De structuur en het organisatieontwerp onder de loep

Woningcorporatie Zayaz heeft een aantal veranderingen doorgevoerd in hoe zij zich organiseren. Zo werken zij niet meer op een afdeling maar in opgaveteams, waar zij geen functie hebben maar een rol. En zoals altijd, staan veranderingen niet op zichzelf. Zij hebben effect op zaken waar je voorheen wellicht nog niet aan had gedacht. Zo vroegen medewerkers zich af hoe die veranderingen zich verhouden tot de structuur van de organisatie in zijn geheel; hoe verhouden wij ons tot elkaar, wie is van wat en zien we nog mogelijke verbeteringen over het hoofd? Tijd om het organisatieontwerp eens goed tegen het licht te houden.

Zelf maken van een organisatieontwerp

De structuur moet de organisatie in staat stellen om zo veel mogelijk waarde te leveren voor (toekomstige) bewoners en de omgeving waar zij zich in bevinden. Het doel was om te beginnen met een blanco canvas, zodat de mogelijkheden niet beperkt worden door de huidige structuren. ‘Omdat het zo hoort’, of ‘omdat we het nou eenmaal zo doen’ zijn geen goede argumenten bij de ontwikkeling van een logische organisatiestructuur. Een groep van circa 8 enthousiastelingen vanuit verschillende onderdelen van de organisatie meldde zich aan om mee te denken en te werken. Geen dure consultants (nou ja, behalve wij dan, maar wat is duur?) met grote plannen. Gewoon in twee dagen vanuit een aantal basisprincipes de eigen denkkracht inzetten bij het uitwerken van logische organisatie-puzzel. Het werden twee online dagen, die duurden van 9.00 tot uiterlijk 16.30 en waarvoor we gebruik maakten van MS Teams en Miro. Best een uitdaging! Maar door te werken in sprints van een uur, gevolgd door 10 minuten pauze, en korte energizers (Pomodoro’s) tussendoor te doen, lukte het de betrokkenheid hoog te houden.

Logisch clusteren van domeinen

Na een uitgebreide check in startten we met het benoemen van de domeinen waar Zayaz momenteel aan werkt. In groepjes gingen de deelnemers uiteen om een zo compleet mogelijk beeld te maken van de domeinen. De opbrengst verzamelden we centraal op een Miro-board, zodat het voor iedereen goed zichtbaar is.

Met deze foto in gedachten hebben we de groep in drieën gesplitst. Iedere subgroep kreeg de vraag om een zo logisch mogelijke clustering van de organisatie te maken. Logisch maakten we concreet door mee te geven dat ze ervoor moeten zorgen dat invloed, informatie en actie op het juiste moment op de juiste plek is. Als dat lukt, kan iedereen in de organisatie zo snel en zo goed mogelijk handelen. Wanneer een besluit bijvoorbeeld eerst langs verschillende lagen moet leidt dat tot onnodige vertraging. Door hierop te letten ontwerp je een wendbare en daadkrachtige organisatiestructuur. Teams kunnen zelf beslissingen nemen, omdat zij alle informatie en het mandaat hebben dat nodig is om dit te doen. Resultaat: waarde is sneller gecreëerd, de klant is sneller geholpen.

Verhelderende vragen

Alle drie de groepen kwamen terug met een eigen concept van het organisatieontwerp en deelden deze met de groep. Voor een deel kwamen de ontwerpen overeen, maar er waren ook zeker verschillen. We openden daarom een ronde met verhelderende vragen om ieder ontwerp goed te begrijpen, zonder dat daar een oordeel aan hangt. Hoewel het even wennen is voor de deelnemers bij ontwerp 1, kwam hier al snel een ritme in. Einde van dag 1 waren alle drie de ontwerpen helemaal duidelijk. We’re getting somewhere!

Van meerdere opties naar 1 organisatieontwerp

Tijdens de check in op dag twee, bleken de ‘lange online dagen’ geheel mee te vallen. Waar men eerder opzag tegen zo’n lange zit achter een scherm, vonden mensen het eigenlijk wel lekker om weer eens echt samen te werken. Een mooie opsteker om de dag mee te beginnen! De eerste stap die we gemaakt moest worden was van drie ontwerpen naar een ontwerp. Deze stap hebben we met de groep genomen door hen te vragen of er (na de vragenronde van gister) een ontwerp uitsprong die als basis kan dienen. Vanuit dit ontwerp zijn we gestart met consent besluitvorming, om te checken of er nog schade zat in het ontwerp, of directe waarde werd gemist. De bezwaren die hier naar voren kwamen hebben we aangepast in het voorstel. Nog voor de ochtend ten einde was, lag er een eenduidig beeld van de nieuwe hoofdstructuur.

‘Linken’ en vertegenwoordigen

En dan ben je er nog niet. Er zullen onderwerpen zijn, waarvoor een domein andere domeinen nodig heeft. Bijvoorbeeld doordat een genomen besluit hen raakt, of dat hun input een besluit aanzienlijk kan verbeteren, of voor het uitvoeren van een actie. Daarom hebben we de groepen vanuit het organisatieontwerp, nog een keer na laten denken over mogelijke links tussen domeinen. Dankzij deze links kun je voorkomen dat het ene domein besluiten neemt die conflicteren met de plannen of besluiten uit een ander domein. Ook introduceerden we de cirkel van afgevaardigden, als een mogelijk structuur-element om besluitvorming mee te organiseren voor vraagstukken die alle domeinen beslaan.

De leden van een cirkel van afgevaardigden vertegenwoordigen ieder een eigen domein en dragen zorg voor het ontwikkelen van beleid rondom zaken waar meerdere domeinen door geraakt worden.

Zo doorlopen we hetzelfde proces nog een keer om de verbindingen aan te brengen die de los opererende eilandjes veranderen in een wendbare en veerkrachtige organisatie.

Domeinen omschrijven

Het middagprogramma hebben we besteed aan het omschrijven van de hoofddomeinen. Mensen gingen wederom in groepen aan de slag met het opstellen van de bestaansreden (primaire driver) per domein. Hierdoor wordt het duidelijk waarom dat domein er is en hoe de domeinen zich verhouden tot de bestaansreden van de organisatie in zijn geheel. Door de omschrijving van de domeinen vast te leggen in eenzelfde canvas werd voor iedereen snel duidelijk welke verantwoordelijkheden waar liggen, waar verantwoordelijkheden overlappen en waar nog een besluit over moet worden genomen.We eindigden de dag met een doorkijkje naar wat de komende 30-60-90 dagen nodig is om het organisatieontwerp in de praktijk te brengen. Het is zeker nog niet klaar, maar er ligt een praatplaat en onderliggende onderbouwing. Daarmee kan het gesprek met de medewerkers gestart worden om zo verder bij te schaven en te leren wat nodig is.