Hoe je tot een gedragen voorstel komt

“Ik wil je graag nog even uitnodigen voor een brainstorm?” Oke, wat is het vraagstuk? “We zijn gewoon op zoek naar goede ideeën voor een marketing campagne en willen ieders input meenemen”

Leuk, maar nee bedankt. Te vaag voor mij. Herkenbaar? En hoe zou je reageren als je wordt uitgenodigd om jouw inzicht te gebruiken om samen een probleem scherp te krijgen, zodat we met een passende oplossing kunnen komen? Voor mij veel aantrekkelijker. Want als het probleem voor iedereen scherp is, en dat is vaak de uitdaging, dan kunnen we ook makkelijker tot een resultaat komen vanuit de collectieve wijsheid. En zo moeilijk is dat niet. Doorloop de volgende stappen eens en je bent als vanzelf een gedragen voorstel aan het vormen.

Begin met een duidelijke driver

Een marketingcampagne doe je niet zo maar. Je doet hem omdat er niet genoeg verkoop is, de resultaten teruglopen, de gebruiker niet hooked is of omdat simpelweg niemand je kent. Al deze redenen zorgen voor verschillende spanningen. En vragen ook om een andere oplossing. We beginnen daarom altijd met een duidelijke driver. Een simpele manier van het definiëren van je probleemstelling middels twee zinnen, ieder voorzien van een komma. Een driver is de beweegreden achter een spanning. Je stelt hem op middels (1) een observatie, gevolgd door (2) het effect. Daarna geef je aan (3) wat nodig is, gevolgd door (4) de impact op de organisatie. Hoe dat er dan uitziet? Stel dat dit onze marketing driver is: (1) Er zijn nog 2 plekken beschikbaar voor de open training Sociocratie 3.0 op 15+16 oktober en 7 december, (2) waardoor we het optimale deelnemersaantal nog niet hebben bereikt. (3) Het is nodig om een volle training te hebben, (4) zodat er zowel voor ons als de deelnemers een optimaal rendement wordt behaald.

Benut wijsheid, creëer een gedragen voorstel

Stel dat je met deze driver uitgenodigd wordt. Stuk concreter toch? Zeker dat de mensen komen die hierdoor geraakt worden! Ze hebben immers het vraagstuk begrepen en zien hoe zij hier waarde aan toe kunnen voegen. En vanaf hier is het gesneden koek. Met een strakke facilitatie kun je binnen 30 minuten tot de meest briljante ideeën komen. Dat is niet zo bijzonder hoor ik je denken, dat kan ook zonder zo’n driver-dinges. Eens. Verschil is echter dat het nu vanuit een collectief begrip van de situatie gaat zijn. Dit vergroot niet alleen de kans op een match, ook draagt het bij aan draagvlak voor de gekozen oplossing.

Voorstel vormen

In het patroon Voorstel Vormen doorloop je als groep een aantal strakke processtappen. Het doel is om gezamenlijk het kader te verkennen en vragen te identificeren die uitnodigen tot het nadenken over een oplossing. We werken in rondes, waardoor iedereen spreektijd krijgt. Discussie voorkom je door slechts uit te gaan van informatieverzameling en vervolgens het delen van informatie. We zijn niet op zoek naar opinies, maar naar argumenten. En de goede winnen het als vanzelf van de slechte. Daar is echt geen overtuigingskracht voor nodig. Als facilitator neem je de groep mee in een aantal processtappen:

Stap 1: Consent op de driver

Is het relevant en onze tijd/inspanning waard om met deze driver aan de slag te gaan. Ja? Dan kunnen we door! Zijn er bezwaren? Dan lossen we die eerst op! Als er geen instemming is op de probleemstelling, dan worden we het ook nooit eens over de oplossing.

Stap 2: Verhelderende vragen

Wordt de driver door iedereen goed begrepen. Snap je wat er staat? Zijn er nog vragen nodig over de context?

Stap 3: Vragen als overwegingen

We werken individueel en plaatsen onze vragen op geeltjes. Stel één vraag per geeltje. Deze vragen kunnen gaan over het kader (informatie die al beschikbaar is) of over de richting waarin we de oplossing kunnen zoeken. De facilitator haalt de opbrengst op door de kring langs te gaan en steeds per deelnemer één vraag te laten voorlezen. Andere deelnemers kunnen bingo-en wanneer er een zelfde vraag gesteld wordt als op hun geeltje staat. Die worden dan niet meer behandeld. De facilitator splitst de vragen in informatief (nu te beantwoorden vragen over het kader, zoals ‘Is er een marketing budget?’) en generatieve vragen (vragen die oplossingen kunnen genereren zoals ‘wat doen andere trainingsbureaus?’). Einde van deze stap hebben we alle vragen (NB: dus niet oplossingen verpakt als een vraag) in kaart.

Stap 4: Beantwoorden en prioriteren van de vragen

De informatieve/kaderstellende vragen kunnen we (de eigenaar of met elkaar) beantwoorden. De groep krijgt zo een goed beeld van de het kader. Ontstaat er discussie over het antwoord? Dan is deze blijkbaar nog niet duidelijk en zal er dus nog een actie te nemen zijn. Verplaatsen naar generatieve vragen dus. Vervolgens nodig je de deelnemers uit om deze generatieve vragen nog even goed in zich op te nemen en te prioriteren. Deze vormen een bron voor oplossingen.

Stap 5: Ideeën verzamelen

We schrijven wederom op geeltjes ideeën die als oplossing kunnen dienen voor (een deel van) onze driver. De facilitator gaat weer de kring langs, en deelnemers kunnen één idee per keer delen. Net zo lang tot alle ideeën in de groep zijn.

Stap 6: Selecteren van tuners

Het is niet effectief om met de hele groep het voorstel uit te werken. Of zelfs maar te gaan discussiëren over wat we zouden moeten gaan doen. We kiezen daarom tuners om dit namens de groep te doen. Zij hoeven niet alle ideeën in het voorstel te stoppen, maar een solide afweging te maken welke onderdelen nu belangrijk zijn om op te pakken. Het voorstel wordt op een later moment in de groep gebracht voor consent. We selecteren de tuners op basis van drie vragen: (1) Wie moet erbij zijn? (2) Van wie is het handig als die erbij is? en (3) Wie wil erbij zijn?

Onze driver

Zo doorliepen wij met Rebelwise het patroon van Voorstel Vormen uit S3. Dit was het door ons aangenomen voorstel: We schrijven een blogpost. We zetten daarin een patroon uit S3 uiteen dat tekenend is voor het proces en de kracht van het benutten van de wijsheid van de groep laat zien. We vragen de lezers van de blog om, wanneer zij het artikel waarderen, deze te delen op LinkedIn of Twitter. Daardoor vergroten we ons bereik en de kans op nieuwe deelnemers voor onze training. En zo geschiedde.

Man, ik ben dol op het Droste Effect! En vond je hem leuk?  O! Bijna vergeten! Je kunt je nog inschrijven voor onze training, waarin we onder andere het toepassen en faciliteren van het beschreven patroon Voorstel Vormen behandelen. Je raadt nooit hoeveel plekken we nog over hebben…