Werkafspraken maken met je team

Drie manieren om op gezamenlijke wijze tot duidelijke afspraken te komen

Werkafspraken maken met je team is voor de meeste mensen niet het meest voor de hand liggende begin van de samenwerking. Meestal begint men gewoon gebaseerd op eigen ervaringen en individuele aannames en verwachtingen over hoe “het hoort” binnen een groep. Maar: ‘Zoveel mensen, zoveel wensen’, dus de kans is groot dat niet iedereen dezelfde verwachtingen en behoeften heeft. Onuitgesproken aannames en verschillen in verwachtingen naar elkaar, leiden dikwijls tot conflict. Dat is geen probleem wanneer hier goed over gecommuniceerd wordt. Dan zorgt zo’n constructief conflict er alleen maar voor dat impliciete aannames expliciet worden. Dit maakt het mogelijk om daar gezamenlijke werkafspraken over te maken, en zo stap voor stap de verwachtingen en het handelen op elkaar af te stemmen.

Voorkomen is beter dan genezen

We zien ook regelmatig dat conflict eerder destructief is. Het voelt namelijk niet prettig om niet te voldoen aan iemands verwachtingen. Zeker wanneer je niet eens wist dat die verwachtingen er überhaupt waren! Aan de andere kant voelt het ook niet prettig wanneer iemand niet doet wat je verwachtte, terwijl deze verwachting in jouw ogen niet meer dan logisch is. Deze mismatch kan ervoor zorgen dat we de oorzaak van het conflict toeschrijven aan iemand karakter; “Sophie komt altijd te laat, ze heeft geen respect voor mijn tijd. Sophie is lui en egoïstisch”. En zie daar maar weer eens van te herstellen! Als team doe je er dus goed aan om vooraf afspraken expliciet te maken. Groepen zijn effectiever wanneer iedereen werkt binnen dezelfde kaders, met dezelfde richtlijnen en verwachtingen. Dit zorgt voor een veilige omgeving, waarbinnen iedereen optimaal kan functioneren.

De waarde van de weg ernaartoe

Als leider (of je nou coach, manager, facilitator of de impliciete leider bent) ligt hier voor jou een grote rol weggelegd. Door het initiatief te nemen om gezamenlijke afspraken te maken kan je schade voorkomen en zelfs reeds ontstane schade herstellen. Ook in teams waar al onveiligheid is ontstaan door wederzijdse teleurstelling heeft het zin om expliciete afspraken te maken. Dit is een goede kans om verschil in verwachten uit te spreken, en te onderzoeken hoe het komt dat iemand impliciete afspraken heeft gebroken. Hecht iemand ook belang aan iets anders, of speelt er iets anders? Bijvoorbeeld: “Aaah, Sophie heeft wel respect voor mijn tijd, maar vindt het heel moeilijk om op tijd te komen. Sophie vindt op tijd komen zelf ook belangrijk, maar weet niet hoe ze dat voor elkaar krijgt.”. Zo krijgen teamleden meer inzicht in elkaars aannames en verwachtingen en dat leidt weer tot meer wederzijds begrip. En wanneer we ons gezien en begrepen voelen, worden we minder gehinderd door negatieve emoties en onzekerheden bij het doen van ons werk.

Kaders en voorbeelden goede werkafspraken

Verschillende opties, zelfde resultaat

Werkafspraken dienen als richtlijn gebaseerd waarop een groep met elkaar wil samenwerken. De afspraken moeten duidelijk maken wat teamleden van hun omgeving en elkaar nodig hebben en verwachten, zodat iedereen zich veilig genoeg voelt om te experimenteren en leren. Er zijn verschillende manieren om tot zulke afspraken te komen. Je kunt gebruik maken van reeds bestaande werkafspraken (Bekijk deze casus eens om een inspiratie op te doen) en je kunt ze ook samen met het team opstellen. Wij schreven drie manieren voor je op waarmee je meteen aan de slag kan!

Optie 1 – Langer durende samenwerking

Wanneer een groep meerdere keren bij elkaar moet komen om samen te werken, is het belangrijk om de tijd te nemen om eigen werkafspraken op te stellen. Neem hiervoor ongeveer 25 minuten.

Begin door uit te leggen wat werkafspraken zijn en waarom ze nodig zijn. Doorloop daarna onderstaande stappen om uiteindelijk tot een gezamenlijke set aan afspraken te komen.

  1. Iedereen schrijft voor zichzelf twee punten op die nodig zijn om je veilig te voelen, te kunnen leren en lekker te werken. Duur: 2 a 3 minuten.
  2. Maak tweetallen en deel wat jullie hebben opgeschreven. Kom samen tot twee afspraken, door te combineren of te schrappen. Duur: 5 minuten.
  3. Deel de uitkomsten plenair en schrijf ze op. Doe dit door de tweetallen in rondes langs te gaan, en iedere keer 1 afspraak te noemen. Als een ander tweetal hetzelfde punt heeft roept deze bingo. Ga door tot alle uitkomsten gedeeld en zichtbaar zijn.
  4. Besluit welke te behouden door de volgende vragen te doorlopen:
    • Zijn er verhelderende vragen om een voorgestelde afspraak beter te begrijpen?
    • Ziet iemand een mogelijkheid om de lijst korter en duidelijker te maken door afspraken te combineren, zodat ze binnen 30 seconden overgebracht kunnen worden?
    • Ziet iemand een mogelijkheid om afspraken te herformuleren, zodat ze simpeler en directer zijn?
    • Ziet iemand een reden om deze voorgestelde afspraken niet te steunen, aan te nemen als team en na te leven als individu? Verwerk eventuele aanpassingen die nodig zijn om bovenstaande hindernissen weg te nemen.

Als er geen redenen meer zijn om de afspraken niet aan te nemen zijn de werkafspraken met je team gemaakt! Het is tijd om te vieren dat een groep mensen zojuist een team is geworden. En vergeet niet om ervoor te zorgen dat de afspraken minstens ieder overleg voor iedereen zichtbaar zijn.

Optie 2 – Weinig samenkomsten

Heb je weinig tijd of is er maar 1 bijeenkomst, gebruik dan een standaardlijst met werkafspraken en start bij stap 4 van optie 1. Op deze manier vraag je iedereen bewust in te stemmen en geef je ruimte om de nodige situatie specifieke aanpassingen te doen.

Optie 3 - Delegeren

Omdat je niet alles zelf hoeft te doen

Werk je in een team dat niet gewend is aan het voeren van gesprekken over samenwerken, behoeften en verwachtingen? Wil je dit wel leren en toch tegelijkertijd starten met goede werkafspraken? Dan is het zinvol om hulp van buitenaf in te schakelen. Er zijn immers goede afspraken nodig om de veilige omgeving te ontwikkelen waarbinnen mensen nieuwe dingen kunnen leren.. En laten wij hier nou net goed in zijn 😉 

P.s. Ook wanneer je gewoon lekker achterover wil leunen of anderen redenen hebt om hier begeleiding bij te willen, staan wij graag voor je klaar!

Ik wil een afspraak!

Wil je een afspraak met ons maken om samen met ons afspraken te maken?

Leuk! Klik op onderstaande knop om contact met ons op te nemen.

Meer sterke verhalen

Marlou, Josje, Erik

Van voordoen, naar zelf doen

In onze aanpak gaan we vaak van voordoen, naar samen doen, naar zelf doen. Onze oudste klant is Marga Klompe, waar we inmiddels al deze stappen hebben doorlopen. Tijd om eens terug te blikken met procesbegeleider Marlou Klein Gunnewiek.
Organisatie ontwerp Sociocratie 3.0

De doorontwikkeling van een organisatieontwerp

In 2 (online) dagen namen we de huidige structuur onder de loep, met in ons achterhoofd de vraag "Hoe richt je een organisatie zo in dat de mensen die waarde creëren voor de organisatie over de juiste informatie en mate van invloed beschikken om dit zo goed en snel mogelijk te kunnen doen?".
werkproces Ontwikkelatelier Hogeschool Rotterdam

Online samenwerken met consent besluitvorming

Een nieuw team met een grote opgave. De Hogeschool Rotterdam vroeg ons om een groep van 8 docenten te begeleiden bij het online samenwerken met consent besluitvorming. Zij vormen samen de Voorbereidingsgroep die het proces voor kwaliteitsverbetering van het onderwijs mocht opzetten. Veel besluiten om te nemen door mensen die elkaar niet goed kennen.
Kaarten potje vergaderen

Potje Vergaderen voor effectief vergaderen

Omdat het soms handig is om een aantal hulpmiddelen te hebben tijdens online vergaderen maakten wij een setje vergaderkaarten. Leuk om te krijgen, nog leuker om te geven! Hier de uitleg van deze kaarten.
Five disfunctions Sociocratie 3.0

13 tips voor effectieve teamsamenwerking

Het boek 'Five dysfunctions of a Team' legt op eenvoudige wijze iets heel complex uit: welke elementen zorgen voor effectieve teamsamenwerking? Vanuit Sociocratie 3.0 zijn er praktische tools om hieraan te werken.

Het verhaal van de geweldige Agile Coach, met de uitgebreide Toolbox.

Sociocratie 3.0 voor de agile coach. Welke tools uit Sociocratie 3.0 zijn waardevol voor de agile coach? Een beschrijving aan de hand van een verhaal dat we deelden in de Meetup van 3 februari.
Uwoon in consent

Consent besluitvorming met een grote groep!

Woningcorporatie Uwoon is toe aan een nieuw kantoor. Hoe besluit je welk ontwerp het gaat worden? En hoe zorg je ervoor dat alle collega's zich betrokken voelen bij dit besluit? Je wilt namelijk niet al dat geklaag in de wandelgangen later, ook al zijn je nieuwe wandelgangen nog zo mooi! En dus faciliteerden we het besluit middels consent.
Meetup GBA f2

GBA – Brandweer zonder hiërarchie

Dat je ook een brandweerorganisatie kunt bouwen zonder een strenge hierarchie en machtsstructuur laat de Gezamenlijke Brandweer Amsterdam zien.
rolselectie Sociocratie 3.0 voor teams

Rolselectie met 35 mensen: Vet (spannend)!

Rolselectie uit Sociocratie 3.0 toegepast voor het selecteren van de juiste mensen in de juiste rol. Een praktijkverhaal over het patroon rolselectie bij Over Morgen.
Anne Nynke Jansma

Hoe is het nu met…. Anne Nynke?

Anne Nynke heeft meegedaan aan de driedaagse en werkt als zelfstandig adviseur op het gebied van allerlei innovatieve werkwijzen. Wij hebben haar gevraagd hoe het haar vergaat een tijdje na de deelname.