Het recept voor de (voor)bereiding van een project:

Bereidingstijd: 90 minuten

Benodigdheden:

• 5 à 10 (juiste) mensen
• 250 geeltjes
• 10 stiften
• Een prettige ruimte met een kale muur. 

Stap 1: Concretiseer en formuleer een “driver” 

Dit kan je doen middels een “driver”. Een driver omvat een richting, maar niet de oplossing. De driver is bedoeld om zeker te zijn dat mensen de aanleiding (huidige situatie) kennen en dat er een gezamenlijk beeld is van de gewenste situatie. Kortom, dat we gaan werken vanuit een gezamenlijk referentiekader!

• Omschrijf de huidige situatie als een observatie en het effect daarvan; 

Ik zie/voel/hoor … en daardoor … 

• Omschrijf de gewenste situatie, de behoefte, en de impact daarvan;

Het is nodig dat …, zodat … 

Door dit zo kort en concreet mogelijk op te schrijven ontstaat er duidelijkheid over wat je probeert op te lossen en waarom en hoe het eruit ziet wanneer de resultaten zijn bereikt. Heel vaak slaan we deze stap over. We gaan aan de slag met de oplossing voordat voor iedereen duidelijk is wat nou eigenlijk het probleem is, of wat we proberen te bereiken. Het goede idee van de één kan dan door de ogen van de ander een slecht idee zijn, omdat je niet hetzelfde probeert te bereiken of op te lossen. 

Voorbeeld:

“We zijn gaan werken met zelforganiserende teams, zonder duidelijk beeld van hoe we dit zouden kunnen doen. Daardoor is er onduidelijkheid over wat we van elkaar verwachten en wie waarvoor verantwoordelijk is. Het is nodig om een gezamenlijke werkwijze te creëren, zodat er duidelijkheid is en iedereen weet wat er wordt verwacht.”

Stap 2: Identificeer actoren

(tip: gebruik grote stickies voor de actoren)

Met jouw groep knappe koppen ga je aan de slag met het identificeren van de betrokken actoren. Met de uitvoering van het project zullen onderweg mensen worden geraakt. Er zal immers iets veranderen. Probeer gezamenlijk deze mensen, actoren, in kaart te brengen. Ga niet door tot je iedereen hebt, maar tot het goed genoeg is om te kunnen beginnen en de belangrijkste groepen genoemd zijn. Denk aan mensen die:

• Voordelen ervaren 
• Nadelen ervaren 
• Tegen kunnen werken
• Mee kunnen werken

Voorbeeld:

Het verandertraject naar zelforganisatie kent veel betrokkenen. Sommige medewerkers hebben bijvoorbeeld zoveel veranderingen meegemaakt dat zij verandermoe zijn. Zij zouden voordelen ervaren in de nieuwe situatie, maar zullen onderweg toch tegenwerken. Of de bestuurder die gewend is om alles te besluiten en moeite heeft om die invloed los te laten, maar wel een voordeel heeft bij een effectieve, productieve organisatie, met tevreden medewerkers. Naast deze actoren zijn er veranderaars (medewerkers), klanten, managers, andere organisaties (en wellicht uiteindelijk de samenleving in zijn geheel ;)), consultants, coaches, etc. Zij kunnen zowel voor- als nadelen ervaren en mee- en/of tegenwerken.

Stap 3. In kaart brengen van de behoeften

Bedenk wat de verschillende actoren nodig hebben om mee te kunnen en wat jullie van hen nodig hebben om door te gaan. Schrijf deze zo concreet mogelijk op, zodat het begrijpelijk is voor iedereen. Wanneer je alleen betrokken bent bij de projectstart is het belangrijk om een verduidelijking te geven, zodat anderen het kunnen oppakken. Formuleer de behoeften dus als een (halve) driver “Wij hebben… nodig, zodat… of Zij hebben… nodig, zodat…”

Voorbeeld:

“Wij, als projectteam, hebben kennis over verschillende werkwijzen nodig, zodat we kunnen besluiten wat het best bij ons past.” en “Zij, de medewerkers, hebben informatie over het project nodig, zodat zij kunnen bijdragen. ”.

Stap 4: Identificeer experts

De muur begint al aardig vol te raken met de actoren en hun en onze behoefte die optreden bij het realiseren van de driver (en daarmee het project). Bekijk met elkaar de actoren en hun behoeften. Wie ken je met expertise over het geven van invulling aan de genoemde behoeften? Wie zouden we hiervoor kunnen benaderen? Zo krijg je inzicht in, en kun je gebruiken maken van, elkaars netwerk. De juiste mensen voor jouw projectteam komen als vanzelf aan het licht. Hoeveel makkelijker is dat dan tijdens je project steeds te moeten horen ‘dat had je moeten vragen aan Kees, die heeft dat al drie keer gedaan!’.

Voorbeeld:

Het projectteam (actor) heeft kennis over de verschillende werkwijzen nodig (behoefte), zodat we kunnen besluiten welke het best bij ons past. Marietje van HR heeft ervaring Holacracy en Herman werkte wel eens met Teal, wellicht kunnen zij ons iets vertellen! We kunnen ook Erik en Josje van Rebelwise erbij betrekken, zij weten veel over S3!

Stap 5. Cluster in domeinen.

Domeinen zijn afgebakende gebieden van invloed, informatie en activiteit. Je kunt de domeinen identificeren door de actoren en/of behoeften op te clusteren. Het benoemen van een domein is logisch wanneer het effectiever is om naar het cluster in het geheel te kijken, dan naar iedere individuele behoefte an sich. Een voorbeeld van een traditioneel domein is marketing. Niemand “is” marketing, maar degenen die werken binnen dit domein dragen allemaal bij aan marketing en hebben invloed op het geheel. En je kan je voorstellen dat je beter in eerste instantie kan beginnen met een overkoepelende marketingstrategie, dan dat je per eventuele klant en per medewerker losstaand moet gaan bepalen wat de strategie is.

Voorbeeld:

Cluster de verschillende behoeften in: (a) Domein werkwijzen (onderzoeken welke werkwijzen er zijn) | (b) domein interne behoeften (onderzoeken wat medewerkers nodig hebben) | (c) domein informeren (op de hoogte houden van stakeholders).

Driver mapping uit sociocratie 3.0 kan gemakkelijk met groepen van 15 mensen.

Stap 6. Beman de domeinen en maak de werkvoorraad concreet!

Tot aan deze stap heb je in de grote groep gewerkt. Dat is handig om het net met ideeën en behoeften op te halen, maar zodra je over wilt tot actie wil je niet meer alles centraal doen. Ook zijn er best beslissingen die in kleiner comité genomen kunnen worden. Je verdeelt de groep over de domeinen om te kijken welke behoeften allemaal in het cluster opgepakt moeten worden. Door deze te prioriteren, door te geven wat niet past en weg te gooien wat dubbel of onzin is kom je snel tot een werkvoorraad. Zit er veel overlap tussen domeinen? Bepaal dan alvast welke linkjes je moet leggen voor het nemen van besluiten.

Stap 7: Vier!

Je hebt zojuist geïdentificeerd wat je wil bereiken, wie je hiervoor nodig hebt en in welke belangrijke behoeften je moet voorzien om de kans op succes zo groot mogelijk te maken. De muur is vol en je hoofd is leeg. Je project kan van start. Maar niet voordat je een happy dance gedaan hebt. Binnen 90 minuten met 10 man de outline voor een projectplan maken en de rolverdeling op organische wijze inrichten is best indrukwekkend toch?

Wil je dit recept wel eens bereiden, zonder zelf de mise en place te hoeven doen? Dat kan! We komen je graag een keertje helpen bij het opstarten van jouw project of organisatie met Driver mapping uit Sociocratie 3.0! Neem even contact op om de mogelijkheden te bespreken.

P.S. Mocht iemand het zonnebrandhokje tot uitvoering willen brengen, mijn zegen heb je! Patent erop aanvragen kan nu toch niet meer 😉