Potje Vergaderen

Sing when you’re winning!

Online meetings. Iets dat zich nog sneller heeft verspreid dan COVID 19 zelf. We werken gedwongen thuis en reizen gaat niet meer zo makkelijk. En dus kruipen we met z’n allen achter het beeldscherm, de tablet of de telefoon. Want een online meeting was nog nooit zo makkelijk! En… het werkt!

Tenminste, voor gedisciplineerde teams die een duidelijke vergaderstructuur hebben, een goede facilitator en een aantal duidelijke spelregels. Maar zelfs dan merkten wij dat het soms handig is om een aantal hulpmiddelen te hebben die ervoor zorgen dat je niet de hele tijd hoeft te onderbreken om iemand te wijzen op het muten van haar/zijn microfoon, je ongedwongen een pauze aan kunt vragen, of even kunt laten weten dat je je herkent in een gemaakt punt zonder op de ‘un-mute’ knop te hoeven drukken.

Daarom maakten wij een setje vergaderkaarten voor je. Leuk om te krijgen, nog leuker om te geven! Want als alleen jij ze hebt, dan hangt alles van jou af… Hoe mooi is het als je samen signalen kunt geven om effectief en prettig online samenwerken een nog makkelijker te maken. Een leuk relatiegeschenk, waar je zelf ook baat bij hebt dus!

Benieuwd wat ze betekenen?

Check deze korte uitleg, of duik voor meer inhoud in de toegevoegde linkjes!

geen bezwaar

Geen Bezwaar – Werk je nog met open vragen als ‘wat vinden jullie ervan als we …. zouden doen?’ Aai… niet handig. Je krijgt namelijk alleen maar meningen en kunt daar vervolgens een aantal uurtjes aan besteden om er chocolade van te maken. Effectiever is het om een voorstel te doen voor een oplossing. Je hebt er immers over nagedacht toch? En hopelijk laten je teamgenootjes dan de kaart ‘Geen bezwaar’ zien!

Zorgen consent besluitvorming

Ik heb een Zorg – Twijfel je over een voorstel dat gedaan wordt, maar wil je niet direct het proces stoppen? Geef dan met deze kaart aan dat je een zorg hebt. Een goede facilitator zal dit noteren en je (aan het eind) vragen om je zorg te delen. Zo kunnen we samen leren en evalueren! 

bezwaar consent besluitvorming

Ik heb een bezwaar – Zie je schade of een directe verbetering? Geef dit cadeautje dan aan de groep door ze het te laten zien. Zo help je om onnodige fouten te maken of kansen te laten liggen. 

Bezwaren, zorgen en consent zijn misschien nog geen standaard onderdeel van jouw vergadervocabulaire. Ach vooruit, we hebben allemaal onze zorgen, maar de rest horen wij niet vaak voorbij komen. Eeuwig zonde! Neem namelijk eens je beslissingen gebaseerd op consent en merk het verschil. Sowieso al een hele upgrade voor de effectiviteit van ieder overleg. Weten hoe? Lees het hier.

Elmo

ELMO – Ken je die situaties, waarin het punt duidelijk is, maar het gesprek wel eindeloos door lijkt te gaan. Dan is de ELMO kaart ideaal. Hij staat voor de afkorting van ‘enough, let’s move on’. Sowieso vinden wij dat Elmo altijd al een irritante stem heeft, dus voooooooralll dooooorgaaaan!

Ben zo terug

Ben zo terug – Je kunt natuurlijk even je microfoon openen om te zeggen dat je even naar de WC moet, of de deur open moet doen voor de postbode. Maar is dat echt nodig? Vraag je toestemming, of wil je gewoon dat men weet dat je even niet beschikbaar bent. Precies, je laat de  Ben zo terug’ kaart even zien, terwijl de rest verder kan!

Koffie break

Break? – We lijken in online meetings wel eens te vergeten dat onze aandachtsspanne maar 45-50 minuten is. En dus gaan we door. Zonde, want thuis heb je nog betere koffie dan op je werk. Steek de Break? kaart dus gerust in de lucht om te laten weten dat jouw aandachtsspanne voorbij is. Dan kun je daarna weer effectief met elkaar verder!

Pomodor0

Pomodoro – Gaat een Break je te ver, maar heb je wel even een onderbreking nodig? Vraag een Pomodoro aan! De Pomodoro wordt bijgehouden door een timer (origineel een kookwekker in de vorm van een tomaat, vandaar de naam) en is bedoeld als energie break, die niet langer dan 2 a 3 minuten duurt. Moeilijk online? Helemaal niet! Probeer maar eens een gezamenlijke ademhalingsoefening, rekken en strekken, ‘ik ga op reis en ik neem mee’ of ‘commando pinkelen’! Zin in? Pak je Pomodoro kaart erbij!

Time box

Time-box – Een goed gebruik dat we in live meetings al veel meer zouden moeten doen. Met elkaar vooraf bepalen hoe lang we voor dit onderdeel willen nemen en deze visueel zichtbaar te maken. Het zorgt ervoor dat we bewust zijn van de tijd die we hebben en nemen. Vaak is de vooraf gezette tijd namelijk voldoende. Vergeet de facilitator een time-box mee te geven? Kaart omhoog!

ik ook

Plus 1 – Hoe lekker is het om te voelen dat je niet de enige bent die iets ervaart? En hoe lekker is het dat je niet steeds onderbroken wordt met ‘ja, dat vind ik nou ook’, ‘en ik’, ‘en ik’, ow ja ‘en ik ook’. Door simpelweg even de Plus 1 kaart omhoog te houden kun je aangeven dat je je herkent in het standpunt van de spreker en het groepsproces te versterken in plaats van te onderbreken.

Check in

Check in – Oeps! Starten we nou echt direct met de inhoud? Aaai… Zeker in de situatie waarin je elkaar niet direct aan kunt kijken is het slim om te starten met een check in. Dat kan zijn even peilen hoe de hoofden staan, of wat je nodig hebt. Maar start ook eens met een mooie openingsvraag waardoor je iemand persoonlijk wat beter leert kennen. Check in vergeten? Kaartje omhoog! (kan ook als de meeting als een kwartier bezig is en je het gevoel hebt dat je wel luistert, maar elkaar niet hoort).

Buiten scope

Buiten Scope – Deze discussie gaat helemaal niet meer over het punt dat op de agenda staat. Natuurlijk is dat reden genoeg om te un-muten en de betreffende mensen weer terug bij het punt te trekken. Maar soms is even de ‘Buiten Scope’ kaart laten zien al genoeg om ze zelf bewust te laten worden. Wel zo prettig!

LOL

LOL – Voor wie niet opgegroeid is met ICQ, MSN of later What’s app, LOL staat internationaal voor ‘Laughing out loud’ en betekent in het Nederlands zoveel als LOL! Maar dan dus via een kaartje zodat je jouw plezier explicieter kunt delen dan die vage grijns op je gezicht.

 

Oke, dan nog een aantal praktische die handig zijn bij online video meetings

 

Check Chat – Vraagt iemand steeds om hulp, een linkje, of houdt zij/hij anderszins de boel voor de groep op? Deel even iets in de chat en laat de kaart Check Chat zien. Geen woorden meer voor nodig.

Video uit – Heeft je meeting maatje een slechte verbinding en vaak last van een ‘Freeze’? Laat de kaart video uit zien, om de kwaliteit van het gesprek te verbeteren.

Ik hoor je niet – Volgens mij zit zij/hij te praten, maar de mic staat op mute. Oftewel, ‘Ik hoor je niet!’

Rec – Hoewel het meestal in beeld is als de meeting wordt opgenomen, kan het nooit kwaad om het ook duidelijk in beeld te laten zien met de ‘Ik neem dit op’-kaart!

Bijna tijd – Weet je nog van die time-box? Als die dus bijna om is, is het tijd om deze kaart erbij te pakken. Duidelijke hint voor alle deelnemers!

Wifi issues – Soms wil je wel praten, maar lukt het niet. Grote kans dat je af-en-aan uitvalt door een slechte verbinding. En soms heb je het zelf niet door, maar de vergaderbroeders wel. Laat het weten door de ‘Wifi issues’ kaart.

Geen audio – Ken je dat, je komt een meeting in en je ziet mensen praten, maar je hoort ze niet? Dan gaat het vaak naar de chat, of stuur je een What’s app met ‘ik heb geen audio…’. Dat kan dus ook met dit kaartje.

Mute – Vergaderen in een luidruchtige omgeving (het koffietentje is omgeruild voor het thuis-’front’) hoeft geen probleem te zijn. Als je maar netjes je microfoon op ‘mute’ zet, oftwel uit doet. Weet je niet wie het achtergrondgeluid heeft? Speel je ‘Mute’ kaart en ze lossen het zelf op!

Dat waren ze dan! Niks wat jou er nu nog van weerhoudt om een effectieve vergadering te houden, toch? Lukt het niet, dan wordt het in ieder geval kleurrijker.

P.s. Op zoek naar meer tips om effectiever te vergaderen? Lees dan dit blog eens. Niet toegespitst op online, maar nog steeds toepasselijk. Misschien ook wel weer eens lekker om te doen alsof het allemaal nog is zoals het was…

ik ook

Wat een goed idee!

Wil je ook een lekker potje vergaderen? Of gun je iemand anders dit plezier?

Bestel dan nu een setje, of meer, en begin met spelen!

Meer sterke verhalen

Five disfunctions Sociocratie 3.0

13 tips voor effectieve teamsamenwerking

Het boek 'Five dysfunctions of a Team' legt op eenvoudige wijze iets heel complex uit: welke elementen zorgen voor effectieve teamsamenwerking? Vanuit Sociocratie 3.0 zijn er praktische tools om hieraan te werken.

Het verhaal van de geweldige Agile Coach, met de uitgebreide Toolbox.

Sociocratie 3.0 voor de agile coach. Welke tools uit Sociocratie 3.0 zijn waardevol voor de agile coach? Een beschrijving aan de hand van een verhaal dat we deelden in de Meetup van 3 februari.
Uwoon in consent

Consent Besluitvorming bij Uwoon

Woningcorporatie Uwoon is toe aan een nieuw kantoor. Hoe besluit je welk ontwerp het gaat worden? En hoe zorg je ervoor dat alle collega's zich betrokken voelen bij dit besluit? Je wilt namelijk niet al dat geklaag in de wandelgangen later, ook al zijn je nieuwe wandelgangen nog zo mooi! En dus faciliteerden we het besluit middels consent.
Meetup GBA f2

GBA – Brandweer zonder hiërarchie

Dat je ook een brandweerorganisatie kunt bouwen zonder een strenge hierarchie en machtsstructuur laat de Gezamenlijke Brandweer Amsterdam zien.
rolselectie Sociocratie 3.0 voor teams

Rolselectie met 35 mensen: Vet (spannend)!

Rolselectie uit Sociocratie 3.0 toegepast voor het selecteren van de juiste mensen in de juiste rol. Een praktijkverhaal over het patroon rolselectie bij Over Morgen.
Anne Nynke Jansma

Hoe is het nu met…. Anne Nynke?

Anne Nynke heeft meegedaan aan de driedaagse en werkt als zelfstandig adviseur op het gebied van allerlei innovatieve werkwijzen. Wij hebben haar gevraagd hoe het haar vergaat een tijdje na de deelname.

Hoe is het nu met… Jan Hendriks?

Hoe gaat het nu met Jan Hendriks, na zijn deelname aan onze driedaagse training? Jan Hendriks, aimabele man van achter in de vijftig. Heeft veel ervaring in HR, het bouwen van organisaties en mega veel titels die hij achter zijn naam kan zetten (en dat ook doet). Kortom, iemand die kennis absorbeert en dit momenteel inzet voor ouderenzorg organisatie Marga Klompé in het oosten van ons land.
Training sociocratie 3.0

Sociocratie 3.0 in de zorg

Wij hebben een blog geschreven genaamd Sociocratie 3.0 voor dummies. Daarin leggen wij uit op welke principes deze aanpak is gebaseerd en hoe het in te zetten is.
deep lissening Artful

Tranen van het L…uisteren!

Tranen van het L... Ja, normaal staat hier bij ons Lachen! Maar niet altijd. Soms komt de emotie ineens boven. Zo ook tijdens het Luisteren naar een deelnemer tijdens de training. Een mooi voorbeeld van Artful participation in de praktijk.
Domeinen sociocratie 3.0

Dit is mijn domein.

Teamdag met Rebelwise: Effectief in teamsamenwerking door duidelijkheid over hetgeen nodig is, hoe we dat met elkaar aanpakken en wat de rolverdeling is.