Juni 2018 stapten wij voor het eerst binnen bij Over Morgen. De oprichters en aandeelhouders wilden met de nieuwe directeur zelforganisatie, of zelfs zelfsturing gaan inzetten. Een mooie ambitie: immers, slimme mensen die complexe projecten managen zullen ook goed zien wat er nodig is voor de organisatie, toch? Alleen, hoe gaan we dat dan precies doen? Dat er ‘spots’ moesten komen als autonome marktteams was al besloten. Maar hoe die spots zichzelf en de gezamenlijkheid zouden gaan besturen, dat was nog een uitdaging. Want wat is samen sturing eigenlijk?

Met veel theoretische kennis over Sociocratie 3.0, de ervaring van de werking in de eigen startup en een duidelijk beeld van hoe dit voor Over Morgen zou kunnen werken, wilden wij wel een gezamenlijk experiment starten: een partnerschap waarin wij voor gereduceerd tarief Over Morgen begeleiden in de ontwikkeling naar zelfsturing. In ruil daarvoor zouden wij mogen experimenteren, gezamenlijk leren en vooral ook onze ervaringen delen. Intern, online en nu zelfs in een heus boek!

Fly on the wall bij het SpotCo

We maakten de afspraak om te gaan navigeren via spanning: op zoek naar de knelpunten die de organisatie ervaart en deze een voor een oplossen. De eerste stop was het ‘spot coördinatoren overleg’. De vergadering verliep soepeltjes: er werd gelachen, gepraat en gedeeld. Na afloop kreeg ik de vraag: ‘Wat is je opgevallen?’. 

Kort en goed: van de 6 onderwerpen op de agenda, is er op 3 uitwisseling van gedachten geweest, maar is het vervolg niet duidelijk. Wat is dan de waarde van de uitwisseling geweest? Verder heb ik het idee dat op twee onderwerpen mensen een mededeling hebben gedaan over hun werkwijze in hun spot, die eigenlijk ook anderen raakt, of dat die relevant zijn om met z’n allen op dezelfde manier aan te pakken. Maar er is bij beide onderwerpen geen gezamenlijk besluit genomen. Dus wat is nu de afspraak? En op alle onderwerpen werd aan tafel pas duidelijk wat de bedoeling van het item was. Dat heeft best wat tijd gekost…’

Van reflectie naar experiment, van experiment naar werkwijze (in zes weken tijd)

De reflectie werd herkend. Het volgende Spotco deden we direct we een experiment met consent besluitvorming. Er lag een goed voorbereid voorstel over een gezamenlijke spanning, we haalden vragen op om onduidelijkheid weg te nemen en checkten vervolgens op bezwaren. Het eerste besluit was genomen, waarna de week erna direct de agenda anders werd opgebouwd. Experiment geslaagd, verandering doorgevoerd! Binnen 6 weken was Rob opgestaan om de rol van facilitator van het Spotco in te vullen en werd organisatiebrede besluitvorming toegeleid naar het Spotco.

Op naar de volgende spanning

En zo zijn we doorgegaan naar de volgende spanning: de span of control van de managers/directeur. Met destijds 75 collega’s en zelf ook declarabel zijn, was het onmogelijk voor de managers om de collega’s goed te begeleiden in hun ontwikkeling en behoeften. Door een duidelijke driver op te stellen en de wijsheid van de groep te benutten middels voorstel vormen tijdens een pizza-sessie, kwamen de collega’s met het concept van de HR Held: collega’s die naast hun rol als adviseur ook een HR taak op zich konden nemen. 

Wederom werd binnen enkele weken deze spanning omgezet in een besluit en zaten we korte tijd later met een afvaardiging van iedere spot in het Atelier om ‘rol selectie’ te doen voor de eerste zeven HR Helden. Er waren meer gegadigden dan plekken, maar door het gelijkwaardige proces en de juiste argumenten, bleken er geen bezwaren te zijn op de uiteindelijke selectie. Sterker nog, het antwoord was volmondig: Go!

Content met consent voor samen sturing

Vanuit deze ervaringen zijn we steeds vaker processen gaan ondersteunen. Het SpotCo groeide door naar het OMco. MS Teams werd geïntroduceerd voor transparante communicatie en iedereen kon items voor het OMco inbrengen en erbij aanwezig zijn indien nodig. Consent werkte steeds beter voor de besluitvorming die ‘iedereen’ raakte. Soms zelfs met de hele organisatie. Zo heeft het hulpteam strategie een berg werk verzet om een BHAG op te stellen voor Over Morgen. BHAG? Ja, een Big Hairy Audacious Goal: de meerjarenstrategie voor Over Morgen. En omdat dit besluit iedereen raakte was het voor hen belangrijk dat we alle wijsheid zouden benutten. In corona tijd… 

En dus liepen we een gezamenlijk proces via MS Teams: een aantal dagen voor het stellen van verhelderende vragen via Teams waarop het hulpteam kon antwoorden en verduidelijken. Een reactieronde waar collega’s wederom via Teams hun eerste indruk konden delen en vervolgens de mogelijkheid om bezwaren te uiten. Het hulpteam beoordeelde de bezwaren en paste aan waar nodig, om als finale met 66 collega’s in een Teams-call van een uurtje een besluit te nemen over de meerjarenstrategie. Na de presentatie door het hulpteam en het beantwoorden van de vragen die nog overbleven, vroeg ik iedereen om de camera uit te doen. Wanneer je een bezwaar had kon je bij ‘nul’ de camera weer aanzetten. Ik telde af: ‘3, 2, 1… 0!’. Drie poppetjes kwamen in beeld, met goede argumenten die nog een kleine aanpassing rechtvaardigden. Een aanpassing die ter plekke gedaan of toegezegd kon worden. En zo was het besluit genomen. Met 66 mensen, online, binnen een uur. Voor mij ook een uniek experiment en erg toffe ervaring, die we later nog een keer over zouden doen met rolselectie voor de OR.

Nuttig bij complexiteit

Door de groei en overname veranderde de organisatie door de jaren heen. Nieuwe spots ontstonden, oude doofden uit. Bij iedere complexe vraag (zoals 35 mensen verdelen over twee spots en het invullen van bijbehorende rollen, of het ophalen van ontwikkelpunten voor organisatie tijdens een OMkijken) mocht ik weer even ondersteunen of begeleiden met verschillende werkvormen. 

Zelfs tot het laatste samen sturende traject waarin de integratie van Over Morgen en Arcadis vorm moest krijgen. Hoewel beladen en complex, ervaarde ik dat dat de principes onder de Samen sturing overeind zijn gebleven. In verschillende sessies zijn voorstellen gemaakt met de betrokkenen, is een strategie ontwikkeld en regelmatig gecheckt op bezwaar. Het lastige aan deze fase vond ik dat er eigenlijk geen consent was over de driver voor integratie (de noodzaak / het waarom) en dat die gedurende het proces nog weer veranderde. Het liet voor mij zien wat de waarde is van het benutten van patronen, maar ook wat de kwetsbaarheid is.

Samen sturing, een geslaagd experiment

Het ‘experiment’ van Samen sturing bij Over Morgen is voor mij zeker geslaagd. Het heeft laten zien wat het kan brengen, maar ook welke afhankelijkheden en kwetsbaarheden er zijn als de spelregels onduidelijk zijn of veranderen. Het heeft voor mij ook aangetoond dat de patronen uit Sociocratie 3.0 goed werken. Wat mij verbaasd heeft is de snelheid waarmee we zaken hebben kunnen veranderen. Dat zegt misschien iets over de aanpak en begeleiding (kiezen voor onderwerpen waar de noodzaak voor verandering gevoeld wordt), maar ik denk toch vooral door de mensen die bij Over Morgen werkten. Hun natuurlijke drive voor vooruitgang, leren en experimenteren maakte het een hele mooie samenwerking. Houd die drive vast. Blijf de status quo challengen en met goede argumenten komen om zaken te veranderen. Dan ben je de ideale wijze rebel, die iedere organisatie nodig heeft!

Het ga jullie goed!

Erik Soonieus