omdat we ieders mening mee willen nemen. Is het wel nodig dat iedereen “volledig voor” is? Kiezen we niet vaak een oplossing die dusdanig is afgezwakt zodat  iedereen akkoord gaat, maar niemand er echt blij mee is?

Consent vs consensus

Bij consent gaat het er niet om dat iedereen het eens is met de oplossing, maar gaan we op zoek naar redenen om iets niet te doen. Bij de consent besluitvorming betrek je de mensen die geraakt worden door het onderwerp en een eventuele uitkomst. Zij moeten invloed kunnen hebben op het besluit. Op basis van rondes bekijk eerst of er een gezamenlijke beeld van het vraagstuk en de voorgestelde oplossing bestaat. Vervolgens vraagt de facilitator een korte reactie op het voorstel op basis van gevoel. Ook hier werk je in rondes. Zo blijf je uit de discussie en zorg je ervoor dat alle nodig wijsheid in de groep komt. Pas dan nodig je uit tot het uiten van bezwaren ten opzichte van het voorstel. Deze bezwaren gebruik je als verrijking voor het voorstel. Zodra er alle bezwaren zijn weggenomen, is er consent van de groep. We maken onderscheid tussen bezwaren en zorgen. Bezwaren moet je oplossen omdat zo schade (ook van een suboptimale oplossing) voorkomen wordt. Zorgen mogen er zijn, maar remmen de besluitvorming niet. De zorgen zijn vaak vermoedens, of gevoelens waarop je nu niet kunt handelen omdat je niet weet of dit ook daadwerkelijk gaat gebeuren. Ze worden daarom meegenomen in de volgende stappen van de uitvoering. Het zijn voor nu geen redenen om het proces op te houden, maar dienen later voor evaluatie.

Hulpmiddel: Drie handgebaren

Wanneer een nieuwe groep start met consent besluitvorming maken we gebruik van handgebaren. Iedereen steekt een gebalde vuist in de lucht. Er wordt tot 3 geteld en bij 3 geef je aan wat je denkt van het voorstel: 

  • Thumbs up! oftewel duim naar boven betekent in dit geval niet dat je het uitstekend vindt, maar ‘Ik kan uitvoering geven aan dit voorstel’. Ik zie geen risico’s en heb niets toe te voegen om het voorstel te verrijken.
  • Ken je het handgebaar van een twijfel? Hand open, palm naar beneden is en een beetje wiebelen betekent ‘ik heb zorgen over het voorstel, maar geen bezwaar’ 
  • Het bezwaar is hetgeen we echt naar op zoek zijn. Het is niet de duim omlaag, zoals de vroegere keizers bepaalden over het levenslot – in dit geval van een voorstel -, maar een open hand met de palm omhoog is, betekent ‘ik heb bezwaar om verder te gaan met dit voorstel’. De open hand is het gebaar voor een gift (of een aanbod): je hebt kennis die het voorstel kan verrijken. Door je bezwaar te uiten kun je de groep behoeden voor onvoorziene risico’s, of het voorstel verrijken met jouw kennis of inzichten.
handgebaren consent besluitvorming

Het gebruiken van handgebaren klinkt misschien gek en voelt ook zeker in het begin onwennig. Toch is het, zeker bij het starten met consent besluitvorming, heel effectief. Zo zie je in één oogopslag of er mogelijke bezwaren of zorgen zijn. Het dwingt je bovendien om je stem te laten gelden. Je stemt niet wat de rest ook al stemde, maar op basis van je eigen inzicht en de waarde die jij kunt toevoegen. Nog een belangrijk voordeel: door fysiek uiting te geven aan het instemmen, creëer je psychisch extra motivatie voor het besluit!

Verrijking van het voorstel

Iemand heeft een mogelijk bezwaar, wat nu? Vraag als facilitator of de anderen het argument snappen en vervolgens of iemand denkt dat het argument niet geldig is. Herkent de groep het bezwaar? Dan is hij nu van de groep! Geef diegene het bezwaar identificeerde de kans om een voorstel voor verbetering aan te dragen. Wanneer deze dit niet kan geven ga je samen met de groep op zoek naar een oplossing voor het wegnemen van het bezwaar. Dit is dus de verantwoordelijkheid van de hele groep, niet van één iemand: de kracht van consent besluitvorming.

Door aan de hand van de snelle rondes in te zoomen op de bezwaren van de groep, verrijk je samen het idee voorstel. Het voorkomt het bekende gedrag van verzanden in voorbeelden of discussies. Als iemand een zorg of een bezwaar heeft wordt deze vanzelf kenbaar, besproken en geprobeerd weg te nemen door een toevoeging. Toch kan het zijn dat er een patstelling ontstaat: twee of meer personen hebben precies tegenovergestelde standpunten. Probeer dan op zoek te gaan naar de én-én oplossing die recht doet aan beide beweegredenen.

Niemand is slim genoeg om 100% ongelijk te hebben

Dat kan eenvoudig door deze personen te vragen om in een minuut samen een oplossing te bedenken. Vaak is dit al voldoende om tot een aanpassing te komen die recht doet aan het gevoel of de inhoud die beide vertegenwoordigen. Vervolgens zoekt de groep opnieuw naar bezwaren totdat deze er niet meer zijn.

Een gedragen besluit

Als alle bezwaren zijn weggenomen? Dan hebben we consent van de groep! De zorgen die nog aanwezig zijn, neem je mee in het uitwerken van een voorstel. Je kunt deze goed gebruiken als criteria om de effectiviteit van het besluit te evalueren. De groep heeft een gedragen besluit kunnen nemen, waarin bezwaren en zorgen meegenomen zijn. Ieders stem is gehoord en we kunnen het uitvoeren!

Klagen bij de koffie

Dit lezende denk je misschien ‘wat omslachtig’ of ‘dat zal wel veel tijd kosten’. De truc: door alle bezwaren vooraf te kennen, voorkom je de gesprekken bij het koffiezetapparaat die de uitkomst in twijfel trekken. Tel die maar eens bij elkaar op en bedenk wat dat doet met de flow in jouw organisatie. 

Benieuwd hoe dit in de praktijk werkt? Kom het eens ervaren bij een van onze meetups of schrijf je in voor onze driedaagse training en leer nog veel meer patronen voor effectieve samenwerking!

Nieuwsgierig?

Je kunt het natuurlijk direct zelf uitproberen! Nog effectiever: doe een korte training met je team en zet een mega stap in gedragen besluitvorming.

Meer sterke verhalen

domeinen en werkafspraken reviewen

Zelfsturing is niet hetzelfde als je shit over de schutting gooien

Je hebt niet keihard gewerkt om een mooie organisatie te bouwen om vervolgens bij de introductie van zelfsturing te zeggen 'kijk maar wat je doet...' toch? Maar hoe zet je dan wel die eerste stap naar het delegeren van invloed en hoe zorg je ervoor dat je regelmatig stil staat bij wat jullie samen hebben afgesproken? Dan ga je werken met het definiëren van domeinen.
Werkwijzer Over Morgen Sociocratie 3.0

Werkwijzer Over Morgen: Sociocratie 3.0 in de praktijk

Over Morgen is een groeiende organisatie. Zij wil deze groei niet vormgeven met een traditionele hiërarchie, maar de verantwoordelijkheid zoveel mogelijk in de teams leggen. Daar zitten de experts die weten wat de markt nodig heeft. De afgelopen jaren hebben we de evolutie naar Samen sturing bij Over Morgen helpen vormgeven. De patronen uit Sociocratie 3.0 helpen hierbij. Niet dwingend, maar ondersteunend wanneer nodig of op basis van onderlinge werkafspraken. Lees er alles over in de Werkwijzer van Over Morgen!

13 valkuilen bij het maken van een keuze

Zelfs in de meest barre omstandigheden weten we ons staande te houden, door de slimme hulpmiddelen die we als rationeel wezen hebben bedacht. En daar zijn we trots op. Zo trots dat we die rationaliteit en onze hersenen eigenlijk zelden in twijfel trekken. Maar is dat wel zo slim? Zijn wij eigenlijk wel zulke rationele wezens? Tja, je voelt het vast al aankomen, dat zijn we dus niet. Wel zijn we voorspelbaar in onze irrationaliteit en daar kunnen we ons voordeel mee doen! Tijd om ook de mankementen in ons denken te compenseren door slimme hulpmiddelen in te zetten. Laten we beginnen met inzicht in waar het misgaat. Wij hebben alvast een overzicht voor je gemaakt in een blog!
Marlou, Josje, Erik

Van voordoen, naar zelf doen

In onze aanpak gaan we vaak van voordoen, naar samen doen, naar zelf doen. Onze oudste klant is Marga Klompe, waar we inmiddels al deze stappen hebben doorlopen. Tijd om eens terug te blikken met procesbegeleider Marlou Klein Gunnewiek.
Organisatie ontwerp Sociocratie 3.0

De doorontwikkeling van een organisatieontwerp

In 2 (online) dagen namen we de huidige structuur onder de loep, met in ons achterhoofd de vraag "Hoe richt je een organisatie zo in dat de mensen die waarde creëren voor de organisatie over de juiste informatie en mate van invloed beschikken om dit zo goed en snel mogelijk te kunnen doen?".
Kaders en voorbeelden goede werkafspraken

Werkafspraken maken met je team

Groepen zijn effectiever wanneer iedereen werkt binnen dezelfde kaders, met dezelfde richtlijnen en verwachtingen. Dit zorgt voor een veilige omgeving, waarbinnen iedereen optimaal kan functioneren. Als leider kan je jouw team enorm helpen door dergelijke werkafspraken te maken. Om dit te vergemakkelijken hebben wij drie manier opgeschreven die jou kunnen helpen om werkafspraken te maken met je team.
werkproces Ontwikkelatelier Hogeschool Rotterdam

Online samenwerken met consent besluitvorming

Een nieuw team met een grote opgave. De Hogeschool Rotterdam vroeg ons om een groep van 8 docenten te begeleiden bij het online samenwerken met consent besluitvorming. Zij vormen samen de Voorbereidingsgroep die het proces voor kwaliteitsverbetering van het onderwijs mocht opzetten. Veel besluiten om te nemen door mensen die elkaar niet goed kennen.
Kaarten potje vergaderen

Potje Vergaderen voor effectief vergaderen

Omdat het soms handig is om een aantal hulpmiddelen te hebben tijdens online vergaderen maakten wij een setje vergaderkaarten. Leuk om te krijgen, nog leuker om te geven! Hier de uitleg van deze kaarten.
Five disfunctions Sociocratie 3.0

13 tips voor effectieve teamsamenwerking

Het boek 'Five dysfunctions of a Team' legt op eenvoudige wijze iets heel complex uit: welke elementen zorgen voor effectieve teamsamenwerking? Vanuit Sociocratie 3.0 zijn er praktische tools om hieraan te werken.

Het verhaal van de geweldige Agile Coach, met de uitgebreide Toolbox.

Sociocratie 3.0 voor de agile coach. Welke tools uit Sociocratie 3.0 zijn waardevol voor de agile coach? Een beschrijving aan de hand van een verhaal dat we deelden in de Meetup van 3 februari.