Recept voor een goed (voor)bereid project

Van spanning tot concrete resultaten met “Driver Mapping” uit Sociocratie 3.0

Ik heb wel eens ideeën. Bijvoorbeeld het ontwikkelen van een zonnebrand “hokje” op het strand. Een soort spraytan cabine, maar dan wordt je ingespoten met zonnebrandcrème. Zo’n hokje zou het gedoe van insmeren verminderen, wat de kans groter maakt dat ik het doe. Iedere keer dat ik me handmatig aan het insmeren ben, voel ik een beetje frustratie; “Wat een gedoe, dit zou toch makkelijker moeten kunnen?!?!”.

Er zit verschil tussen hoe het nu is, en hoe het idealiter zou zijn. Hierdoor ontstaat spanning. Veel bedrijven en projecten ontstaan vanuit een dergelijke spanning (al is de spanning dan meestal iets groter dan mijn bovengenoemde lichte frustratie ;)). Deze spanning wordt ook wel omschreven als de “why”, de purpose, of, nog mooier, een “raison d'être”. Ik noem het een driver, wat voortkomt uit Sociocratie 3.0 (S3). Tussen het opmerken van deze spanning en het bereiken van het ideaal zitten vele stappen. Het wordt algauw een heel project! En hoe start je nou een project (of bedrijf) op een zo goed mogelijke manier? Door gebruik te maken van “Driver mapping”, één van de vele patronen uit S3.

Het recept voor de (voor)bereiding van een project


Benodigdheden

  • De juiste mensen (5 à 10, maar 30 kan ook met goede facilitatie)
  • 250 geeltjes (of meer, of minder..)
  • 10 Stiften (zwarte fineliners zijn goed fotografeerbaar)
  • Prettige ruimte met kale muur

Bereidingstijd

  • Circa 45 minuten

Vind de juiste mensen voor je sessie!

Om het project een goede start te geven, heb je de wijsheid van de groep nodig. Een project wordt altijd door iemand in het leven geroepen. Bedenk wie je zou kunnen helpen om de benodigde kennis, scope en inzichten te geven voor dit project. Hiervoor kun je aan drie vragen denken.

1. Wie zou erbij moeten zijn?

Bijvoorbeeld vanwege beslissingsbevoegdheid en expertise

2. Wie willen we er graag bij hebben?

Kennis over het onderwerp, handige vaardigheden, etc.

3. Wie wil er zelf graag bij zijn?

Persoonlijke motivatie om te willen bijdragen.


Let's get cooking!


Stap 1. Formuleer en concretiseer de driver


Dit kan je doen middels een “driver statement”. Een driver statement omvat een richting, maar niet de oplossing.

Omschrijf de huidige situatie als een observatie en het effect daarvan;
  • Ik zie/voel/hoor … en daardoor ...
Omschrijf de gewenste situatie, de behoefte, en de impact daarvan;
  • Het is nodig dat …, zodat …
Door dit zo kort en concreet mogelijk op te schrijven ontstaat er duidelijkheid over wat je probeert op te lossen en waarom en hoe het eruit ziet wanneer de resultaten zijn bereikt. Heel vaak slaan we deze stap over. We gaan aan de slag met de oplossing voordat duidelijk is wat nou eigenlijk het probleem is, of wat we proberen te bereiken. Het goede idee van de één kan dan door de ogen van de ander een slecht idee zijn, omdat je niet hetzelfde probeert te bereiken of op te lossen.

Voorbeeld

We zijn gaan werken met zelforganiserende teams, zonder duidelijk beeld van hoe we dit zouden kunnen doen. Daardoor is er onduidelijkheid over wat we van elkaar verwachten en wie waarvoor verantwoordelijk is. Het is nodig om een gezamenlijke werkwijze te creëren, zodat er duidelijkheid is en iedereen weet wat er wordt verwacht.

Stap 2. Identificeer actoren.


Met jouw groep knappe koppen ga je aan de slag met het identificeren van de betrokken actoren. Met de uitvoering van het project zullen onderweg mensen worden geraakt. Er zal immers iets veranderen. Probeer gezamenlijk deze mensen, actoren, in kaart te brengen. Ga niet door tot je iedereen hebt, maar tot het goed genoeg is om te kunnen beginnen en de belangrijkste groepen genoemd zijn.

Denk aan mensen die:
  • Voordelen ervaren
  • Nadelen ervaren
  • Tegen kunnen werken
  • Mee kunnen werken

Voorbeeld

Het verandertraject naar zelforganisatie kent veel betrokkenen. Sommige medewerkers hebben bijvoorbeeld zoveel veranderingen meegemaakt dat zij verandermoe zijn. Zij zouden voordelen ervaren in de nieuwe situatie, maar zullen onderweg toch tegenwerken. Of de bestuurder die gewend is om alles te besluiten en moeite heeft om die invloed los te laten, maar wel een voordeel heeft bij een effectieve, productieve organisatie, met tevreden medewerkers. Naast deze actoren zijn er veranderaars (medewerkers), klanten, managers, andere organisaties (en wellicht uiteindelijk de samenleving in zijn geheel ;)), consultants, coaches, etc. Zij kunnen zowel voor- als nadelen ervaren en mee- en/of tegenwerken.

Stap 3. Breng de behoeften in kaart.


Bedenk wat de verschillende actoren nodig hebben om mee te kunnen en wat jullie van hen nodig hebben om door te gaan. Schrijf deze zo concreet mogelijk op, zodat het begrijpelijk is voor iedereen. Wanneer je alleen betrokken bent bij de projectstart is het belangrijk om een verduidelijking te geven, zodat anderen het kunnen oppakken. Formuleer de behoeften dus als een (halve) driver “Wij hebben… nodig, zodat… of Zij hebben… nodig, zodat…”

Voorbeeld

“Wij, als projectteam, hebben kennis over verschillende werkwijzen nodig, zodat we kunnen besluiten wat het best bij ons past.” en “Zij, de medewerkers, hebben informatie over het project nodig, zodat zij kunnen bijdragen. ”.

Stap 4. Identificeer experts


De muur begint al aardig vol te raken met de actoren en hun en onze behoefte die optreden bij het realiseren van de driver (en daarmee het project). Bekijk met elkaar de actoren en hun behoeften. Wie ken je met expertise over het geven van invulling aan de genoemde behoeften? Wie zouden we hiervoor kunnen benaderen? Zo krijg je inzicht in, en kun je gebruiken maken van, elkaars netwerk. De juiste mensen voor jouw projectteam komen als vanzelf aan het licht. Hoeveel makkelijker is dat dan tijdens je project steeds te moeten horen ‘dat had je moeten vragen aan Kees, die heeft dat al drie keer gedaan!’.

Voorbeeld

Het projectteam (actor) heeft kennis over de verschillende werkwijzen nodig (behoefte), zodat we kunnen besluiten welke het best bij ons past. Marietje van HR heeft ervaring Holacracy en Herman werkte wel eens met Teal, wellicht kunnen zij ons iets vertellen! We kunnen ook Erik en Josje van Rebelwise erbij betrekken, zij weten veel over S3!

Stap 5. Cluster in domeinen.


Domeinen zijn afgebakende gebieden van invloed, informatie en activiteit. Je kunt de domeinen identificeren door de actoren en/of behoeften op te clusteren. Het benoemen van een domein is logisch wanneer het effectiever is om naar het cluster in het geheel te kijken, dan naar iedere individuele behoefte an sich. Een voorbeeld van een traditioneel domein is marketing. Niemand “is” marketing, maar degenen die werken binnen dit domein dragen allemaal bij aan marketing en hebben invloed op het geheel. En je kan je voorstellen dat je beter in eerste instantie kan beginnen met een overkoepelende marketingstrategie, dan dat je per eventuele klant en per medewerker losstaand moet gaan bepalen wat de strategie is.

Voorbeeld

Domein werkwijzen (onderzoeken welke werkwijzen er zijn) | domein interne behoeften (onderzoeken wat medewerkers nodig hebben) | domein informeren (op de hoogte houden van stakeholders).

Stap 6. Beman de domeinen en VIER!


Je hebt zojuist geïdentificeerd wat je wil bereiken, wie je hiervoor nodig hebt en in welke belangrijke behoeften je moet voorzien om de kans op succes zo groot mogelijk te maken. De muur is vol en je hoofd is leeg. Je project kan van start. Maar niet voordat je een happy dance gedaan hebt. Binnen 45 minuten met 10 man de outline voor een projectplan maken is best indrukwekkend toch?

Wil je dit recept wel eens bereiden, zonder zelf de mise en place te hoeven doen?

JA! DAT WIL IK!