Dus wat jullie doen, kan dat ook digitaal? En hoe ziet dat er dan uit? Die vraag krijgen we regelmatig en, eerlijk is eerlijk, in het begin twijfelden we daar ook wel een beetje aan. Een omgeving creëren voor effectief online samenwerken met consent besluitvorming. Maar inmiddels hebben we een modus gevonden, die we graag met je delen. Daarom deze klantcase van de Hogeschool Rotterdam!

Uitdaging project

De opleiding Social Work van de Hogeschool Rotterdam start per 1 februari 2021 met een Ontwikkelatelier. Dat Ontwikkelatelier heeft als doel de onderwijskwaliteit van de opleiding integraal te verbeteren. Geen eenvoudige klus als je bedenkt dat een aanpassing in een vak van leerjaar 1, zowel effect heeft op dat leerjaar, als op het verloop van dat vak in de daaropvolgende leerjaren en daarmee dus vrijwel alle leerjaren beïnvloedt. Snap je hem nog? Hoe dit aan te pakken vraagt dus wat denkwerk. Denkwerk van 8 docenten en cursusbeheerders om precies te zijn, die als Voorbereidingsgroep het werkproces en bijbehorende structuur voor het Ontwikkelatelier in te richten hebben. 

Startsituatie

De bedoeling was dat deze Voorbereidingsgroep al in april/mei van 2020 kon starten met hun voorbereidende werkzaamheden. En toen ging de boel op slot en schoof het door naar oktober. Met een ongewijzigde startdatum maakt het de complexiteit extra groot: in 10 weken moet een groep die elkaar nog niet allemaal kent 8 opgaven uitwerken. Dat uitwerken moet resulteren in gedragen besluiten over de aanpak van die opgaven en soms zelfs een stuk van de realisatie. Ieder lid van de voorbereidingsgroep heeft als hoofdtaak het geven van onderwijs en vertegenwoordigt een eigen vakgroep, of leerjaar, waardoor slechts 48 uur is vrijgeroosterd. En o ja, fysiek bij elkaar komen is niet mogelijk ivm de maatregelen rondom Covid-19.

Opdracht Rebelwise: 

De Voorbereidingsgroep trainen in en begeleiden bij online samenwerken met consent besluitvorming, zodat zij, met behoud van snelheid en gebruikmakend van de waarde van diversiteit, (al lerend) gedragen overeenkomsten kunnen sluiten.

Aanpak: online samenwerken met consent besluitvorming

Gezien de uitdaging van de groep (veel besluiten om te nemen en weinig tijd om te leren) hebben we gekozen voor ’training on the job’. We faciliteren bij het online samenwerken met consent besluitvorming. We passen hiervoor patronen uit Sociocratie 3.0 (met agile beginselen) toe in het project. Zo leren ze de werkwijze kennen en kunnen ze die daarna zelf gaan toepassen.

Om niet te veel tijd ‘kwijt’ te zijn tijdens de bijeenkomsten aan theorie, maken we gebruik van ‘blended learning’. Het team bereidt iedere sessie voor aan de hand van korte video’s of leesmateriaal en tijdens de sessies passen we het geleerde vrijwel direct toe. Dit zorgt voor verdieping van de theorie. 

Aan de slag!

In de eerste twee bijeenkomsten hebben we meer tijd besteed aan het aanleren van nieuwe werkvormen. Door aan de voorkant te investeren in het eigen maken van de onderliggende principes, belangrijke samenwerkingsprocessen als consent besluitvorming en voorstel vormen  én het maken van afspraken over wat we van elkaar verwachten in de samenwerking, ontstaat een gezamenlijk ritme en uiteindelijk routine. Deze basis zorgt ervoor dat we als groep gedurende het traject sterk kunt versnellen.

In totaal lagen er vanuit de opdracht aan het Voorbereidingsteam 8 onderwerpen, opgaven. Die lijst breidde zich zelfs uit naar 10 opgaven omdat de behoefte ontstond om duidelijk te krijgen welke mandaten en verantwoordelijkheden waar liggen. De onderwerpen liepen uiteen van het kiezen van een planningsomgeving en het instellen van een PDCA-cyclus, tot de gewenste inzet van ondersteunende diensten. 

Rondom ieder van deze opgaven hebben we met de groep de besluitvormings-’loop’ doorlopen. Vaak gebruikten we de stappen uit het patroon voorstel vormen (uit Sociocatie 3.0) om tijdens de sessie kaders, ideeën en overwegingen te verzamelen. De opbrengst werd buiten de sessies om door twee of drie mensen uitgewerkt tot een concreet voorstel, wat in een volgende sessie op de agenda kon ter besluitvorming.

Afhankelijk van de te behandelen onderwerpen brachten wij ondersteunende werkvormen in, zoals het verduidelijken en omschrijven van domeinen, rolselectie en het verdelen van werk (agile werkwijze). Iedere week konden we overeengekomen en opgeloste onderwerpen afvinken (heerlijk gevoel!!). Om vervolgens, na te hebben geprioriteerd, vol goede moede aan de slag te gaan met het volgende onderwerp.

Online samenwerking

De sessies waren steeds via MS Teams. Omdat alleen video-bellen veel concentratie, maar ook verbeeldingsvermogen vraagt van deelnemers, ondersteunen wij sessies met een Miro-board. Daarmee kan iedereen realtime de resultaten van de samenwerking zien. Simpele trucjes als het visueel maken van een cirkel voor de volgorde van spreken, het verzamelen van input via digitale ‘geeltjes’ en het visueel kunnen toevoegen van onderdelen aan een voorstel om een bezwaar weg te nemen, maken een groot verschil. Het zorgt voor een fijne dynamiek en (letterlijk) een gedeeld beeld om over te praten.

Psychologische veiligheid

Deze werkwijze en de gemaakte afspraken zorgen voor voorspelbaarheid, het team weet wat er moet en gaat gebeuren. Het zorgt ervoor dat het team op snelheid kan komen en kan focussen op het werk. Om optimaal resultaat te behalen is niet alleen snelheid nodig, maar ook een (psychologisch) veilige omgeving waarbinnen men zich durft uit te spreken en kritisch te bevragen. 

Wanneer er psychologische veiligheid is in de groep, wordt ieders waarde benut en komen we tot de beste besluiten. We nemen daarom expliciet de tijd om als groep elkaar te leren kennen, door bijvoorbeeld een persoonlijke check-in te doen. Dit heeft een sterk effect op het onderling vertrouwen. Je ziet elkaar meer als mens in plaats van vertegenwoordiger van een standpunt. Daarmee ontstaat ruimte voor het durven stellen van kritische vragen, het delen van mogelijke risico’s en het aanscherpen van op te leveren producten. Iets waar we natuurlijk ook expliciet om vragen bij het uiten van bezwaren tijdens consent besluitvorming.

Meten is weten

Wij leren graag van wat we doen. Naast het evalueren van iedere bijeenkomst, vroegen we het team ook om na iedere sessie een online enquête in te vullen. We hanteren deze als onze KPI’s voor het effectief samenwerken in een psychologisch veilige omgeving. Zo weten we of we de goede kant opgaan en waar nog werk aan de winkel is. En gelukkig is er altijd ruimte voor verbetering!

Eindresultaat

Wij zijn ontzettend trots op het resultaat. Niet alleen omdat het zo’n mooie plaat is geworden, maar vooral omdat de deelnemers van de Voorbereidingsgroep zelf trots zijn op het resultaat. Op ieder van de 8 onderdelen uit de plaat (zie onder) ligt een uitgewerkt voorstel voor het proces van kwaliteitsverbetering van het onderwijs. Minstens zo belangrijk is dat al het werk en de opgedane kennis over online samenwerken met consent besluitvorming, heeft geleidt tot de ontwikkeling van een werkwijze waarbinnen iedereen met zijn of haar wijsheid kan meewerken aan het oplossen van toekomstige opgaven.

En de resultaten van die enquête die de deelnemers invullen? Ook die mogen er zijn! Ben je benieuwd naar de enquête? Neem even contact op, we sturen je hem graag toe.