‘Binnen de organisatie zijn we over op MS Teams’, werd mij verteld bij binnenkomst. ‘Ah fijn!’, was mijn eerste gedachte. ‘Er wordt hier transparant gewerkt, korte communicatielijntjes en vooral ook niet naar elkaar gemaild. Wat goed!’. Toen ik achter mijn laptop plaats nam en inlogde op de MS Teams omgeving bleek dit niet helemaal het geval..

Het betekende in de praktijk vooral dat ze hun documenten op One Drive hebben opgeslagen en die benaderen via MS Teams. De oude mappenstructuur van de gezamenlijke schijf werd zo ongeveer de nieuwe kanaalstructuur in MS Teams en iedereen kon door zoals ze het gewend waren. Een enkele positieve uitzondering daargelaten, die de meerwaarde van online werken had ontdekt uiteraard.

Ongestructureerde communicatie en documentatie

Voor het team van 50 collega’s (en de daarbinnen gevormde subteams) betekent dit dat de primaire onderlinge communicatie telefonisch, Whatsapp, live in de vergaderzaal of per mail is. Dit heeft een aantal consequenties;

• Documenten worden lokaal aangemaakt, opgeslagen en als bijlage verstuurd via de mail. De eindversie werd wel vaak opgeslagen op MS Teams voor documentenbeheer, maar de communicatie en de documentatie zijn daarmee gescheiden opgeslagen. Dit zorgt voor een slechte vindbaarheid van documenten en onduidelijkheid over de status of context van een document.
• Tijdens de overleggen wordt veel tijd besteed aan elkaar ‘bijpraten’, oftewel het delen van informatie die soms ook al per mail gedeeld was maar nog niet iedereen bereikt had, of nog de nodige nadruk en urgentie verdiende. Dit zorgt voor de nodige vergaderdruk binnen het team.
• Er is veel een-op-een (of een-op-x) communicatie waardoor sommige collega’s wel op de hoogte waren, maar andere niet. Dit draagt bij aan het vormen van eilandjes binnen het team.
• Er wordt veel onderling gemaild om elkaar op de hoogte te stellen en van antwoord te voorzien. Ook als dit niet meer nodig is, maar als onbeleefd gezien wordt om niet alsnog te antwoorden (ken je dat: dat in een groepsapp iemand begint te feliciteren en de hele groep daardoor het gevoel heeft dat je ook je felicitaties moet overbrengen, want anders ben jij die trut / lul onaardige persoon die niet geantwoord heeft. Nou dat, maar dan met e-mail). Het komt vaak voor dat deze mail niet iedereen bereikt voor wie het relevant is, maar zodra iemand buiten de conversatie is gevallen en via de mail ‘bijgepraat moet worden’, is het einde eigenlijk al zoek. Dit interne mailen zorgt voor een uitpuilende mailbox die bijdraagt aan een verhoogde werkdruk.

Buiten dat de manier van werken niet bijdraagt aan transparante communicatie, of de ontwikkeling van het team, zorgde het voor nog iets anders: RUIS. Collega’s hadden het gevoel dat zij veel informatie misten, niet konden vinden of dat ‘het gewoon onduidelijk’ was. Dat maakt het natuurlijk ook moeilijk om je aan afspraken te houden of kan zelfs onzekerheid teweegbrengen over het goed uitvoeren van je werk.

Een voorstel voor transparante communicatie op MS Teams

Tijdens de eerste teamdag haalde ik de verbeterpunten voor de samenwerking op bij het team. Een van de onderdelen die hieruit kwam wat het verbeteren van de inrichting van MS Teams. Dit was vooral ingegeven door de gebrekkige vindbaarheid van documenten en de wens voor meer logica in de structuur. Met een aantal collega’s werkte ik vervolgens een voorstel uit hoe MS Teams niet alleen zou kunnen dienen voor documenten opslag, maar ook (vooral) voor transparante communicatie: de centrale plek voor interne communicatie en samenwerking.

Dit voorstel is vervolgens in alle subteams behandeld, waarna we er met een afvaardiging van ieder subteam gezamenlijk in consent een besluit op hebben genomen door te checken of er nog bezwaren zijn op het voorstel. Die zaten met name in de beschikbaarheid van kennis en ervaring, waarop we meerdere trainingsmomenten hebben toegevoegd aan het voorstel en deze is aangenomen door het team.

En toen was iedereen MS Teams-fan?

Ehhh, nou nee, natuurlijk niet. Een oude werkwijze loslaten en een nieuwe inslijten gaat niet van vandaag op morgen. Maar door het gezamenlijke besluit in combinatie met goede structuur en een aantal werkafspraken, gingen mensen toch al snel mee. Zo spraken we af om mail-to-all niet meer te gebruiken en (sub)team-brede communicatie via MS Teams te doen.

Maar toch, binnen een periode van 3 maanden was een grote omslag zichtbaar in de transparante communicatie. Eén plek voor communicatie en documentatie,  in combinatie met de afspraak dat we daarmee niet meer alles gaan ‘bespreken’, zorgde voor twee belangrijke effecten in het team. (1) Er is minder intern mailverkeer wat een stressfactor was en (2) de transparantie in de communicatie en documentatie zorgt vooral voor minder ruis. En dat is misschien wel de grootste winst voor het team!