Werkafspraken maken met je team is voor de meeste mensen niet het meest voor de hand liggende begin van de samenwerking. Meestal begint men gewoon gebaseerd op eigen ervaringen en individuele aannames en verwachtingen over hoe “het hoort” binnen een groep. Maar: ‘Zoveel mensen, zoveel wensen’, dus de kans is groot dat niet iedereen dezelfde verwachtingen en behoeften heeft. Onuitgesproken aannames en verschillen in verwachtingen naar elkaar, leiden dikwijls tot conflict. Dat is geen probleem wanneer hier goed over gecommuniceerd wordt. Dan zorgt zo’n constructief conflict er alleen maar voor dat impliciete aannames expliciet worden. Dit maakt het mogelijk om daar gezamenlijke werkafspraken over te maken, en zo stap voor stap de verwachtingen en het handelen op elkaar af te stemmen.

Voorkomen is beter dan genezen

We zien ook regelmatig dat conflict eerder destructief is. Het voelt namelijk niet prettig om niet te voldoen aan iemands verwachtingen. Zeker wanneer je niet eens wist dat die verwachtingen er überhaupt waren! Aan de andere kant voelt het ook niet prettig wanneer iemand niet doet wat je verwachtte, terwijl deze verwachting in jouw ogen niet meer dan logisch is. Deze mismatch kan ervoor zorgen dat we de oorzaak van het conflict toeschrijven aan iemand karakter; “Sophie komt altijd te laat, ze heeft geen respect voor mijn tijd. Sophie is lui en egoïstisch”. En zie daar maar weer eens van te herstellen! Als team doe je er dus goed aan om vooraf afspraken expliciet te maken. Groepen zijn effectiever wanneer iedereen werkt binnen dezelfde kaders, met dezelfde richtlijnen en verwachtingen. Dit zorgt voor een veilige omgeving, waarbinnen iedereen optimaal kan functioneren.

De waarde van de weg ernaartoe

Als leider (of je nou coach, manager, facilitator of de impliciete leider bent) ligt hier voor jou een grote rol weggelegd. Door het initiatief te nemen om gezamenlijke afspraken te maken kan je schade voorkomen en zelfs reeds ontstane schade herstellen. Ook in teams waar al onveiligheid is ontstaan door wederzijdse teleurstelling heeft het zin om expliciete afspraken te maken. Dit is een goede kans om verschil in verwachten uit te spreken, en te onderzoeken hoe het komt dat iemand impliciete afspraken heeft gebroken. Hecht iemand ook belang aan iets anders, of speelt er iets anders? Bijvoorbeeld: “Aaah, Sophie heeft wel respect voor mijn tijd, maar vindt het heel moeilijk om op tijd te komen. Sophie vindt op tijd komen zelf ook belangrijk, maar weet niet hoe ze dat voor elkaar krijgt.”. Zo krijgen teamleden meer inzicht in elkaars aannames en verwachtingen en dat leidt weer tot meer wederzijds begrip. En wanneer we ons gezien en begrepen voelen, worden we minder gehinderd door negatieve emoties en onzekerheden bij het doen van ons werk.

Verschillende opties, zelfde resultaat

Werkafspraken dienen als richtlijn gebaseerd waarop een groep met elkaar wil samenwerken. De afspraken moeten duidelijk maken wat teamleden van hun omgeving en elkaar nodig hebben en verwachten, zodat iedereen zich veilig genoeg voelt om te experimenteren en leren. Er zijn verschillende manieren om tot zulke afspraken te komen. Je kunt gebruik maken van reeds bestaande werkafspraken (Bekijk deze casus eens om een inspiratie op te doen) en je kunt ze ook samen met het team opstellen. Wij schreven drie manieren voor je op waarmee je meteen aan de slag kan!

Optie 1 – Langer durende samenwerking

Wanneer een groep meerdere keren bij elkaar moet komen om samen te werken, is het belangrijk om de tijd te nemen om eigen werkafspraken op te stellen. Neem hiervoor ongeveer 25 minuten.

Begin door uit te leggen wat werkafspraken zijn en waarom ze nodig zijn. Doorloop daarna onderstaande stappen om uiteindelijk tot een gezamenlijke set aan afspraken te komen.

1. Iedereen schrijft voor zichzelf twee punten op die nodig zijn om je veilig te voelen, te kunnen leren en lekker te werken. Duur: 2 a 3 minuten.
2. Maak tweetallen en deel wat jullie hebben opgeschreven. Kom samen tot twee afspraken, door te combineren of te schrappen. Duur: 5 minuten.
3. Deel de uitkomsten plenair en schrijf ze op. Doe dit door de tweetallen in rondes langs te gaan, en iedere keer 1 afspraak te noemen. Als een ander tweetal hetzelfde punt heeft roept deze bingo. Ga door tot alle uitkomsten gedeeld en zichtbaar zijn.
4. Besluit welke te behouden door de volgende vragen te doorlopen:

• • Zijn er verhelderende vragen om een voorgestelde afspraak beter te begrijpen?
  • Ziet iemand een mogelijkheid om de lijst korter en duidelijker te maken door afspraken te combineren, zodat ze binnen 30 seconden overgebracht kunnen worden?
  • Ziet iemand een mogelijkheid om afspraken te herformuleren, zodat ze simpeler en directer zijn?
  • Ziet iemand een reden om deze voorgestelde afspraken niet te steunen, aan te nemen als team en na te leven als individu? Verwerk eventuele aanpassingen die nodig zijn om bovenstaande hindernissen weg te nemen.

Als er geen redenen meer zijn om de afspraken niet aan te nemen zijn de werkafspraken met je team gemaakt! Het is tijd om te vieren dat een groep mensen zojuist een team is geworden. En vergeet niet om ervoor te zorgen dat de afspraken minstens ieder overleg voor iedereen zichtbaar zijn.

Optie 2 – Weinig samenkomsten

Heb je weinig tijd of is er maar 1 bijeenkomst, gebruik dan een standaardlijst met werkafspraken en start bij stap 4 van optie 1. Op deze manier vraag je iedereen bewust in te stemmen en geef je ruimte om de nodige situatie specifieke aanpassingen te doen.