Een duurzame organisatiestructuur voor het programma Werklandschappen

Hoewel we misschien niet erg handig zijn met een schep, niet echt weten hoe we een gevel moeten vergroenen en het aansluiten van een zonnepaneel ons waarschijnlijk niet bijzonder goed afgaat, hebben we gelukkig andere talenten. Door het ontwerpen van een duurzame organisatiestructuur voor een programma als Werklandschappen van de Toekomst (en bijbehorende werkwijze), kunnen we alsnog een bijdrage leveren aan het verbeteren van de leefomgeving. Want hoe beter deze samenwerking verloopt, hoe sneller we de nieuwe norm bereiken waarin bedrijventerreinen veranderen in groene, gezonde, energie-efficiënte en klimaatbestendige werklandschappen van de toekomst. 

Wat is Werklandschappen van de Toekomst?

Het “Werklandschappen van de Toekomst” programma is een samenwerking van meer dan 20 coalitiepartners, met uiteenlopende achtergronden en expertises. Samen zetten zij zich in om het falen van de markt om de bedrijventerreinen in Nederland te vergroenen, te doorbreken. De ambitie is om in de komende negen jaar 1000 bedrijventerreinen te transformeren van grijze, betonnen gebieden naar bloeiende omgevingen vol biodiversiteit. Deze plekken zullen meer wateropslag faciliteren, meer verkoeling bieden dankzij het aanwezige groen, en een aantrekkelijke omgeving vormen om in te vertoeven. Een Werklandschap van de Toekomst draagt bij aan de ecologie, het welzijn van mens, dier en de economie.

Door de verschillende aspecten van vergroening, duurzaamheid en verkoeling gelijktijdig aan te pakken, ontstaat er als het waar een “multiplier”. Dit vraagt om een intensieve, cross-sectorale samenwerking en praktijkgericht onderzoek. Dankzij de samenwerking van deze 20+ coalitiepartners en de toegekende subsidie van het Nationaal Groeifonds, kan dit initiatief nu van start gaan!

Klinkt simpel toch?

Hoewel dit eenvoudig klinkt, is het dat niet. Alle partners hebben verschillende rollen en werken aan verschillende projecten, maar streven wel hetzelfde doel na. Deze samenwerking vereist duidelijke werkafspraken, discipline, maar vooral vertrouwen in elkaar. Geen traditionele hark met hiërarchische aansturing dus. Het Werklandschappen-programma is zo ontworpen dat elke partner zich mede-eigenaar voelt. Alleen op deze manier kunnen we het systeemfalen echt aanpakken, strategisch gedrag voorkomen en de meeste waarde uit de betrokken partners halen. Om deze redenen is er gekozen voor een sociocratische aanpak en werd aan onze gevraagd een bijdrage te leveren aan het ontwikkelen van een beter passende organisatiestructuur. 

De organisatiestructuur voor een programma als Werklandschappen van de Toekomst

In de eerste fase van het programma hebben we samen met de kwartiermakers een houtskoolschets van de organisatiestructuur uitgewerkt. Het uitgangspunt was om de verantwoordelijkheden te verdelen over verschillende domeinen binnen de organisatie en tegelijkertijd de afhankelijkheden tussen die domeinen zo goed mogelijk duidelijke te maken. Op deze manier kan het werk binnen de domeinen zo autonoom mogelijk worden uitgevoerd, zonder de relatie met het totaal uit het oog te verliezen.

In twee dagen van papier naar praktijk

Met de organisatieschets onder de arm werd het tijd om de coalitiepartners mee te nemen in de voorgestelde indeling en manier van werken. Zij hebben allen een bijdrage geleverd aan de totstandkoming van het plan, maar het uiteindelijke schrijfwerk is door een kleine club opgepakt. Veel partners kennen elkaar en het uiteindelijke plan hierdoor ook niet volledig. Tijdens een tweedaagse bijeenkomst op het Woldhuis in Apeldoorn kwamen 66 mensen, bestaande uit coalitiepartners en overheidsfunctionarissen, voor het eerst bij elkaar om de eerste stap van plan naar papier te zetten. Spannend om de inhoud, maar zeker ook om de relaties dus!

Ons doel? Komen tot een indeling van de organisatie waar iedereen uitvoering aan kan geven. Een organisatiestructuur waar met alle wijsheid en vanuit alle perspectieven naar is gekeken, en die goed genoeg voor nu en veilig genoeg om te proberen is bevonden.

Werken in domeinen

Om goed samen te werken is het nodig om uiteen te kunnen gaan in kleinere groepen. Alles met z’n allen doen (66 man!!) is logischerwijs geen optie. De activiteiten uit het grotere plan hebben we verdeeld over de domeinen uit de houtskoolschets en  de aanwezigen zijn hierover in gesprek gegaan aan de hand van domeinomschrijvingen (zie Toolkit voor meer handigheidjes).

Door op deze manier te kijken naar het plan en de benodigde en beschikbare talenten, werd steeds duidelijker hoe partnerorganisaties binnen de coalitie gezamenlijk een bijdrage konden leveren aan de verschillende domeinen. Het vroeg een aardige omslag in denken (van ‘welk project wordt voor mij’ naar ‘welke bijdrage kan ik via een project of rol leveren aan het gezamenlijke doel’, maar ook van ‘bij wie moet ik zijn’ naar ‘hoe gaan we het met elkaar organiseren’), die niet altijd direct duidelijk was.

Toch konden we de tweedaagse afsluiten met een duidelijke afspraak om de domeinomschrijvingen verder in te vullen, domeinplannen met een strategie voor realisatie op te stellen en waren er trekkers per domein geselecteerd om deze eerste fase te coördineren. Misschien nog wel het mooiste: tijdens de checkout bleek dat iedereen aan stond en zich betrokken voelde! 

Cirkel van afgevaardigden

Nu de partners met de inhoud aan de slag gingen, ontstond er samenwerking in de domeinen, maar ook tussen de domeinen. Om de samenwerking in de domeinen te stroomlijnen zijn we gaan samenwerken via MS Teams. Daar worden in de Planner functionaliteit per domeinoverleg de spanningen verzameld waarover afspraken nodig waren, of werk gecoördineerd. Door deze transparantie is het voor iedereen mogelijk om items in te brengen, maar ook op te pakken en te beantwoorden. Om ook de samenhang tussen de verschillende domeinen te bewaken en programmabrede besluiten te nemen, organiseren we eens per twee weken een cirkel van afgevaardigden.

Ieder domein levert hiervoor een afgevaardigde voor de Cirkel van Afgevaardigden, die in staat is om vanuit het domein te bekijken of er mogelijke bezwaren zijn op de gezamenlijke besluitvorming. Zo zorgen we er samen voor dat er geen besluiten genomen worden die barrières vormen voor andere domeinen.

Teambuilding met check-ins – Een belangrijk onderdeel van de vergadering is niet alleen de inhoud, ook het samen worden van een team. Om dit te bevorderen maken we iedere vergadering gebruik van een check-in vraag. Zo bieden de vragen ‘Wat is jouw tweedehandskennis (niet verkregen door eigen studie, maar door je omgeving)?’ of ‘Wat is vandaag je echte leeftijd?’ behoorlijk veel inzicht in de persoon achter de rol. Ook op zoek naar leuke check-in vragen? Kijk eens naar check-inspiration

24 uurs: op zoek naar bezwaren

De teams werkten hard aan het opstellen van een strategie voor de activiteiten uit het aanvraagdocument. Deze strategie is nodig om de daadwerkelijke gunning voor projecten en rollen te kunnen doen. En de budgetten te verdelen. Daarom is het belangrijk dat de kwaliteit goed is en de optelsom klopt: de strategie van de verschillende domeinen moet er samen voor zorgen dat het gezamenlijke doel behaald wordt.

Om dit met elkaar te checken organiseerden we met het programmateam een tweede bijeenkomst (24 uur dit keer) in het Woldhuis. Het belangrijkste doel was om mogelijke bezwaren op de verschillende domeinplannen te identificeren. Voorafgaand aan de bijeenkomst zijn alle plannen transparant gedeeld op Teams. Tijdens de bijeenkomst hebben de domeinen de taken verdeeld: zij splitsen zich in de eerste ronde op om verhelderende vragen te kunnen stellen of bezwaren te uiten bij de andere domeinen.

In de daaropvolgende ronde kwamen de leden van het domein weer bij elkaar om te bekijken wat nodig was om deze bezwaren op te lossen. Bezwaren die niet in het domein opgelost konden worden, werden in de derde ronde centraal in de cirkel van afgevaardigden besloten, waarbij 8 mensen inhoudelijk hard aan het werk waren en de 52 anderen aandachtig luisterden om te horen of alle bezwaren op deze manier getackeld werden (en een bijdrage te leveren enkel en alleen wanneer dit niet gebeurde). Hoe tof dat dit kan in zo’n prille samenwerking!Hoewel de inhoud tijdens deze bijeenkomst centraal stond om het proces van gunning in te kunnen gaan, was de grootste opbrengst ongetwijfeld weer de toenadering van de verschillende coalitiepartners en het commitment op het proces.

Aan de vooravond van de realisatie

Dit hele proces is een aanloop naar de realisatie. Momenteel hebben alle partijen hun offertes ingediend als samenwerkingspartners. Samen zullen zij ook een inhoudelijke beoordeling doen, door ze plannen te checken op bezwaren ten opzichte van het doel en het grote werkplan. Ook hierin werken zij met consent besluitvorming als uitgangspunt. De vraag is immers niet of zij denken dat dit de beste aanpak is die voorgesteld wordt, maar of deze het resultaat haalt dat we voor ogen hebben.

Deze continue verwijzing naar de bedoeling, het commitment van alle partners om er een succes van te maken en over de eigen grenzen heen te kijken, dat maakt dat dit een bijzonder project voor ons is. Én dat we op deze manier een steentje bij kunnen dragen aan een maatschappelijk vraagstuk dat wij belangrijk vinden: vergroenen, verduurzamen en biodiversiteit.