Twaalf tips voor effectief vergaderen met Sociocratie 3.0.

Jaarlijks kost vergaderen 60 miljard euro, waarvan 30 miljard directe vergadertijd is. Schokkend is om te zien dat 43% aangeeft dat de helft van hun vergaderingen geschrapt kan worden. Ik zeg doen! Maar wat doen we met de andere helft? En hoe weet je nou welke helft effectief is en welke niet?

Kortom, het is dringend nodig om onze overlegmomenten eens onder de loep te nemen! En niet alleen omdat het geld oplevert. Slechte vergaderingen leiden namelijk vaak tot frustratie en minder werkplezier. Niks demotiverender dan een team van klagende energieloze mensen! Dus, wat gaan we daar aan doen? Begin met het toepassen van onderstaande tips om ervoor te zorgen dat je elkaars kostbare tijd zo goed mogelijk benut.

1. Spreek af dat iedereen zelf besluit of ze ergens bij moeten zijn. Jij bent eigenaar van jouw tijd en prioriteit. Niks is vervelender dan in een vergadering zitten terwijl je constant aan het nadenken bent over wat je eigenlijk zou moeten doen. Raakt de inhoud van de vergadering jouw werkzaamheden niet, of volstaat het om achteraf de notulen te lezen? Ga dan vooral niet! David Gady legt in onderstaande TEDx Talk op grappige wijze uit hoe je kan voorkomen klakkeloos deel te nemen aan iedere vergadering.

2. Bereid de agendapunten voor. Een goed begin is het halve werk. Vaak kan minstens de helft van het werk al gedaan worden voorafgaand aan de vergadering. Zo neem je zo min mogelijk tijd in beslag van de groep in zijn geheel. Maak vast een voorstel, zorg voor een duidelijke vraagstelling en stuur informatie vooraf rond. Lees je in en stel eventuele vragen van te voren. Zo kan het overleg zo snel mogelijk ter zake komen.

3. Zorg voor een transparante agenda. De wet van Sinterklaas geldt ook bij vergaderen. Als je niet opschrijft wat je wil, krijg je altijd iets anders. Zorg dus voor een duidelijke agenda en geef aan wat je wil: besluit / voorstel / voortgang. Maak de agenda transparant zodat degenen die er iets van moeten vinden, dat al kunnen doen voordat ze in de vergaderzaal zijn. En het zorgt ervoor dat de juiste mensen aan tafel zitten.

4. Maak eens een kringopstelling. Wist je dat de omgeving een belangrijke factor is in goede besluitvorming? We zijn vaak geneigd om onderuit te hangen aan een tafel. Haal hem eens weg en maak een cirkelopstelling. Iedereen kan elkaar zien, je bent 100% aanwezig en hebt aandacht voor het groepsproces.

5, Start met een check in: Persoonlijke stress of juist energie hebben een belangrijke invloed op de groepsdynamiek. Zorg dat je start met het delen van het emotionele gestel middels een check in. Deel wat nodig is om te delen en je zult zien dat er meer begrip ontstaat tijdens de vergadering. Tip: Eindig ook met een check out, waarbij je kunt delen hoe je de ruimte weer verlaat. Leerzaam voor jezelf en je collega’s!

6. Werk met een (roulerende) rol van facilitator. De manager of bestuurder is vaak de voorzitter van de vergadering. Niet handig: hij/zij heeft in veel organisaties een belangrijke stem in het besluit. En het feit dat de manager strategisch inzicht heeft, betekent niet dat hij de beste facilitator is. Kies de facilitator dus bewust en kies eventueel voor iemand buiten het team, die zich alleen bezighoudt met het proces. Dan hoeven jullie je alleen te richten op de inhoud. Wel zo lekker!

7. Splits werkafstemming van besluitvorming in verschillende overleggen. Voor werkafstemming en besluitvorming zijn vaak verschillende mensen nodig. En zeker verschillende energie. Werkafstemming gaat om status updates en oplossen van kleine problemen. Besluitvorming gaat om het stellen van nieuwe kaders en delegeren van verantwoordelijkheid. Splitsen dus!

8. Maak gebruik van consent in plaats van consensus. Eigenlijk had ik deze op 1 willen zetten, maar de volgorde vond ik zo logischer. Waarom is dit punt zo belangrijk? Omdat we veel tijd verliezen in het bespreken van opties en het vinden van consensus. Iedereen moet het ermee eens zijn anders is het geen goed idee. Of in ieder geval een meerderheid. Of alleen de manager. We vergeten sowieso vaak aan te geven welke besluitvormingsstructuur we gebruiken, maar dat onderwerp valt buiten de scope van dit verhaal. Bij consent gaat het om het zoeken naar de Nee en het benutten van de waarde die daarin zit. We gaan uit van actie en verrijken het voorstel door risico's te elimineren en verbeteringen toe te voegen. Meer weten? Lees hier onze blog over consent besluitvorming.

9. Houd de besluiten bij in een logboek. Besluiten vormen het kader van de organisatie. De medewerkers kunnen daarop terugvallen. Maar dan moeten ze wel transparant zijn. Houd ze daarom bij in een logboek. Maak een afspraak dat de eigenaar van een agendapunt zorgt voor een verslag in het logboek of werk met een rol voor notulist. Zo is voor iedereen duidelijk wat er gebeurt en waarom, of je er nou bij was of niet. Benieuwd hoe dit eruit ziet? Kijk eens naar de Nieuw Zeelandse organisatie Enspiral.

10. Maak gebruik van timeboxing. Vergaderingen duren vaak standaard een uur. Misschien zelfs twee. De reden: Outlook geeft je de mogelijkheid om te kiezen in blokken van een half uur, en dat is vaak net te kort. Maar maak gewoon eens een inschatting hoeveel tijd je nodig hebt per onderwerp. Tel die bij elkaar op en daar heb je de vergadertijd. Meer tijd nemen voor uitloop op de verschillende onderwerpen is vaak niet nodig. Langer praten leidt niet tot betere argumenten. Is er sprake van een patstelling? Benut dan eens de zin ‘We proberen met elkaar hetzelfde te bereiken, jullie hebben twee verschillende standpunten over hoe we dit kunnen doen, jullie krijgen 30 seconden de tijd om de waarde van beide standpunten te verenigen.’ Werkt altijd!

11. Zorg voor momenten van rust tijdens de vergadering. Een belangrijk voorstel wordt met veel passie gepresenteerd. En daarna gaan we er direct op schieten. Of, we hebben net dat hete hangijzer besproken en nemen dezelfde energie mee naar het volgende onderwerp. Niet doen joh! Je mag best even stilstaan bij succes (doe eens lekker een happy dance, best goed met al dat zitten) of bij de spanning van een belangrijke beslissing. Noem het mindfulness, noem het rust. Maar pak het, de besluitvorming wordt er beter van. Jij waarschijnlijk ook!

12. Maak ruimte voor evaluatie na ieder overleg . Yes, de vergadering is klaar, eindelijk! En we rennen meteen met z’n allen door naar de volgende. Maar waar is dan het lerend vermogen? Sluit een vergadering af met een korte evaluatie. Scoor bijvoorbeeld op de punten: effectief / participatie / energie. Dat kan in 3 minuten en biedt heel veel inzicht in wat we volgende keer anders kunnen doen. Wellicht zie je zelfs na het toepassen van deze tips een stijgende lijn. Wat is er nou leuker dan te zien dat je harde werk effect heeft?

Het zijn aardig wat punten, bijna reden voor een geheel nieuw overleg. Het hoeft niet allemaal tegelijk. Begin waar de spanning het grootst is en werk vanuit daar verder. Door te evalueren ontdek je snel genoeg wat helpt en wat niet. Dit voorkomt dat je binnenkort weer met een lang gezicht zit vanwege alle tijd die je kwijt bent aan die nieuwe vergaderstructuur!