Twaalf tips voor een effectieve vergadering

‘Pffff, we hebben weer vergadering. Wat staat er eigenlijk op de agenda?’

Je herkent dat vast wel. Is het niet bij jezelf, dan is het wel bij een collega. We brengen ongelooflijk veel tijd door met afstemmen, vergaderen en elkaar bij werk betrekken. Nederland is daar helemaal goed in, gegeven onze poldercultuur. Jaarlijks kost vergaderen 60 miljard euro, waarvan 30 miljard directe vergadertijd is. Schokkend is om te zien dat 43% aangeeft dat de helft van hun meetings geschrapt kan worden. Ik zeg doen! Maar wat doen we met de andere helft? En hoe weet je nou welke helft effectief vergaderen is en welke niet?

effectief vergaderen sociocratie 3.0

Effectief vergaderen

Kortom, het is dringend nodig om onze overlegmomenten eens onder de loep te nemen! En niet alleen omdat het geld oplevert. Slechte vergaderingen leiden namelijk vaak tot frustratie en minder werkplezier. Niks demotiverender dan een team van klagende energieloze mensen! Dus, wat gaan we daar aan doen? Begin met het toepassen van onderstaande tips om ervoor te zorgen dat je elkaars kostbare tijd zo goed mogelijk benut.

1. Spreek af dat iedereen zelf besluit of ze ergens bij moeten zijn.

Jij bent eigenaar van jouw tijd en prioriteit. Niks is vervelender dan in een vergadering zitten terwijl je constant aan het nadenken bent over wat je eigenlijk zou moeten doen. Raakt de inhoud van de meeting jouw werkzaamheden niet, of volstaat het om achteraf de notulen te lezen? Ga dan vooral niet!

2. Bereid de agendapunten voor.

Een goed begin is het halve werk. Vaak kan minstens de helft van het werk al gedaan worden voorafgaand aan de vergadering. Zo neem je zo min mogelijk tijd in beslag van de groep in zijn geheel. Maak vast een voorstel, zorg voor een duidelijke vraagstelling en stuur informatie vooraf rond. Lees je in en stel eventuele vragen van te voren. Zo kan het overleg zo snel mogelijk ter zake komen.

3. Zorg voor een transparante agenda.

De wet van Sinterklaas geldt ook bij vergaderen. Als je niet opschrijft wat je wil, krijg je altijd iets anders. Zorg dus voor een duidelijke agenda en geef aan wat je wil: besluit / voorstel / voortgang. Maak de agenda transparant zodat degenen die er iets van moeten vinden, dat al kunnen doen voordat ze in de vergaderzaal zijn. En het zorgt ervoor dat de juiste mensen aan tafel zitten.

4. Maak eens een kringopstelling.

Wist je dat de omgeving een belangrijke factor is in goede besluitvorming? We zijn vaak geneigd om onderuit te hangen aan een tafel. Haal hem eens weg en maak een cirkelopstelling. Iedereen kan elkaar zien, je bent 100% aanwezig en hebt aandacht voor het groepsproces.

Kringopstelling

5. Start met een check in.

Persoonlijke stress of juist energie hebben een belangrijke invloed op de groepsdynamiek en daarom op effectief vergaderen. Zorg dat je start met het delen van het emotionele gestel middels een check in. Deel wat nodig is om te delen en je zult zien dat er meer begrip ontstaat tijdens de vergadering. Tip: Eindig ook met een check out, waarbij je kunt delen hoe je de ruimte weer verlaat. Leerzaam voor jezelf en je collega’s!

6. Werk met een (roulerende) rol van facilitator.

De manager of bestuurder is vaak de voorzitter van de vergadering. Niet handig: hij/zij heeft in veel organisaties een belangrijke stem in het besluit. En het feit dat de manager strategisch inzicht heeft, betekent niet dat hij de beste facilitator is. Kies de facilitator dus bewust en kies eventueel voor iemand buiten het team, die zich alleen bezighoudt met het proces. Dan hoeven jullie je alleen te richten op de inhoud. Wel zo lekker!

7. Splits werkafstemming van besluitvorming.

Voor werkafstemming en besluitvorming zijn vaak verschillende mensen nodig. En zeker verschillende energie. Werkafstemming gaat om status updates en oplossen van kleine problemen. Besluitvorming gaat om het stellen van nieuwe kaders en delegeren van verantwoordelijkheid. Splitsen dus!

8. Maak gebruik van consent in plaats van consensus.

Eigenlijk had ik deze op 1 willen zetten, maar de volgorde vond ik zo logischer. Waarom is dit punt zo belangrijk? Omdat we veel tijd verliezen in het bespreken van opties en het vinden van consensus. Iedereen moet het ermee eens zijn anders is het geen goed idee. Of in ieder geval een meerderheid. Of alleen de manager. Het heeft sowieso nut om expliciet te maken welke vorm van besluitvorming we gebruiken, maar wij focussen hier op consent.

Handgebaren consent besluitvorming

Bij consent gaat het om het zoeken naar de Nee en het benutten van de waarde die daarin zit. Zijn er risico’s verbonden aan het uitvoeren van deze oplossing, of is er een directe verbetering op het voorstel mogelijk? Breng deze inzichten dan in als een cadeautje voor het team. Is het voorstel verrijkt met de gegeven cadeautjes? Dan is het tijd voor actie. Dat er nog andere opties zijn, is niet van het grootste belang. Er zijn altijd meerdere wegen die naar Rome leiden. Zolang de gekozen optie maar goed genoeg is en veilig genoeg om te proberen. Lees er hier meer over!

9. Houd de besluiten bij in een logboek.

Besluiten vormen het kader van de organisatie. De medewerkers kunnen daarop terugvallen. Maar dan moeten ze wel transparant zijn. Houd ze daarom bij in een logboek. Maak een afspraak dat de eigenaar van een agendapunt zorgt voor een verslag in het logboek of werk met een rol voor notulist. Zo is voor iedereen duidelijk wat er gebeurt en waarom, of je er nou bij was of niet. Benieuwd hoe dit eruit ziet? Kijk eens naar de Nieuw Zeelandse organisatie Enspiral.

10. Maak gebruik van timeboxing.

Vergaderingen duren vaak standaard een uur. Misschien zelfs twee. De reden: Outlook geeft je de mogelijkheid om te kiezen in blokken van een half uur, en dat is vaak net te kort. Maar maak gewoon eens een inschatting hoeveel tijd je nodig hebt per onderwerp. Tel die bij elkaar op en daar heb je de meeting tijd. Meer tijd nemen voor uitloop op de verschillende onderwerpen is vaak niet nodig. Langer praten leidt niet tot betere argumenten. Is er sprake van een patstelling? Benut dan eens de zin ‘We proberen met elkaar hetzelfde te bereiken, jullie hebben twee verschillende standpunten over hoe we dit kunnen doen, jullie krijgen 30 seconden de tijd om de waarde van beide standpunten te verenigen.’ Werkt altijd!

11. Zorg voor momenten van rust tijdens de vergadering.

Een belangrijk voorstel wordt met veel passie gepresenteerd. En daarna gaan we er direct op schieten. Of, we hebben net dat hete hangijzer besproken en nemen dezelfde energie mee naar het volgende onderwerp. Niet doen joh! Je mag best even stilstaan bij succes (doe eens lekker een happy dance, best goed met al dat zitten) of bij de spanning van een belangrijke beslissing. Noem het mindfulness, noem het rust. Maar pak het, de besluitvorming wordt er beter van. Jij waarschijnlijk ook!

12. Maak ruimte voor evaluatie na ieder overleg.

Yes, de meeting is klaar, eindelijk! En we rennen meteen met z’n allen door naar de volgende. Maar waar is dan het lerend vermogen? Sluit een meeting af met een korte evaluatie. Scoor bijvoorbeeld op de punten: effectief / participatie / energie. Dat kan in 3 minuten en biedt heel veel inzicht in wat we volgende keer anders kunnen doen. Wellicht zie je zelfs na het toepassen van deze tips een stijgende lijn. Wat is er nou leuker dan te zien dat je harde werk effect heeft?

 

Het zijn aardig wat punten, bijna reden voor een geheel nieuw overleg. Het hoeft niet allemaal tegelijk. Begin waar de spanning het grootst is en werk vanuit daar verder. Door te evalueren ontdek je snel genoeg wat voor jullie helpt bij effectief vergaderen en wat niet. Dit voorkomt dat je binnenkort weer met een lang gezicht zit vanwege alle tijd die je kwijt bent aan die nieuwe vergaderstructuur! 

Lekker effectief!

Je kunt natuurlijk zelf aan de slag met de tips voor effectief vergaderen. Nog effectiever? Train in één keer je hele team!

Meer sterke verhalen

Hoe transparantie je besluitvorming verbetert

Hoe transparantie je besluitvorming verbetert

In organisaties is het vaak verleidelijk om informatie binnen een select groepje te houden, vooral als het gaat om complexe problemen of belangrijke besluiten. Maar juist door meer transparantie in besluitvorming te hebben, kunnen teams sneller en effectiever tot betere oplossingen komen. In deze blog ontdek je waarom transparantie essentieel is om collectieve wijsheid te benutten en hoe het de besluitvorming in jouw team kan versterken, zelfs als het in het begin wat ongemakkelijk voelt.
MS Teams helpt ruis voorkomen

Transparante communicatie op MS Teams helpt om ruis te voorkomen

‘Binnen de organisatie zijn we over op MS Teams’, werd mij verteld bij binnenkomst. ‘Ah fijn!’, was mijn eerste gedachte. ‘Er wordt hier transparant gewerkt, korte communicatielijntjes en vooral ook niet naar elkaar gemaild. Wat goed!’. Toen ik achter mijn laptop plaats nam en inlogde op de MS Teams omgeving bleek dit niet helemaal het geval.. Maar daar kwam al snel verandering in!
OR Verkiezing WPDA

OR-verkiezing, hoe krijg je de juiste kandidaten?

Werkplein Drentsche Aa (WPDA) heeft circa 300 collega’s en is daarmee wettelijk verplicht om een OR te hebben. Eens in de drie jaar loopt het termijn van de leden af en is een herverkiezing noodzakelijk. Maar nieuwe gemotiveerde leden krijgen voor de OR is lang niet altijd makkelijk. Hoe zorg je er nou voor dat je überhaupt kandidaten krijgt en er ook nog eens voor zorgt dat deze mensen ‘de juiste mensen’ zijn voor deze rol?
cirkel van afgevaardigden

Cirkel van afgevaardigden; organisatiestructuur voor besluitvorming

Veel organisaties hebben een managementlaag als oplossing voor de kloof tussen directie en medewerkers. Maar is deze oplossing wel zo handig? Vaak hebben managers net te weinig informatie over de inhoud en net geen zicht op de strategie. Dán is een cirkel van afgevaardigden misschien een handige oplossing voor je organisatiestructuur.
Over Morgen blik achter OM

Samen sturing bij Over Morgen

Een dikke vijf jaar hebben wij als Rebelwise samengewerkt met Over Morgen. Een dynamisch adviesbureau in de duurzaamheidstransities (energie, warmte, mobiliteit) dat haar groei ook duurzaam wilde vormgeven. Geen strikte hierarchie, maar zoveel mogelijk samen sturend. Met Sociocratie 3.0 als leidraad om dat mee vorm te geven. Nu is Overmorgen opgegaan in de nieuwe eigenaar Arcadis. Als 'huisadviseur' kregen wij de vraag om met Over Morgen terug te blikken op 5 mooie jaren.
Domeinomschrijving tweedaagse

Een duurzame organisatiestructuur voor het programma ‘Werklandschappen van de toekomst’

Een coalitie van meer dan 20 grote organisaties maken zich hard om de komende 9 jaar 1000 bedrijventerreinen te vergroenen en zo een nieuwe norm te creëren voor onze werklandschappen van de toekomst. En tja, zo'n transitie vraagt natuurlijk om een passende werkwijze en organisatiestructuur die minstens net zo vernieuwend is!
Consensus, consent of meerderheid?

Consensus, consent of meerderheid?

Consensus is misschien wel de meest toegepaste vorm van besluitvorming in Nederland. Niet de meest effectieve overigens, maar in veel organisaties is polderen nou eenmaal volkssport nummer 1 tijdens vergaderingen. Er zijn natuurlijk alternatieven: de baas beslist, de meerderheidsstem, of consent! Maar wat is nou het verschil en waarom zou je het een boven het ander verkiezen?
Rolselectie Sociocratie 3.0

Werkafspraken maken doe je zo

Werkafspraken maken, we weten allemaal dat het belangrijk is, maar toch vergeten we wel eens om expliciet te maken wat impliciet is. Want ‘we weten toch wel wat we van elkaar mogen verwachten, of niet soms?’. Dat is een mooi uitgangspunt en zou zeker fijn zijn als dat zo is. Tegelijkertijd zien wij regelmatig dat mensen met andere verwachtingen een vergadering verlaten, terwijl ze denken dat ze dezelfde opvatting hebben.
Het hoe en waarom van zelfsturing

Het hoe en waarom van zelfsturing

Zelfsturing kan veel verschillende dingen betekenen en biedt dus nog steeds onvoldoende duidelijkheid over hoe we nou echt gaan werken. Er is sturing nodig voor zelfsturing. Door de kaders goed te verduidelijken kan een zelfsturende organisatie ontstaan, zonder dat het een doel op zich is. Het doel is namelijk om zo effectief mogelijk iedereen waarde te laten toevoegen aan de organisatie. In het begin betekent dit heel veel (zelf)sturing: voor alle onderwerpen waar nog geen besluit genomen is, zullen we er een moeten nemen om de kaders voor de toekomst expliciet te maken.
Waarom beginnen met 7 principes

Waarom beginnen met 7 principes

Het zou zo kunnen zijn dat enkel het aannemen van gezamenlijke principes al voldoende richting geeft om prettig te kunnen samenwerken. Dat het voldoende kader is om de veiligheid en voorspelbaarheid te bereiken die nodig is om te weten wat je aan elkaar hebt en samen de meeste waarde te creëren. Beginnen met principes is daarom een goed idee, men noemt het immers niet voor niks ook wel een beginsel.