De structuur van de organisatie onder de loep

In 2 (online) dagen namen we de huidige structuur onder de loep, met in ons achterhoofd de vraag "Hoe richt je een organisatie zo in dat de mensen die waarde creëren voor de organisatie over de juiste informatie en mate van invloed beschikken om dit zo goed en snel mogelijk te kunnen doen?".

Woningcorporatie Zayaz heeft een aantal veranderingen doorgevoerd in hoe zij zich organiseren. Zo werken zij niet meer op een afdeling maar in opgaveteams, waar zij geen functie hebben maar een rol. En zoals altijd, staan veranderingen niet op zichzelf. Zij hebben effect op zaken waar je voorheen wellicht nog niet aan had gedacht. Zo vroegen medewerkers zich af hoe die veranderingen zich verhouden tot de structuur van de organisatie in zijn geheel; hoe verhouden wij ons tot elkaar, wie is van wat en zien we nog mogelijke verbeteringen over het hoofd? Tijd om het organisatieontwerp eens goed tegen het licht te houden.

Zelf maken van een organisatieontwerp

De structuur moet de organisatie in staat stellen om zo veel mogelijk waarde te leveren voor (toekomstige) bewoners en de omgeving waar zij zich in bevinden. Het doel was om te beginnen met een blanco canvas, zodat de mogelijkheden niet beperkt worden door de huidige structuren. ‘Omdat het zo hoort’, of ‘omdat we het nou eenmaal zo doen’ zijn geen goede argumenten bij de ontwikkeling van een logische organisatiestructuur.

Een groep van circa 8 enthousiastelingen vanuit verschillende onderdelen van de organisatie meldde zich aan om mee te denken en te werken. Geen dure consultants (nou ja, behalve wij dan, maar wat is duur?) met grote plannen. Gewoon in twee dagen vanuit een aantal basisprincipes de eigen denkkracht inzetten bij het uitwerken van logische organisatie-puzzel.

Het werden twee online dagen, die duurden van 9.00 tot uiterlijk 16.30 en waarvoor we gebruik maakten van MS Teams en Miro. Best een uitdaging! Maar door te werken in sprints van een uur, gevolgd door 10 minuten pauze, en korte energizers (Pomodoro’s) tussendoor te doen, lukte het de betrokkenheid hoog te houden.

Logisch clusteren van domeinen

Na een uitgebreide check in startten we met het benoemen van de domeinen waar Zayaz momenteel aan werkt. In groepjes gingen de deelnemers uiteen om een zo compleet mogelijk beeld te maken van de domeinen. De opbrengst verzamelden we centraal op een Miro-board, zodat het voor iedereen goed zichtbaar is.

Mappen van domeinen Sociocratie 3.0

Met deze foto in gedachten hebben we de groep in drieën gesplitst. Iedere subgroep kreeg de vraag om een zo logisch mogelijke clustering van de organisatie te maken. Logisch maakten we concreet door mee te geven dat ze ervoor moeten zorgen dat invloed, informatie en actie op het juiste moment op de juiste plek is. Als dat lukt, kan iedereen in de organisatie zo snel en zo goed mogelijk handelen. Wanneer een besluit bijvoorbeeld eerst langs verschillende lagen moet leidt dat tot onnodige vertraging.

Door hierop te letten ontwerp je een wendbare en daadkrachtige organisatiestructuur. Teams kunnen zelf beslissingen nemen, omdat zij alle informatie en het mandaat hebben dat nodig is om dit te doen. Resultaat: waarde is sneller gecreëerd, de klant is sneller geholpen.

Verhelderende vragen

Alle drie de groepen kwamen terug met een eigen concept van het organisatieontwerp en deelden deze met de groep. Voor een deel kwamen de ontwerpen overeen, maar er waren ook zeker verschillen. We openden daarom een ronde met verhelderende vragen om ieder ontwerp goed te begrijpen, zonder dat daar een oordeel aan hangt. Hoewel het even wennen is voor de deelnemers bij ontwerp 1, kwam hier al snel een ritme in. Einde van dag 1 waren alle drie de ontwerpen helemaal duidelijk. We’re getting somewhere!

Clusteren van domeinen Sociocratie 3.0

Van meerdere opties naar 1 organisatieontwerp

Tijdens de check in op dag twee, bleken de ‘lange online dagen’ geheel mee te vallen. Waar men eerder opzag tegen zo’n lange zit achter een scherm, vonden mensen het eigenlijk wel lekker om weer eens echt samen te werken. Een mooie opsteker om de dag mee te beginnen!

De eerste stap die we gemaakt moest worden was van drie ontwerpen naar een ontwerp. Deze stap hebben we met de groep genomen door hen te vragen of er (na de vragenronde van gister) een ontwerp uitsprong die als basis kan dienen. Vanuit dit ontwerp zijn we gestart met consent besluitvorming, om te checken of er nog schade zat in het ontwerp, of directe waarde werd gemist. De bezwaren die hier naar voren kwamen hebben we aangepast in het voorstel. Nog voor de ochtend ten einde was, lag er een eenduidig beeld van de nieuwe hoofdstructuur.

Organisatie ontwerp Sociocratie 3.0

‘Linken’ en vertegenwoordigen

En dan ben je er nog niet. Er zullen onderwerpen zijn, waarvoor een domein andere domeinen nodig heeft. Bijvoorbeeld doordat een genomen besluit hen raakt, of dat hun input een besluit aanzienlijk kan verbeteren, of voor het uitvoeren van een actie. Daarom hebben we de groepen vanuit het organisatieontwerp, nog een keer na laten denken over mogelijke links tussen domeinen. Dankzij deze links kun je voorkomen dat het ene domein besluiten neemt die conflicteren met de plannen of besluiten uit een ander domein.

Ook introduceerden we de cirkel van afgevaardigden, als een mogelijk structuur-element om besluitvorming mee te organiseren voor vraagstukken die alle domeinen beslaan.

De leden van een cirkel van afgevaardigden vertegenwoordigen ieder een eigen domein en dragen zorg voor het ontwikkelen van beleid rondom zaken waar meerdere domeinen door geraakt worden.

Zo doorlopen we hetzelfde proces nog een keer om de verbindingen aan te brengen die de los opererende eilandjes veranderen in een wendbare en veerkrachtige organisatie.

Domeinen omschrijven

Het middagprogramma hebben we besteed aan het omschrijven van de hoofddomeinen. Mensen gingen wederom in groepen aan de slag met het opstellen van de bestaansreden (primaire driver) per domein. Hierdoor wordt het duidelijk waarom dat domein er is en hoe de domeinen zich verhouden tot de bestaansreden van de organisatie in zijn geheel. Door de omschrijving van de domeinen vast te leggen in eenzelfde canvas werd voor iedereen snel duidelijk welke verantwoordelijkheden waar liggen, waar verantwoordelijkheden overlappen en waar nog een besluit over moet worden genomen.

Invullen van domeinomschrijving Sociocratie 3.0

We eindigden de dag met een doorkijkje naar wat de komende 30-60-90 dagen nodig is om het organisatieontwerp in de praktijk te brengen. Het is zeker nog niet klaar, maar er ligt een praatplaat en onderliggende onderbouwing. Daarmee kan het gesprek met de medewerkers gestart worden om zo verder bij te schaven en te leren wat nodig is.

Ik kanvas’ ook wat met zo’n canvas!

Heb je zin om ook eens zo’n kritische blik op jouw organisatie te werpen? Download dan het canvas en kijk waar je op uit komt. Als je jouw ervaring met ons zou willen delen worden wij daar erg blij van 🙂

Wil je een bewerkbaar document, neem dan even contact met ons op. Krijg je het gewoon in een mailtje 🙂

Meer sterke verhalen

Marlou, Josje, Erik

Van voordoen, naar zelf doen

In onze aanpak gaan we vaak van voordoen, naar samen doen, naar zelf doen. Onze oudste klant is Marga Klompe, waar we inmiddels al deze stappen hebben doorlopen. Tijd om eens terug te blikken met procesbegeleider Marlou Klein Gunnewiek.
Kaders en voorbeelden goede werkafspraken

Werkafspraken maken met je team

Groepen zijn effectiever wanneer iedereen werkt binnen dezelfde kaders, met dezelfde richtlijnen en verwachtingen. Dit zorgt voor een veilige omgeving, waarbinnen iedereen optimaal kan functioneren. Als leider kan je jouw team enorm helpen door dergelijke werkafspraken te maken. Om dit te vergemakkelijken hebben wij drie manier opgeschreven die jou kunnen helpen om werkafspraken te maken met je team.
werkproces Ontwikkelatelier Hogeschool Rotterdam

Online samenwerken met consent besluitvorming

Een nieuw team met een grote opgave. De Hogeschool Rotterdam vroeg ons om een groep van 8 docenten te begeleiden bij het online samenwerken met consent besluitvorming. Zij vormen samen de Voorbereidingsgroep die het proces voor kwaliteitsverbetering van het onderwijs mocht opzetten. Veel besluiten om te nemen door mensen die elkaar niet goed kennen.
Kaarten potje vergaderen

Potje Vergaderen voor effectief vergaderen

Omdat het soms handig is om een aantal hulpmiddelen te hebben tijdens online vergaderen maakten wij een setje vergaderkaarten. Leuk om te krijgen, nog leuker om te geven! Hier de uitleg van deze kaarten.
Five disfunctions Sociocratie 3.0

13 tips voor effectieve teamsamenwerking

Het boek 'Five dysfunctions of a Team' legt op eenvoudige wijze iets heel complex uit: welke elementen zorgen voor effectieve teamsamenwerking? Vanuit Sociocratie 3.0 zijn er praktische tools om hieraan te werken.

Het verhaal van de geweldige Agile Coach, met de uitgebreide Toolbox.

Sociocratie 3.0 voor de agile coach. Welke tools uit Sociocratie 3.0 zijn waardevol voor de agile coach? Een beschrijving aan de hand van een verhaal dat we deelden in de Meetup van 3 februari.
Uwoon in consent

Consent besluitvorming met een grote groep!

Woningcorporatie Uwoon is toe aan een nieuw kantoor. Hoe besluit je welk ontwerp het gaat worden? En hoe zorg je ervoor dat alle collega's zich betrokken voelen bij dit besluit? Je wilt namelijk niet al dat geklaag in de wandelgangen later, ook al zijn je nieuwe wandelgangen nog zo mooi! En dus faciliteerden we het besluit middels consent.
Meetup GBA f2

GBA – Brandweer zonder hiërarchie

Dat je ook een brandweerorganisatie kunt bouwen zonder een strenge hierarchie en machtsstructuur laat de Gezamenlijke Brandweer Amsterdam zien.
rolselectie Sociocratie 3.0 voor teams

Rolselectie met 35 mensen: Vet (spannend)!

Rolselectie uit Sociocratie 3.0 toegepast voor het selecteren van de juiste mensen in de juiste rol. Een praktijkverhaal over het patroon rolselectie bij Over Morgen.
Anne Nynke Jansma

Hoe is het nu met…. Anne Nynke?

Anne Nynke heeft meegedaan aan de driedaagse en werkt als zelfstandig adviseur op het gebied van allerlei innovatieve werkwijzen. Wij hebben haar gevraagd hoe het haar vergaat een tijdje na de deelname.