Rolselectie met 35 mensen: Vet (spannend)!

Een praktijkverhaal van het patroon rolselectie bij Over Morgen

“We hebben besloten om drie spots op te laten gaan in twee nieuwe spots. Dat is veel logischer gezien de producten die we gezamenlijk aanbieden en de herkenbaarheid bij de klant”. Dat alleen al is super vet en laat zien dat we Navigeren via Spanning bij Over Morgen goed hebben overgebracht. Want in welke organisatie zie je het nou gebeuren dat een ‘ gewone’ collega denkt: “Dit is niet logisch meer, we moeten het anders doen” en vervolgens deze spanning uitwerkt in een voorstel dat aangenomen wordt door zijn collega’s. Geen belangen van managers, geen politieke lobby. Gewoon, rede en logica, besluit. Dat is reageren op behoeften uit de markt. Dat is wendbaarheid.

Maar nou komt het. De initiator van dit proces komt naar mij toe “In die twee nieuwe spots hebben we in totaal 10 rollen in te vullen. Een Spot Coordinator, een Salessjef, een KennisKoning, een Marketing Goeroe en bij de grootste spot nog een wervingscoordinator en een propositie coordinator. We willen die invulling doen voor twee spots en zijn met bij elkaar met 40 mensen. Denk je dat dit kan?”

Kan, kan, alles kan. De vraag is alleen hoe. Hoe lang hebben we? “Een uur, maar ik kan er ook twee van maken”. Pfiew… Nou laten we dan voor de twee gaan!

Ahhhhh…!

Na het accepteren van het kader liep ik met een spanning rond. Twee uur, voor 10 rollen met 40 man?! Hoe gaan we dat in hemelsnaam doen?! En dus met Josje in het designen van het proces geklommen.  Want het proces van rolselectie is voor ons inmiddels een koud kunstje. De combinatie van het aantal rollen, het aantal mensen en de beschikbare tijd maakt het complex. En, uitdaging: de tijd mag niet leidend zijn, dat moet het resultaat zijn. Want het gaat om iets belangrijks. Een groot deel van het werkplezier hangt af van de juiste mensen in de juiste rol. Zowel voor de individu als voor het team.

The moment of truth

Vanmiddag was het dan zover. Beide spots waren aanwezig voor het nomineren van hun helden in de juiste rollen. In de voorbespreking (een half uurtje voor de sessie) voelden wij al wat spanning. Dit is niet zo maar een vergadering voor sommige mensen, hier hing wat vanaf. Hoewel de beschikbare tijd kort is, kiezen we ervoor om toch 5 minuten open ‘check in’-tijd te geven. Om degenen die spanning voelen de kans te geven dit te delen. En, mocht er tijd over zijn, even met elkaar stil te staan bij de keuzes die we gaan maken. Die tijd investeren, winnen we later in het proces wel weer terug doordat de spanning al gedeeld is.

rolselectie Sociocratie 3.0 voor teams

En dan van start! Omdat we met een grote groep zijn, werken we in twee rondes. In de eerste ronde van 10 minuten vragen we de deelnemers om in zes groepjes hun argumenten voor mogelijke nominaties met elkaar te delen. De opdracht is om in een keer de samenstelling van het team de nomineren. We doen dit omwille van de tijd (zeker een issue), maar ook om de balans te kunnen zien die tussen deze rollen nodig is. Zo bespreekt ieder groepje hun overwegingen. Na deze ronde stuurde iedere groep een afgevaardigde die haar of zijn groep vertegenwoordigt in het selectieproces.

Artful participation

We hebben zo zes mensen die er 35 vertegenwoordigen. De rest is passief deelnemer. Dat betekent dat we ze vragen vertrouwen te hebben in het groepje van zes, maar dat wanneer zij schade zien of waarde missen ze de mogelijkheid hebben om in te breken. We willen immers niet de sessie uitlopen met de opmerking ‘ja, maar als…’. Nu maken we keuzes en dat doen de met elkaar!

spelregel artful participation

We roepen de vertegenwoordigers bij elkaar voor de selectie, waarop een van hen zegt: ‘Dit is niet oké, we kunnen zo echt niet verder. Wij zijn pas net met het bespreken van de tweede rol begonnen’ Hmm, f*ck.. denk je dan als facilitator. Kunnen we door? ‘Nee, dit is niet fair voor mijn groepje. Ik kan ze niet vertegenwoordigen zo’. Oké, maar het is een open proces. Ze zijn zelf in de zaal en als er waarde gemist wordt kunnen ze altijd inbreken. Als we nu starten en bekijken of het schadelijk is, is het dan veilig genoeg om door te gaan? ‘Nou… ja, maar dan spreek ik alleen op persoonlijke titel’. Dat is oké, als ze andere argumenten hebben, zullen we ze vragen in te breken.

Nomineren van de juiste persoon voor de rol

We halen de nominaties op door de namen voor de betreffende rollen op een post-it te schrijven en deze gelijktijdig op de gemaakte matrix op het whiteboard te hangen. Vervolgens krijgt iedereen de gelegenheid om zijn nominaties toe te lichten. Op dat moment ontstaat in de groep weer een trots gevoel. Mensen die genomineerd zijn horen namelijk argumenten waarom zij goed in die rol passen. En vaak is dat positieve feedback. Wanneer iedereen zijn nominaties heeft toegelicht is er ruimte voor het geven en vragen van extra informatie. Alle kennis kwam in de groep. En er bleek dat sommige nominaties niet gewenst waren wegens andere ambities, of bij dubbele nominaties een voorkeur werd uitgesproken. Het resultaat was een aantal lege plekken op het board. Tijd voor de volgende ronde: de hernominatie op basis van de nieuwe informatie in de groep.

En zo ontstond gezamenlijk een duidelijk patroon in de beste persoon voor iedere rol. Op dit moment. Want een rol is tijdelijk, wordt geëvalueerd en kan dus in een latere fase door iemand anders ingevuld worden. Per voorstel voor de invulling van een rol checkten we nog op bezwaren bij de groep. Geen bezwaren, vieren! De selectie voor de zes rollen in de eerste spot zat erop, nog 27 minuten over voor de selectie van vier mensen voor de tweede spot.

Als een speer

Doordat de groep het proces nu kent gaat de ronde voor de tweede Spot als een speer. In 8 minuten zijn alle argumenten voor de vier rollen gedeeld. Het ophalen van de nominaties gaat soepel en de patronen zijn wederom duidelijk. Het gewenste resultaat is bereikt: we rondden we het selectieproces af met 10 mensen in rollen die zij ambiëren, die expliciet de steun uitgesproken hebben gekregen van alle 35 aanwezigen. Hoe vet is dat! Oké, ik beantwoord hem zelf: heel vet! En dat met nog 36 seconden over op de klok.

Extra leuk is dat er keuzes uitkomen die vooraf niet verwacht werden. Rutger werd door de groep geselecteerd voor de rol van spotcoordinator. “Ik ging naar deze bijeenkomst om collega’s te nomineren. Ik ging helemaal niet met de verwachting dat ik zelf Spotcoordinator zou kunnen zijn. Maar dat de collega’s zien dat ik dat kan en mij dat vragen is wel een eer. Leuk om deze nieuwe rol te gaan vervullen!

Wat een goed idee!

Wil zelf leren hoe rolselectie en andere patronen te faciliteren? We geven regelmatig trainingen!

Meer sterke verhalen

Navigeren IN spanning

Ook wanneer het niet loopt zoals verwacht helpt het om te navigeren via spanning. Dit blog gaat over de toepasbaarheid van S3 in gespannen situaties.

Voorstel co-creëren voorgesteld

Het patroon Voorstel cocreëren uit Sociocratie 3.0 uitgelegd aan de hand van een praktisch voorbeeld bij Rebelwise. In 6 stappen naar een gedragen voorstel!

Sociocratie 3.0 bij De GGD Hollands Noorden

GGD HN werkt met zelforganisatie. Sociocratie 3.0 biedt het Procesteam JGZ handvatten en structuur in de samenwerking in cirkels en teams.

Mijn vijf f*ck ups bij zelforganisatie

Zelforganisatie klinkt heel eenvoudig. En zo wordt het vaak ook ingevoerd. De manager gaat weg, de medewerker moet het nu zelf oplossen. Want dat is zelforganisatie toch? Nou niet precies. En ik kan het weten, want al doende wordt men wijs... Bij Part-up werkte ik met zelforganisatie. Dit zijn mijn f*ck ups.

Twaalf tips voor een effectieve vergadering

Vergaderingen zijn er vaak en duren lang. En te vaak te lang. Patronen uit Sociocratie 3.0 bieden veel ingrediënten voor effectief vergaderen. Hier 12 tips!

Pappa de bestuurder

Drivers zijn handig om het probleem te formuleren, zonder de oplossing te pushen. Net als medewerkers willen (mijn) kinderen autonomie en respect.

Einde van de macht van de Product owner?

Rollen in sociocratie 3.0 zijn dynamisch. Je richt ze alleen in als dat nodig is. Betekent dat einde van de macht van de Product owner? It depends!

Hoe je van command and control naar gedeeld eigenaarschap gaat

De principes van sociocratie 3.0 liggen ten grondslag aan de transformatie van de Amerikaanse Taskforce die Al Qaida Iraq bevocht. Team of teams!

Dit is mijn domein.

Teamdag met Rebelwise: Effectief in teamsamenwerking door duidelijkheid over hetgeen nodig is, hoe we dat met elkaar aanpakken en wat de rolverdeling is.

Het recept voor een goed (voor)bereid project

Driver mapping (Sociocratie 3.0) biedt een mooie tool voor het snel starten van je project. De wijsheid van de groep doet de rest: van spanning naar project.