Sociocratie 3.0: Einde van de macht van de Product owner?

Scrum en Sociocratie 3.0 (S3) liggen dicht bij elkaar. In de meetup ‘Agile teams en rollen in Sociocratie 3.0: vriend of vijand’ hebben we - in een mooie samenwerking met Xebia en de Scrum Company! - werken met rollen toegelicht vanuit S3. De rode draad: je moet alleen handelen wanneer er spanning is. Dat geldt dus ook bij het installeren van rollen. Scrum schrijft echter verschillende rollen voor, zoals de Scrum master (SM) en de Product owner (PO). Er zijn zelfs organisaties die die rollen tot functies hebben verheven. Maar wacht even, is de SM of PO dan niet meer nodig in S3?


Laat ik beginnen bij het antwoord: it depends. Flauw, maar wel de waarheid. Vanuit Sociocratie 3.0 gezien zal er altijd een concrete spanning aan deze rol ten grondslag liggen. Is die er, dan is er reden om de rol in het leven te roepen. Maar er zijn meerdere keuzemogelijkheden om invulling te geven aan deze spanning.



Rollen in Sociocratie 3.0.

 

De gekozen oplossing is vervolgens aan evaluatie en review onderhevig, waardoor het kan zijn dat hij wordt opgeheven, of dat er een aanpassing nodig is. We willen immers geen oplossing in stand houden die het beste paste in het verleden. We willen wat het beste is voor nu. Echt ‘Agile’ dus.

Scrum gaat ervan uit dat de PO een bewezen rol is. Laten we aannemen dat dit inderdaad zo is (hoewel het ook mogelijk is om deze verantwoordelijkheden in een team te beleggen zoals in de infographic), dan zijn er nog verschillende manieren waarop die rol kan worden ingevuld.


De autocratische Product Owner.

 

Veel organisaties die starten met de invoering van Agile werken introduceren Scrum en daarmee ook alle bijbehorende rollen. Zo ook die van de Product Owner. Deze is (grofweg) verantwoordelijk voor de productvisie en het prioriteren van de customer journeys als vertegenwoordiger van de klant. Om duidelijkheid te scheppen voor de teamleden maken ze de PO autocratisch. Hij/zij stelt de prioriteiten en weet (hopelijk) wat goed is voor de klant en onze organisatie.

Wanneer je werkt met S3 is het mogelijk om deze rol in stand te houden. Je werkt met een rolomschrijving, waarin je heel duidelijk vastlegt waarover de rol wel en niet zelfstandig kan besluiten. Iedere rol heeft een eigen driver (de beweegreden) waaraan hij invulling geeft.

Een voorbeeld:

Ons product bedient twee marktsegmenten, waardoor wij veel functionaliteit ontwikkelen die niet voor alle klanten nodig zijn. Het is nodig om de te ontwikkelen functionaliteiten te prioriteren op basis van de productstrategie, zodat de klanttevredenheid optimaal is.

Op basis van deze driver stelt de delegator (degene verantwoordelijk voor het opleveren van het product) onderstaande rolomschrijving op, samen met degene(n) die de rol aanneemt. In de rolomschrijving is bij de verantwoordelijkheden opgenomen dat de PO verantwoordelijk is voor, en besluit over, prioritering bij de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten. De Delegator kan in S3 zowel een cirkel (bijvoorbeeld het Scrumteam) als een individu (de business owner) zijn.

De delegator is degene die de zijn invloed delegeert. Dat kan dus een individu of groep mensen zijn.

In de beschrijving van de rol ligt bij S3 een focus op de resultaten en verantwoordelijkheden en dus niet op de wederkerende taken. (Template voor rolbeschrijving nodig? Bekijk hem hier!) De PO bepaalt namelijk zelf de invulling van de rol. Zolang de resultaten maar behaald worden en de rol ervoor zorgt dat we de gewenste situatie bereiken.

Daarnaast zijn het reviewritme en de termijn essentieel. In het reviewritme bekijken de betrokkenen - het team, de PO en de delegator - hoe de invulling van de rol verloopt. Na de termijn evalueren de betrokkenen of de driver (de spanning) nog bestaat, de rol nog de beste manier is om daar invulling aan te geven en hoe hier het beste invulling aan gegeven kan worden. Soms betekent dat zelfs de nominatie van een ander persoon om de rol in te vullen.



Deze evaluatiemomenten met de peers zijn tekenend voor S3. Het maakt dat de autocratische PO ondanks zijn beslissingsmacht wel gelijkwaardig is. De macht ligt in de rol en niet bij de persoon in de rol. We besluiten immers gezamenlijk wie we deze macht toekennen en kunnen allemaal in aanmerking komen voor de rol. Met elkaar wordt bepaald wat het meest effectief is en wat er nodig is voor verbetering.


De Sociocratische Product Owner.

 

Na twee maanden samengewerkt te hebben met de nieuwe Product owner doet het team een review. Ze constateren dat er inderdaad nog steeds behoefte is aan een goede prioritering vanuit de productstrategie, maar dat er vaak re-work nodig is doordat de PO prioriteit geeft aan items, zonder goed zicht te hebben op eventuele samenhang met items lager op de backlog. Zonde van de tijd, het geld, maar vooral de negatieve energie die hierdoor optreedt bij het team. Zij hadden namelijk de kennis om dit te voorkomen, maar zijn niet betrokken bij de prioritering.

In plaats van een slechte review voor de PO besluit het team dat er een nieuwe driver is ontstaan:

De product owner stelt de prioriteit voor de ontwikkeling vast zonder de technische kennis van het team te benutten, waardoor er re-work nodig is in het bestaande product bij de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten. Het is nodig om het team te betrekken bij besluitvorming over de prioritering, zodat de kennis van het team optimaal benut wordt bij de ontwikkeling van het product.

Om invulling te geven aan deze driver passen ze samen met de PO de rol aan. Deze blijft verantwoordelijk voor de productvisie, de customer journeys en prioritering, maar is niet langer verantwoordelijk voor de besluitvorming daarop. Het team kan middels consent besluitvorming bezwaren (een risico of directe verbetering op het voorstel) uiten op de voorgestelde prioriteit. Deze bezwaren moeten wel altijd onderbouwd zijn. ‘Ik vind ...’ of ‘we zouden eventueel ook ...’ zijn geen bezwaren.



Door deze besluitvormende stap toe te voegen benut het team en de PO de wijsheid van de groep. Het kost wellicht meer tijd aan de voorkant, maar veel minder tijd wanneer we kijken naar het verlagen van de hoeveelheid re-work en de productiviteit van het team. De productiviteit kan ook een criterium kunnen zijn om het besluit op te evalueren. Als het goed is wordt er minder tijd verspild aan re-works en blijft er meer tijd over. Dit is meetbaar.

 

Navigeren via spanning.

 

Door op deze manier te kijken naar een rol, zorg je ervoor dat je de juiste dingen doet. Vanuit Scrum gezien is het nodig om de rol van PO in te richten. Er is ongetwijfeld bewijs dat het niet hebben van deze rol kan leiden tot de nodige schade. Maar blijf kritisch bekijken of dat altijd zo is. In sommige teams of situaties kun je de verantwoordelijkheid ook prima in het team beleggen. En is dit zelfs effectiever.  Wil je dat risico niet lopen? Richt dan de rol in en pas hem aan waar er spanning op de rol zit. Net zo lang totdat de waarde optimaal door de organisatie stroomt.

 

En de Product Owner als functie?

 

Als je in een echte agile omgeving wilt werken en ze hebben een functieprofiel voor PO, vraag je dan af hoe agile een dergelijke organisatie eigenlijk is. Iedere situatie is namelijk anders en vraagt om een andere oplossing. Het is dus vrij onwaarschijnlijk dat de functie van de PO in ieder team hetzelfde is. Niet doen dus? It depends! Is het veilig genoeg om te proberen? Zet dan gewoon de eerste stap en ga navigeren via spanning. Want je moet altijd aanpassen als je merkt dat het niet optimaal werkt!



Meetup tip!

Ja, je leest het goed! Er was een reuze interessante meetup! Kom je volgende keer ook? Check onze agenda.

Leer meer over rollen en Sociocratie 3.0!

Sociocratie 3.0 bestaat uit 74 patronen. Werken met rollen en drivers zijn er voorbeelden van. Wil je kennismaken met de andere patronen van Sociocratie 3.0 die effectief en gelijkwaardig samenwerken faciliteren? Doe dan mee aan onze training 'Sociocratie 3.0 De Basis' en leer dit zelf toepassen voor jouw organisatie!


Relevant leesvoer


Delegeren van invloed bij GGD HN


Lees welke uitdaging het team Procesdeskundigen van de GGD HN had bij het introduceren van zelforganisatie en hoe de introductie van een aantal simpele patronen hen hielp om een team te worden.

Lees de blog

Template rolbeschrijving


Zelf een rol opstellen? We delen graag onze template met je. Gebruik hem alleen als er spanning is. Rollen opstellen is namelijk niet altijd nodig.

Breng me erheen!