‘Dit is mijn domein’, of ‘dit is ons domein’. Het zijn zinnen waar het managementteam van Philadelphia in Regio Amsterdam naar op zoek is tijdens haar teamdag ‘Effectief in samenwerken’. In de regio werken 16 managers van locaties voor verstandelijk gehandicapten. Ieder heeft zijn eigen locatie als prioriteit. Maar wat hebben we dan gezamenlijk?

Precies deze vraag staat centraal tijdens de teamdag van het managementteam. Tenminste, zo bleek uit de oefening ‘werken met spanningen’. We startten de ochtend met het ophalen van spanningen die bij het management spelen in de samenwerking. Door een vaste opbouw van de probleemformulering (driver, bestaande uit: (1) observatie, (2) effect op de organisatie | (3) gewenste situatie, (4) impact op de organisatie) te gebruiken werd het mogelijk voor de deelnemers om echt door te vragen. 

Wat zie je dan gebeuren? Wat is het effect daarvan? Wat missen we in de huidige situatie? Wat is je behoefte voor de organisatie? Wat kunnen we ermee bereiken?

Het voelt soms oncomfortabel om al deze vragen te krijgen en te moeten beantwoorden. Tegelijkertijd was men unaniem: als we deze vragen niet stellen, lossen we geen problemen op, maar bestrijden we symptomen. Zaken die een jaar geleden op de agenda stonden, komen weer terug voor een nieuwe afspraak of oplossing, zonder dat succes gegarandeerd is.

Afbakening in domeinen

Dat gold ook voor de domeinen waarin de managers actief zijn. Iedereen is bereidwillig om te helpen. Maar doordat niet gespecificeerd is welke doelen het MT wil bereiken, of welke verantwoordelijkheden zij dragen, is het ook niet duidelijk waar een hulpvraag te stellen of wat er aan te bieden valt. Voor ieder domein dat binnen de regio Amsterdam bestaat (directeur, mt) stelt het team nu domeinbeschrijvingen op. Daarnaast stellen ze domeinbeschrijvingen op voor de verschillende schroefbladen, de thema’s waarlangs de organisatie de verdere professionalisering vorm geeft. Door duidelijkheid maken ze een slag in effectief samenwerken!

Werken vanuit gezamenlijke principes

De schroefbladen vormen de belangrijke thema’s voor Philadelphia, maar wat zijn eigenlijk de principes waarlangs het werk georganiseerd wordt? Om naar zelforganisatie te kunnen groeien is het belangrijk dat de groep dezelfde principes naleeft. Alleen zo ontstaat er vertrouwen, kun je zaken loslaten, maar ook durven oppakken. S3 hanteert zeven principes voor een effectieve samenwerking (lees er meer over). Deze helpen in de bewustwording van gewenst gedrag.

Governance

Als dat domein dan duidelijk is, dan moeten nog afspraken gemaakt worden over hoe het werk gedaan wordt en wie dat gaat doen. We splitsen dat in Governance en Operations. Governance is de besluitvorming over vraagstukken met impact, zoals de wijze van samenwerking. Operations is de uitvoering van het werk binnen de middels governance gestelde kaders. In governance bepaal je met elkaar welke afspraken je maakt om de samenwerking te verbeteren. Je werkt vanuit ‘spanningen’ die ontstaan tijdens de samenwerking. Je agendeert deze om tijdens het governance overleg in de vorm van een voorstel te bespreken. En hopelijk er ook een afspraak op te maken, zodat actie mogelijk wordt!

Door dit consequent met het team te doen bouw je gezamenlijk de kaders voor de samenwerking. De gemaakte afspraken evalueer je regelmatig om te kijken of ze nog actueel zijn, en of de gekozen strategie nog passend is.

Operations en Trello… ofzo…

Een van de afspraken die tijdens de teamdag door de managers en regiodirecteur gemaakt zijn, is dat ze Trello gebruiken als gezamenlijke tool om transparant te zijn in de agenda voor het governance overleg en om daar ook de operationele taken bij te houden die de managers hebben.

Maar hoe is dat dan verschillend van een actielijstje aan het eind van iedere notulen. Er zijn een paar wezenlijke:

• Op de backlog willen we zoveel mogelijk communiceren in producten. Je bent dus veel bewuster van het ‘eindproduct’ van een taak.
• De planning is van het team gezamenlijk. Je kunt dus niet kijken naar de ander als de taak niet uitgevoerd is binnen de gestelde termijn. Je bent met elkaar verantwoordelijk. Kun je dan altijd je snor drukken? Ja, maar dat is wel transparant voor het hele team en zal waarschijnlijk in de evaluatie van de samenwerking een spanning oproepen.
• De voortgang is transparant. Wanneer een taak uitgevoerd is wordt deze direct verplaatst van te doen naar bezig of klaar. Het kan zelfs zo zijn dat taken uit de werkvoorraad (die dus eigenlijk nog niet opgepakt hoefden te worden) ook al uitgevoerd worden. En het hele team kan meekijken en meelezen.
• Communicatie op de taken. Wanneer taken niet uitgevoerd worden, of lang in bezig staan, kun je bij gebruik van een digitale tool als Trello communiceren op de specifieke taak. Hierdoor is het daadwerkelijk een actie-item en niet alleen een vinklijstje achter de notulen.

Transparant en goed voorbereiden

Met de expliciete domeinen, de transparantie in de besluitvorming en de voortgang van activiteiten kan het managementteam gaan bouwen. Het vraagt wel wat. Iedere vergadering zal goed voorbereid moeten worden. Op deze manier kunnen eventuele bezwaren op voorstellen al opgelost worden, voordat er een besluit wordt gevraagd in de vergadering.

En er is een facilitator nodig die de groep door het vergaderproces leidt. De facilitator zorgt ervoor dat er besluitvorming plaatsvindt en voorkomt dat er slechts meningen worden uitgewisseld. Sowieso is daar niet veel ruimte voor in consent besluitvorming. Dat is meer gericht op het nemen van het besluit op basis van de collectieve wijsheid van de groep, om vervolgens te kunnen leren of het de juiste was beslissing was. Niet om alle meningen en mogelijkheden te verkennen met elkaar.

Wil jij ook je team op scherp zetten en afspraken maken om de effectiviteit van jullie samenwerking te verbeteren? Plan een teamdag!