Werkafspraken maken doe je zo!

Werkafspraken maken, we weten allemaal dat het belangrijk is, maar toch vergeten we wel eens om expliciet te maken wat impliciet is. Want ‘we weten toch wel wat we van elkaar mogen verwachten, of niet soms?’. Dat is een mooi uitgangspunt en zou zeker fijn zijn als dat zo is. Tegelijkertijd zien wij regelmatig dat mensen met andere verwachtingen een vergadering verlaten, terwijl ze denken dat ze dezelfde opvatting hebben.

Werkafspraken maken: Wat heb je nodig?

Laten we maar gelijk beginnen met een tip: introduceer een vast ritme en routine voor het maken van werkafspraken. Dan heb je als teamlid namelijk een plek waar je zaken op de agenda kunt zetten waarvan je denkt dat deze beter moeten. Wij spreken daarbij van governance. Als je de term governance gaat googlen, dan kom je uit op de volgende omschrijving van Wikipedia

‘Governance is de handeling of de wijze van besturen, de gedragscode en het toezicht op organisaties. Het betreft beslissingen die verwachtingen bepalen, macht verlenen of prestaties verifiëren. Het bestaat ofwel uit een afzonderlijk proces ofwel uit een specifiek deel van management– of leiderschapsprocessen.’

Iets simpeler is het om de term governance aan te houden voor ‘het maken van afspraken over de doelen en richting van onze organisatie/ons team en de wijze waarop wij hier uitvoering aan geven’ (naar sociocracy30.org). Voor traditionele hiërarchieën gaat de definitie dat vooral de managers en bestuurders zich bezig houden met governance wel op. Zij bepalen wat, maar vaak ook hoe anderen iets gaan doen. En hebben de macht om het besluit hierover te nemen.

Maar steeds vaker ligt deze verantwoordelijkheid bij zelforganiserende of zelfsturende teams. Dan is de noodzaak tot goede werkafspraken niet ineens weg. Sterker nog, hij neemt misschien wel toe. Want de persoon naar wie je toe kunt stappen om te vragen wat of hoe je iets moet doen, die is er niet meer. Die verantwoordelijkheid is in het team gelegd. Wij beschouwen governance daarom liever als dat afzonderlijke proces, losgeknipt van de hiërarchie. Een vast ritme en routine voor een team, afdeling of organisatie om expliciet besluiten te nemen over de samenwerking dus.

En dat ritme zal logischerwijs verschillen in de loop van de tijd. Hoe meer werkafspraken je al gemaakt hebt, hoe meer er duidelijk is voor het team. En dus zal het ritme omlaag kunnen. Maar wanneer je een nieuw team start, of een niet lopend team op de rit wilt krijgen, dan vraagt dat wat vaker bij elkaar komen om werkafspraken te maken.

Hoe kun je goede werkafspraken maken?

Een goede werkafspraak maken geeft invulling aan een behoefte. Vaak ervaar je een spanning wanneer iets ‘onduidelijk’ of ‘niet goed geregeld’ is. Deze spanning is je motivatie om te verbeteren. Maar je zult je team pas mee krijgen als zij ook snappen waarom die spanning opgelost moet worden. Zomaar een oplossing erin gooien die voor jou werkt, werkt vaak juist op de zenuwen van je teamgenoten. Een oplossing die invulling geeft aan een gezamenlijke behoefte zal door het team omarmd worden. Besteed dus goed aandacht aan het formuleren van hetgeen je graag wilt verbeteren, zonder de oplossing te pushen.

Hulpmiddelen voor goede werkafspraken maken

Om items te verzamelen waarover we een besluit te nemen hebben, kun je gebruik maken van een governance bord. In dit bord verzamel je onderwerpen die momenteel een spanning opleveren en vragen om een oplossing. Vanuit deze onderwerpen kun je per vergadering een selectie maken om ook daadwerkelijk afspraken op te maken, of input op te halen voor een besluit. De genomen besluiten leg je met elkaar vast.

Wanneer het besluiten zijn die een eenmalig karakter hebben, houden we deze transparant beschikbaar op het governance bord. Zijn dit werkafspraken die een langdurig karakter hebben en gaan over de koers of kaders van het team? Dan is het handig om deze bij te schrijven in het logboek van je team. Het logboek vormt het historisch geweten waarin je de samenwerkingsafspraken terug kunt lezen. Handig als er onduidelijkheid is, maar ook wanneer er een nieuw teamlid bij komt. Die kan direct mee in de geldende werkafspraken van het team!

Afspraken voor het maken van goede afspraken

Werkafspraken maken doe je vaak door bij elkaar te komen. Dure tijd dus! Zorg er daarom voor dat je eerste werkafspraak gaat over ‘hoe je werkafspraken maakt’. Dat kan maar voor iedereen duidelijk zijn toch? Wij hebben een aantal spelregels die we je graag kado doen:

• Items op de agenda hebben een duidelijk doel en gevraagd proces van het team (besluit nemen, input ophalen, checken behoefte). Bespreken kan nooit een proces zijn, want daarbij weet je nooit wanneer je doel bereikt is.
• Items op de agenda zijn altijd voorbereid. Ter plekke bedenken wat je met een punt wilt en daar direct over besluiten is ineffectief. Als je input wilt ophalen, kun je beter tijd nemen om uit te werken en bij de volgende vergadering een voorstel op de agenda te zetten.
• Als je niet voorbereid bent, neem je geen deel aan het vergaderpunt
• Items op de vergadering hebben een timebox, zodat we bewust zijn van de tijd die we ervoor willen nemen.
• Maak gebruik van consent besluitvorming in plaats van consensus en zoek daarbij naar redenen om een voorgestelde oplossing niet aan te nemen (en het voorstel op basis daarvan aan te scherpen) in plaats van overeenstemming (waarbij het voorstel vaak verder afgezwakt wordt)

Blijven leren door te evalueren

Als een organisatie de som is van alle afspraken, dan moet je de afspraken wel evalueren om te blijven ontwikkelen. Vervang dus wat niet meer werkt en pas aan op basis van ervaring tot nu toe.

Een organisatie is de som van al haar afspraken – Bernard Bockelbrink (co-founder Sociocracy3.0)

Nou horen we nog wel eens het argument ‘maar al die evaluaties kosten toch enorm veel tijd?’. Bedenk dan dat langs elkaar heen werken of frustratie op de werkvloer ook niet echt een goed rendement heeft. En wanneer je werkt met consent een evaluatie ook zo eenvoudig kan zijn als ‘ik stel voor om deze afspraak te continueren voor het volgende half jaar. Iemand bezwaar?’.

Wanneer er geen bezwaren naar voren komen, dan is de evaluatie gedaan. Komen die er wel? Dan is er blijkbaar een reden om de geldende afspraak te wijzigen en heb je ook je evaluatie gedaan. Zo ontwikkel je stap voor stap, naar een lerende organisatie. Met werkafspraken die werken!